Imagen: Olivier Le Moal/Shutterstock

El conjunto de herramientas de desarrollo de bajo código y sin código Power Platform de Microsoft tiene como objetivo llenar el "vacío de la aplicación"; aquellas aplicaciones que necesitamos pero que no tenemos los recursos para construir e implementar. Al brindar a los usuarios finales herramientas que funcionan más como Excel que como Visual Basic, Power Platform amplía el grupo de desarrolladores y simplifica el ciclo de vida del desarrollo de software.

Uno de los componentes clave de la suite es Power Automate, una herramienta de automatización de procesos sin código que une los puntos finales de la aplicación, agregando lógica comercial y transformaciones de carga útil a sus conexiones y flujos. Recientemente agregó herramientas de escritorio en la forma de Power Automate Desktop, llevando su experiencia de creación de flujo a sus PC, conectándose a aplicaciones de escritorio y software de línea de negocio (a través de puertas de enlace locales) y la nube.

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Power Automate Desktop se convertirá en una parte cada vez más importante de Power Platform, ya que proporciona herramientas que pueden capturar lo que está haciendo en su escritorio y convertirlo en transmisiones. Microsoft usa esta técnica de captura como parte de su herramienta híbrida Process Advisor, que cierra la brecha entre los flujos de Power Automate alojados en la nube y lo que hace en su PC o computadora portátil.

Índice
  • Presentación de Microsoft Process Advisor
  • Cómo analizar su primer proceso de negocio
  • Cómo usar mapas de procesos
  • Presentación de Microsoft Process Advisor

    Process Advisor es un componente importante de Power Automate porque lo ayuda a identificar flujos de trabajo comunes y convertirlos rápidamente en flujos. La herramienta de escritorio registra cómo realiza las tareas que componen un proceso comercial y produce un diagrama de proceso. Esto se puede modificar y utilizar para proporcionar un conjunto recomendado de automatizaciones. El proceso resultante se puede compartir con otras personas de su organización, lo que proporciona una nueva forma de capturar y documentar cómo se realizan las tareas. Si resulta imposible automatizar una tarea, al menos tiene documentación que puede usarse para ayudar a diseñar nuevas formas de trabajar o capacitar a nuevos empleados.

    Comenzar con Process Advisor es bastante simple. En la herramienta de diseño web de Power Automate, haga clic en el enlace Asesor de procesos en la barra de herramientas de la izquierda y luego seleccione Crear. Esto creará un espacio de trabajo de Process Advisor, que puede tardar algún tiempo. Una vez que el espacio de trabajo esté listo, puede comenzar a crear un proceso, configurando primero un proceso y agregándole registros. Puede invitar a los miembros del equipo a su proceso para que puedan agregar sus propias grabaciones. De esta manera, puede capturar todas las diferentes formas en que diferentes personas usan el mismo proceso comercial, lo que le brinda a la herramienta más información para calcular la mejor estrategia de automatización.

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    Las grabaciones pueden contener información confidencial, así que prepárese para eliminarlas. Process Advisor proporciona una fase de anotación/edición en la que puede hacer esto y, al mismo tiempo, agrupar acciones en actividades y pasos lógicos. Cuando tiene todos los datos relevantes, Process Advisor genera un mapa de procesos que se puede usar para analizar cómo funciona un proceso, ayudar a refinarlo y sugerir cosas que se pueden automatizar.

    Process Advisor tiene ciertos requisitos previos. Necesitará una base de datos Power Apps Dataverse en su suscripción y todos los usuarios deberán tener instalado Power Automate Desktop. Esta es una descarga gratuita y se incluirá como una aplicación de bandeja de entrada con futuras versiones de Windows.

    Cómo analizar su primer proceso de negocio

    Con todo en su lugar, defina su primer proceso, por ejemplo, el procesamiento de facturas. A continuación, debe registrar este proceso en acción iniciando Power Automate Desktop desde el portal web. Es posible que deba permitir que su navegador abra la grabadora; si se le solicita, guarde la configuración para que se abra de forma predeterminada directamente en el futuro. La grabadora de escritorio abre una nueva ventana en su escritorio y puede hacer clic en el botón Iniciar grabación para grabar sus acciones.

