Rastree y administre documentos en SharePoint

En el artículo anterior (y el video que lo acompaña), le mostré cómo crear un sitio de SharePoint, llenarlo con noticias y crear una lista de tareas pendientes. En este video, hablo sobre una de las características más poderosas de SharePoint: la capacidad de descargar, administrar y rastrear documentos.

Índice

Una versión de la verdad

Casi todos los proyectos en los que trabajo tienen el mismo problema: nadie conoce la ubicación de los últimos documentos relevantes. Microsoft está tratando de resolver este problema al permitir que los equipos creen sus propias bibliotecas de documentos en sus sitios de SharePoint.

Desafortunadamente, no todos arreglan la tecnología. Dado que la mayoría de las personas tienen sus propios dispositivos (ordenadors, tabletas, teléfonos, etc.), no siempre siguen las reglas y suben sus documentos a SharePoint. Como propietario de un sitio de grupo de SharePoint, debe establecer reglas sobre cuándo y cómo las personas cargan sus documentos. Por ejemplo:

  • tu exiges ningún un documento para el proyecto o solo los que se necesitan?
  • ¿Deberían los miembros del equipo trabajar en un borrador de SharePoint o deberían hacerlo en su ordenador y descargarlo cuando el documento esté completo?
  • Si el sitio web de su equipo tiene varias carpetas, ¿tiene reglas claras sobre dónde almacenar los diferentes documentos?

Acerca de las bibliotecas de documentos

Cuando carga un documento en SharePoint, lo almacena en lo que Microsoft llama un biblioteca de documentos. Las bibliotecas de documentos son únicas en el sentido de que existen en el curso desea almacenar documentos en ellos y (si corresponde) puede incluso crear una vista previa del archivo. Esta opción de vista previa es buena porque las personas pueden ver cómo se ve un documento antes de abrirlo.

SharePoint crea automáticamente un Documentos biblioteca para ti. En la mayoría de los casos, tener una biblioteca como volcado de archivos no es tan útil. Técnicamente, puede crear subcarpetas y categorías para facilitar la búsqueda de archivos, pero SharePoint resume mejor una lista de todos los documentos y tiene algunas opciones de búsqueda.

Las bibliotecas de documentos también brindan control de versiones, por lo que no es necesario crear nombres de archivo como mi borrador de documento y mi documento-FINAL. En su lugar, solo crea un archivo, asígnale un nombre mi documento y SharePoint procesará las versiones por usted.

Dado el valor predeterminado Documentos la biblioteca puede no ser suficiente, te recomiendo que la escondas de comida rápida barra de navegación, cree sus propios nombres de biblioteca de documentos útiles y agréguelos a comida rápida. Dado que SharePoint maneja el control de versiones por usted, no le recomiendo que cree bibliotecas que representen versiones de archivos. Por ejemplo:

Por lo general, nombres de biblioteca de documentos incorrectos:

  • Borrador de especificaciones
  • Especificaciones finales
  • Documentos de la etapa 1
  • documentos de 2 etapas

En su lugar, le recomiendo que cree documentos que signifiquen algo para ciertas personas. Por ejemplo:

Por lo general, buenos nombres de bibliotecas de documentos:

  • Elementos de marketing
  • Venta de materiales
  • Gestión de proyectos

presta atención a bien los ejemplos que doy son útiles porque están orientados a la audiencia. La gente de marketing sabrá a qué están cargando sus documentos Márketing Biblioteca. Todos los equipos tienen un lugar claramente marcado para ellos.

tipos de documentos

En el pasado, SharePoint funcionaba mal con tipos de documentos que no eran de Microsoft, pero hoy SharePoint admite muchos tipos de documentos, incluidos PDF, ZIP y TXT. Sin embargo, los documentos de Microsoft Office funcionan mejor porque puede editar la mayoría de los documentos de Office directamente en un navegador, en su teléfono o tableta, o realizar cambios en su ordenador.

Si trabaja con tipos de archivos que no son de Microsoft, como archivos PSD (Photoshop) o AI (Illustrator), comuníquese con su departamento de TI para asegurarse de que no haya problemas. Por ejemplo, es posible que algunos tipos de documentos no admitan (o no funcionen bien) con el control de versiones.

