OneDrive se ha convertido en una parte importante de los flujos de trabajo de muchos usuarios y Microsoft ha estado trabajando para mejorarlo, en la web, en Windows y en otras plataformas. Parfois, c'est ennuyeux, comme une nouvelle boîte de dialogue d'enregistrement de fichiers dans Word qui tente de forcer les utilisateurs à placer des fichiers dans OneDrive mais pointe à la racine de leurs fichiers plutôt qu'aux dossiers qu'ils utilisent le Más. Pero, sobre todo, son funciones útiles y más herramientas de administración.

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Sincronización más inteligente

Quizás la característica nueva más importante es la compatibilidad con su función Archivos a pedido en macOS Mojave y versiones posteriores. Si está usando una Mac, acceder a OneDrive sin tener que sincronizar todo su contenido es una actualización bienvenida, especialmente si está usando una Mac más antigua con un SSD pequeño donde copiar un OneDrive completo podría haber sido problemático. Una vez que se habilitó Archivos bajo demanda, puede ver archivos remotos como si fueran parte del sistema de archivos de macOS (incluso cuando no está en línea), los archivos recientes estarán automáticamente disponibles sin conexión y puede elegir archivos específicos para tenerlos siempre a mano. disponible.

Microsoft ha extendido Files On-Demand a Windows Server 2019, como parte de la experiencia de escritorio. Si está haciendo VDI, eso significa que los usuarios alojados en Windows Server tendrán acceso a sus archivos de OneDrive y los administradores también podrán compartir archivos y herramientas importantes entre máquinas.

Files On-Demand es manejado por Almacenamiento Sense en PC con Windows, que puede ser más agresivo en la limpieza de archivos de lo que le gustaría. Microsoft ahora proporciona un conjunto de políticas de grupo que controlan cómo elimina los archivos almacenados en la nube en las PC, por lo que no se encontrará en un avión en medio del Atlántico sin poder acceder a un archivo que cree que está disponible. Los administradores ahora también pueden establecer qué bibliotecas de sitios de grupo deben sincronizarse automáticamente a través de OneDrive (aparecerán en la lista de bibliotecas compartidas): use la opción "Establecer bibliotecas de sitios de grupo para sincronizar" automáticamente". Política de grupo (y recuerde que esto no funciona para los sitios de SharePoint locales).

La sincronización diferencial ahora funciona con todos los tipos de archivos, no solo con los documentos de Office, por lo que hacer un pequeño cambio en un archivo de video grande no significará que todo el archivo deba descargarse nuevamente. Cuando su computadora portátil funciona con batería, la sincronización de OneDrive se detiene, pero eso significa que los archivos nuevos no se descargan y los archivos en línea no están disponibles. Es un inconveniente y cambiará nuevamente, pero mientras tanto, puede elegir en la configuración de OneDrive de su PC qué está en pausa y qué continúa ejecutándose cuando tiene batería. También recibirá advertencias si los archivos no se han descargado antes de apagar su PC.

También hay nuevas advertencias disponibles en el cliente de sincronización de OneDrive para ayudarlo a comprender por qué un archivo no se sincroniza. El primero cubre los nombres de archivo que funcionan en su PC pero que no están permitidos en OneDrive o SharePoint. Si elimina más de 200 archivos de OneDrive o Team Site de su dispositivo, el cliente de sincronización le pedirá que confirme, en caso de que haya sido un accidente. Si elimina a menudo una gran cantidad de archivos, marque la casilla "Eliminar archivos siempre" para ignorar futuras advertencias. Del mismo modo, si se elimina una cantidad inusualmente grande de archivos de su OneDrive, recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace a la Papelera de reciclaje, en caso de que se trate de un malware que elimine sus archivos; eliminar regularmente archivos.

Comparte pero de forma segura

Además de la sincronización, la gran ventaja del almacenamiento en la nube como OneDrive es que simplifica el uso compartido de archivos, especialmente para archivos grandes en formatos de archivo especializados, como archivos CAD y otras ilustraciones complejas que requieren sus propios visores (o el costoso software original). El front-end web de OneDrive resuelve este problema con sus herramientas de vista previa integradas, lo que facilita ver archivos en cualquier lugar y compartirlos con colegas. No necesita instalar el software, ni siquiera salir de su navegador. Microsoft agrega regularmente nuevos formatos de archivo a sus herramientas de vista previa, y las últimas versiones han agregado soporte para AutoCAD e imágenes de 360 ​​grados. Suelen ser archivos de gran tamaño, por lo que la representación sobre la marcha en OneDrive mantiene los requisitos de ancho de banda al mínimo y garantiza que no llene el espacio del disco duro con copias de archivos que solo desea ver. .