    La grabadora es una herramienta sencilla. Toque Grabar para capturar sus interacciones con Windows y sus aplicaciones. Puede pausar la grabación en cualquier momento, así como eliminar pasos que no sean relevantes (por ejemplo, hacer clic en la barra de menú de un programa para moverlo).

    Una vez que haya registrado un conjunto de interacciones, puede comenzar a agruparlas en actividades. Si ya se ha realizado una grabación, puede reutilizar los nombres de actividades existentes. Necesita al menos dos actividades para crear un mapa de proceso y, una vez que haya creado las actividades para su proceso, estará listo para comenzar a analizarlas. Una vez que se ha analizado un proceso, Process Advisor genera un mapa de proceso a partir de los distintos registros.

    Cómo usar mapas de procesos

    Un mapa de procesos muestra actividades, con un comienzo y un final. Cada actividad es un nodo en el mapa, y puede ver los caminos tomados a través de la actividad en diferentes registros, así como el tiempo empleado en cada paso. Este enfoque le permite seleccionar la ruta óptima a través de un flujo de trabajo, encontrando el conjunto de acciones más eficiente. Es una buena idea tener un proceso probado por varias personas diferentes, con múltiples registros para capturar tantos datos sobre un proceso como sea posible. Microsoft recomienda tantos registros como sea posible, especialmente si hay muchas formas diferentes de realizar una tarea.

    Puede obtener mucha información del mapa de procesos, incluso antes de identificar qué aspectos se pueden automatizar. La forma más fácil es ver cuál es la forma más eficiente de realizar la tarea, luego usar el mapa como un medio para documentarlo y como fuente de capacitación. También puede encontrar otra información, como qué tareas están tomando más tiempo, así como identificar cuellos de botella y bloqueos. Los análisis resultantes le mostrarán qué aplicaciones se están utilizando, así como si dos o más se están utilizando juntas.

    Identificar patrones de uso de aplicaciones como este no es solo una forma de ver cómo se manejan las tareas, es una forma de optimizar el uso de su licencia. ¿Todos necesitan esa copia de Word en su escritorio, cuando resulta que solo usan Outlook y Excel?

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    Process Advisor ahora ayudará a automatizar elementos de un proceso de negocios utilizando el diseñador de Power Automate. La aplicación proporcionará una lista de conectores que puede usar, con sugerencias basadas en las actividades de su mapa de procesos. Entonces, si está creando un flujo para manejar la creación de facturas, puede usar una combinación de herramientas para abrir nuevos mensajes en un buzón, extraer datos y completar registros en su sistema de contabilidad comercial, antes de continuar. . En lugar de perder tiempo ingresando datos, ahora solo necesitan verificar que el registro sea correcto antes de elegir cómo se procesará.

    Es importante recordar que Microsoft no automatiza la programación por usted. Todo lo que hace Process Advisor es ayudarlo a mapear sus flujos de trabajo, optimizarlos según el uso y luego recomendar los componentes básicos de un flujo de Power Automate. Todavía necesita construir y probar el flujo, agregando cualquier lógica comercial o transformaciones de datos que puedan ser necesarias.

    Process Advisor no está disponible como parte de la suscripción de Power Automate que viene con Microsoft 365. En su lugar, deberá comprar una licencia independiente de Power Automate por usuario a $15 o $40 por usuario por mes. Hay una prueba gratuita disponible para darle la oportunidad de ver si Process Advisor (y otras funciones de Power Automate solo por suscripción, como AI Builder) funcionan para su negocio.

    Hay mucho que amar de Process Advisor porque trae análisis de flujo de trabajo al escritorio de todos. Es una herramienta que puede hacer que el trabajo sea más fácil y que el personal sea más productivo, y no es necesario ser un analista empresarial para aprovecharla al máximo.