Control de versiones

Cuando crea una nueva biblioteca de documentos con SharePoint Online (Office 365), la biblioteca administrará el control de versiones. El control de versiones es muy eficaz porque cuando realiza cambios en un documento, SharePoint crea automáticamente una nueva versión para usted. Si comete un error y necesita volver a la versión anterior, puede hacerlo rápida y fácilmente sin la ayuda de TI.

Control de versiones puede estar inactivo con sitios de SharePoint antiguos o sitios de SharePoint que cree en el sitio. Microsoft puede algún día decidir no activar el control de versiones predeterminado. Es por eso que siempre recomiendo que verifique si el control de versiones está habilitado para sus bibliotecas de documentos.

Cómo habilitar o deshabilitar el control de versiones para una biblioteca de documentos:

  1. Vaya a la biblioteca de documentos.
  2. presiona el botón Transferir icono en la esquina superior derecha de la página.
  3. Aparecerá un menú. Escoger Configuración de la biblioteca punto.
  4. El Ajustes aparecerá una página. presiona el botón Configuración de la versión Enlace.
  5. Escoger Crear versiones básicas casilla de verificación No abandones esta página todavía.
  6. Escoger Mantener el siguiente número de versiones principales e ingrese el número (Microsoft usa el 500 predeterminado).
  7. presiona el botón bien botón.

En esta página de configuración, es posible que haya notado algunas otras opciones, como la capacidad de rastrear versiones menores, rastrear borradores y versiones publicadas de manera diferente, y más. Estos son temas más avanzados para otro artículo. A los efectos de este artículo, le recomiendo que al menos comience con las características de las versiones principales.

Descargar documentos

Cuando va a la biblioteca de documentos, hay varias opciones en el área de título de la página. Una de esas opciones es cargar un documento o una carpeta. Le recomiendo que evite usar carpetas si es posible, pero esta es una opción si la necesita.

Otra forma de descargar archivos es arrastrarlos desde el escritorio directamente a la ventana del navegador, pero asegúrese de arrastrarlos al área donde se encuentran los archivos. No puede simplemente arrastrar documentos a cualquier área de la página, por lo que generalmente estará seguro simplemente arrastrándolos al centro de la ventana del navegador.

Creando nuevos documentos

De forma predeterminada, puede crear documentos completamente nuevos directamente desde SharePoint sin tener que descargar el documento primero. Puede crear los siguientes tipos de documentos:

  • Palabras
  • Sobresalir
  • PowerPoint
  • Una nota
  • Enlaces a otros documentos

Edición de documentos

Dado que Word, Excel, PowerPoint y OneNote están disponibles como aplicaciones de navegador, puede usar casi todas sus funciones directamente en el navegador. Incluso puede abrir una plataforma de PowerPoint y enviarla directamente desde su navegador.

Si decide editar un documento en su ordenador, le recomiendo que use Abierto opción, no usar descargar opción. La razón por la que recomiendo Abierto la opción es que SharePoint descargue el archivo a su ordenador y lo deje conectado a SharePoint. Cuando haces clic en Ahorrar botón, el archivo se guardará automáticamente en SharePoint.

Si descarga un archivo, deberá editar el archivo y volver a cargarlo en el sitio de SharePoint más tarde, lo que es una verdadera molestia y puede causar problemas de control de versiones porque ahora las personas no sabrán que está trabajando en un documento. .

Asegurar documentos

Una nueva característica en SharePoint Online es una oportunidad horquilla documentos. Cada biblioteca de documentos puede contener un documento que ancle en la parte superior de la biblioteca de documentos. Este es un documento que probablemente querrá que todos vean.

Por ejemplo, si el equipo de su sitio web está diseñado para lanzar un nuevo producto, el equipo de marketing puede horquilla el último folleto antes del inicio de la biblioteca de documentos. Si alguien visita en Gestión de proyectos carpeta, puede aparecer un informe de estado en la parte superior de la página.

Hay tantas características de la biblioteca de documentos que no puedo descifrar en absoluto, pero estos son elementos importantes con los que sugiero que comience.


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