Las herramientas de vista previa de OneDrive van más allá de solo ver archivos. Ahora también ofrecen funciones de edición básicas, lo que le permite agregar comentarios a los archivos e incluso anotar archivos PDF. A menudo es más fácil explicar un comentario en línea que en un correo electrónico, y esta función mantiene todo en un solo flujo de trabajo de visualización de archivos. Office ahora admite @menciones, notificando a los usuarios si se mencionan en un documento de Office guardado en OneDrive. Las notificaciones llegan por correo electrónico, junto con la sección correspondiente de un archivo. También obtiene un enlace a OneDrive donde puede descargar o editar el documento.

Los administradores ya pueden configurar los enlaces para compartir de OneDrive que cualquiera puede abrir para que caduquen después de un número determinado de días (hasta 720); si desea personalizar esto para cada sitio de grupo, ahora puede hacerlo a través del Shell de administración de SharePoint Online (estará disponible pronto en el portal de administración de SharePoint). Pero si desea poner más controles de seguridad en el uso compartido desde OneDrive pero también simplificar el uso compartido, puede hacerlo con Azure AD B2B.

VER: Informática sin servidor: una guía para administradores de TI (Investigación profesional de tecnología)

Esta es la nueva versión de la federación AD y le permite conectarse con socios, proveedores, contratistas y otras organizaciones en su cadena de suministro. Las personas con las que trabajan sus empleados obtienen una cuenta de invitado en Azure AD; pueden usarlo para iniciar sesión y ver todo el contenido compartido con ellos, pero los empleados también pueden enviarles enlaces compartidos con una contraseña de un solo uso, incluso si no tienen la cuenta de Microsoft que normalmente se requiere.

Es diferente de los nuevos enlaces protegidos con contraseña, en los que puede establecer una contraseña personalizada y marcar un archivo para compartirlo con cualquier persona que tenga la URL. la contraseña para acceder a ella. Los enlaces seguros OTP son para compartir con personas específicas, e incluso puede aplicar MFA.

Con AAD B2B, los usuarios no solo pueden compartir archivos con colegas externos, sino también sincronizarlos con su propio OneDrive. Eso significa que están disponibles para trabajar en sus aplicaciones normales de Windows, como sus propios archivos de OneDrive, lo que guarda todos los correos electrónicos que intentan encontrar el archivo compartido.

Próximamente, en breve, pronto

Las actualizaciones de octubre de 2019 para OneDrive agregan opciones útiles para los administradores. Hasta la fecha, mover carpetas conocidas como Documentos a OneDrive para que no se guarden localmente ha requerido que las carpetas estén en el mismo volumen que la carpeta OneDrive; ahora pueden estar en diferentes volúmenes. Y en lugar de instalar el cliente de sincronización de OneDrive para cada cuenta de usuario, los administradores pueden configurarlo para que se instale en el directorio Archivos de programa (x86); es más fácil para sistemas multiusuario como PC escolares o VDI (y el nuevo servicio Windows Virtual Desktop), o si está bloqueando archivos EXE que se ejecutan desde el perfil de usuario.

El nuevo cliente de sincronización por máquina de OneDrive puede actualizar versiones de sincronización anteriores (GROOVE.EXE) y convertir sistemas existentes por usuario (será el cliente preferido en el futuro). A principios de 2020, OneDrive finalmente podrá migrar archivos de OneNote como parte de un movimiento de carpeta conocido; hasta ahora, tenían que permanecer en el escritorio y sincronizarse con OneDrive a través de la propia herramienta de sincronización de OneNote.

Hubo un error en la vista Compartido conmigo de OneDrive durante mucho tiempo en el que si tenía muchos archivos y carpetas compartidos con usted, solo podía ver los primeros enlaces; al hacer clic, se muestra una lista vacía. La lista "Guardar para más tarde" que se lanzará el próximo año le permitirá marcar sus propios archivos y los archivos compartidos con usted para tener una referencia útil (y, con suerte, corregir el error también). Y si no tiene el archivo que necesita, finalmente puede pedirles a las personas que coloquen el archivo en su propio OneDrive enviándoles solo un enlace de descarga.

Más tarde, en el segundo trimestre de 2020, OneDrive obtendrá una nueva característica muy poderosa: guarde un archivo de audio o video en OneDrive y obtendrá una transcripción automática del mismo (usando el mismo servicio que usa el reconocimiento de voz para crear transcripciones para el servicio de transmisión de video). Todavía no sabemos exactamente con qué formatos de archivo funcionará (esperemos que incluya grabaciones en OneNote), y la transcripción inicialmente solo estará disponible en línea en el visor de OneDrive y, como todas las transcripciones automáticas, puede que no sea perfecta. especialmente si uno de los hablantes tiene un acento fuerte. OneDrive ya puede etiquetar imágenes y hacer que el texto se pueda buscar, y la capacidad de convertir audio y video en texto que puede buscar o leer es una excelente razón para mantener esos archivos en OneDrive en lugar de en cualquier otro lugar.

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