Un estudio a gran escala de los empleados de Microsoft en los Estados Unidos sugiere que la multitarea en reuniones de video se ha convertido en una práctica común entre los empleados que intentan equilibrar múltiples cargas de trabajo mientras trabajan desde casa. No es sorprendente que cuanto más larga e importante sea la reunión, más probable es que la atención de los asistentes se desvíe hacia otras tareas.

El estudio de Microsoft combinó datos de telemetría a gran escala sobre reuniones remotas realizadas en Microsoft Teams con el uso de correo electrónico (Outlook) y cambios en archivos almacenados en OneDrive y SharePoint en 2020, junto con un estudio diario de 715 personas. Encontró que en aproximadamente el 30 % de todas las videoconferencias, los empleados interactuaban con sus correos electrónicos, mientras que en aproximadamente el 25 % de las reuniones estaban trabajando en archivos, como documentos de Word.

Las reuniones más largas y las que se celebraron más temprano en el día tenían más probabilidades de que la atención de los participantes se desviara. Microsoft descubrió que los trabajadores tenían el doble de probabilidades de realizar múltiples tareas en reuniones con más de 10 participantes, y seis veces más probabilidades de realizar múltiples tareas en reuniones que duraban más de 80 minutos, en comparación con aquellas que duraban 20 minutos o menos. Las reuniones celebradas por la mañana también implicaron más tareas múltiples que las celebradas por la tarde, dijeron los investigadores.

Las reuniones programadas y recurrentes también tienen más probabilidades de involucrar más tareas múltiples, descubrió Microsoft. “Las reuniones ad hoc generalmente involucran un propósito específico relevante para asistentes específicos, mientras que las reuniones programadas, especialmente las reuniones recurrentes, tienen más probabilidades de involucrar un intercambio de información más amplio que se aplica por igual a cada asistente”, dijeron los investigadores.

Según Microsoft, hay implicaciones buenas y malas en la tendencia de los empleados a realizar múltiples tareas durante las reuniones. En el lado positivo, los empleados dijeron que podían hacer trabajo extra, y el 39 % de los encuestados dijeron que estaban realizando varias tareas a la vez para ponerse al día. Algunos empleados de Microsoft dijeron que esto se hizo necesario debido al aumento en la cantidad de reuniones a las que ahora se esperaba asistir. Por lo tanto, la multitarea puede permitir que los empleados aumenten su productividad, especialmente si están trabajando en archivos o tomando notas relacionadas con la reunión.

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Por otro lado, los empleados también se distraen con tareas no relacionadas con el trabajo, como revisar las redes sociales, jugar juegos de teléfonos inteligentes o, como informó un encuestado, mirar fotos de gatos. Los empleados eran más propensos a realizar múltiples tareas cuando se los convocaba a reuniones que no se aplicaban directamente a su trabajo. "A veces, las personas pierden el enfoque debido a la alta carga cognitiva en reuniones tan irrelevantes", dijeron los investigadores. El trabajo remoto también trae más distracciones del entorno de trabajo desde el hogar que podría llevar a las personas a realizar múltiples tareas, como cuidar niños.

En algunos casos, la distracción parece estar integrada en la propia reunión. La mayoría de las aplicaciones de videoconferencia, como Teams y Zoom, tienen una función de chat paralelo que permite a los participantes publicar mensajes, imágenes y archivos en la sala durante una reunión. Si bien esto tiene sus usos, también es una distracción, especialmente en reuniones grandes.

Microsoft realizó un estudio separado sobre este tema y concluyó: "El chat lateral puede permitir que más participantes expresen su opinión mientras se evita interrumpir a los oradores, así como un lugar para detalles, afirmaciones e incluso humor. Sin embargo, esto también puede distraer la atención del propósito principal". de la reunión y ser difícil de seguir.

Multitarea para aliviar la ansiedad

La naturaleza misma del trabajo remoto durante una pandemia también afecta la capacidad de atención de los empleados. Microsoft descubrió que algunos encuestados realizaban varias tareas a la vez como un mecanismo para hacer frente a la ansiedad, lo que también afectaba su capacidad para concentrarse en las reuniones.

Si bien algunos encuestados (15 %) dijeron que realizar múltiples tareas durante las videoconferencias los hizo más productivos, la investigación también destacó los peligros de la atención desviada. La multitarea no solo conduce a la pérdida de atención y compromiso, informado por el 36% de los empleados de Microsoft en los EE. UU., sino que también se considera grosero y puede provocar fatiga mental.

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Por lo tanto, el desafío para los empleadores es hacer que las videoconferencias sean más relevantes y atractivas. Además de evitar las reuniones grandes antes del almuerzo, los empleadores deben tratar de reducir el número de reuniones innecesarias, acortar las reuniones o, cuando sean necesarias reuniones largas, programar descansos. Dado que es más probable que los empleados se distraigan si no tienen nada para contribuir, los organizadores deben pensar en formas de alentar a los asistentes a unirse a la reunión, o incluso ayudar a las personas a decidir si deben asistir.

Es menos probable que algunas de las sugerencias de Microsoft se adapten a los trabajadores remotos. Por ejemplo, los investigadores plantearon la idea de un software que pudiera bloquear notificaciones durante reuniones importantes, pero que también tuviera la capacidad de "rastrear su comportamiento en otras aplicaciones o incluso en sus otros dispositivos" y alertarlos cuando interactúen con otra aplicación fuera de la red. la reunión. Dadas las preocupaciones actuales sobre las herramientas de monitoreo de empleados, esto no parece ser algo que los trabajadores remotos estén pidiendo.

Microsoft también sugirió que las organizaciones "dejen espacio para la multitarea positiva" mediante la asignación de reuniones con cámaras encendidas o apagadas, con la idea de que "los organizadores pueden... implementar una convención en la que el video encendido involucre la atención total y el video apagado señale la multitarea". La investigación de Microsoft encontró que apagar la cámara de video o apagar el micrófono estaban fuertemente relacionados con el comportamiento multitarea. Sin embargo, es poco probable que obligar a los participantes a encender sus cámaras aumente la sensación de compromiso cuando tantos trabajadores remotos ya informan fatiga de las reuniones de video (aquí se explica cómo combatir eso). , de paso).

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Aunque Microsoft ha realizado lo que cree que es "el estudio más completo del comportamiento multitarea de reuniones remotas" hasta la fecha, existen algunas advertencias. Para empezar, el estudio solo pudo capturar datos sobre la frecuencia con la que los empleados interactuaban con Outlook y OneDrive/SharePoint, lo que significa que no ofrece información sobre la frecuencia con la que WhatsApp, Facebook u otros nos distraen. sucediendo en nuestros entornos de trabajo desde el hogar. Teniendo en cuenta estos elementos, la prevalencia de la multitarea durante las reuniones podría ser mucho mayor de lo que sugiere la investigación.

Además, los datos recopilados no permitían saber si la multitarea estaba relacionada con la reunión o no. "Es probable que algunas de las observaciones multitarea positivas sean falsos positivos", anotaron los investigadores.

Aun así, en el corazón de los resultados hay un tema familiar. Las reuniones de video pueden haberse convertido en una parte necesaria del trabajo durante una pandemia, pero mantener a los trabajadores remotos motivados y comprometidos implica más que reunir a todos para una llamada de Zoom varias veces a la semana, lo que en realidad puede hacer más daño que bien. Si esperamos tener éxito a largo plazo con el trabajo desde casa, debemos pensar en formas nuevas y creativas de alentar a los empleados a mantener sus cámaras encendidas.