Imagen: Hans Engbers

Este mes, dos lectores hicieron preguntas que tenían soluciones fáciles: Parvin pidió sugerencias de navegación de Excel y Lorraine quería una tabla predeterminada que se pareciera a sus necesidades. Desafortunadamente, una solicitud aparentemente simple de un lector llamado Susan no tiene una solución dinámica, al menos no una que no requiera muchos saltos. En este artículo, le mostraré dos soluciones simples y una solución más compleja que no siempre hace el trabajo.

Uso Office 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede trabajar con versiones anteriores. Cuando trabaje con la última solución, puede trabajar con sus propios datos o descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls.

MÁS INFORMACIÓN: Precios y características de Office 365 Consumer

Índice

Navegación rápida en Excel

Parvin tiene una hoja grande y necesita una forma rápida de llegar a las líneas profundas de la pantalla. Afortunadamente, hay muchas maneras de moverse por una hoja: elija una favorita o utilícelas todas.

Presione F5 para mostrar el cuadro de diálogo Ir a. Simplemente ingrese una referencia de celda en el campo Referencia (Figura A) y haga clic en Aceptar. F5 funciona igual de bien con un rango con nombre; ingrese el rango en lugar de una referencia, y Excel seleccionará el rango completo. (F5 no funciona de esa manera en el navegador).

Figura A

Utilice el cuadro de diálogo Ir a para saltar rápidamente a una celda específica.

El cuadro de nombre de Excel funciona de la misma manera y puede omitir la tecla F5; este control está en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Introduzca una referencia de celda (Figura B) o el nombre de la pista, luego presione Enter.

Figura B

Use el control Cuadro de nombre para navegar a una celda específica.

Obtenga más sugerencias de navegación leyendo Cómo usar rangos con nombre para navegar rápidamente en un libro de Excel.

Tabla de palabras predeterminada

Las opciones de tablas de Word son flexibles y abundantes, como descubrió Lorraine, aunque por defecto se empieza con una tabla bastante sencilla. Cada vez que Lorraine crea una tabla, dedica tiempo a modificar sus propiedades y usa las mismas propiedades para cada tabla. Si realiza los mismos cambios o la mayoría de los mismos en cada tabla, puede ahorrar tiempo cambiando la tabla predeterminada. Cuando cree la nueva tabla, ya contendrá sus propiedades y configuraciones más utilizadas. (No puede usar esta solución en la edición del navegador).

Primero, inserte una tabla usando la tabla predeterminada, Cuadrícula de tabla: esta es la primera opción de miniatura en la galería Estilos de tabla. Puede trabajar con otra tabla en la galería, pero le recomiendo que se quede con la predeterminada. Una vez que haya configurado todas las propiedades de la tabla, estará listo para guardarla como predeterminada de la siguiente manera:

  1. Seleccione la tabla modificada.
  2. Haga clic con el botón derecho en Cuadrícula de tabla en el grupo Estilos de tabla de la pestaña contextual Diseño de tabla.
  3. Elija Establecer como predeterminado.
  4. En el cuadro de diálogo resultante, seleccione ¿Todos los documentos basados ​​en la plantilla Normal.dotm? (Figura C). Si mantiene el valor predeterminado, ¿cuál es Solo este documento? Word utilizará el formato predeterminado en el documento actual.
  5. Haga clic en Aceptar.

Figura C

Guarde su configuración como la tabla predeterminada.

Total acumulado, a veces

Susan tiene una hoja que evalúa los depósitos y retiros para calcular un saldo actual. Funciona bien, pero a veces tiene problemas con no depositar o retirar; cuando esto suceda, le gustaría que la celda de equilibrio en funcionamiento no mostrara nada. Ahora mismo repite el saldo de la celda anterior.

La expresión para el saldo corriente es simple:

=previous balance + deposit - withdrawal

Por ejemplo, si el saldo anterior es de $1000 y en la misma fecha depositas $500 y retiras $200, el saldo actual sería de $1300: 1000 + 500 – 200 = 1300.

Podría considerar combinar una función IF() y un operador AND para verificar si faltan valores de depósito y retiro, pero eso no funcionará. Si no hay ningún valor en la celda anterior, la expresión de saldo en ejecución devuelve un error.

Antes de mostrarle la solución, quiero mencionar que cuando tiene filas en blanco en una hoja de datos, debe considerar reestructurar sus datos. En el caso de Susan, es posible que tenga otros valores en la fila, pero a veces no hay valores de saldo en ejecución para calcular, por lo que la reestructuración no siempre será la solución. Sin embargo, vale la pena considerarlo.

En este caso, la solución es el formato condicional. Específicamente, cuando faltan los valores de depósito y retiro, cambie el color de la fuente a blanco; de esa manera, el valor está allí, pero no lo ve. (Si su estilo de hoja usa un color diferente para el fondo de la celda, ajuste el color de fuente en consecuencia).

Ahora vamos a definir este formato usando la hoja que se muestra en Figura D. Como puede ver, no hay ningún valor para evaluar en la fila 7, por lo que la expresión en E7 repite el saldo de la fila anterior. (Los datos de demostración están en un objeto Tabla, por lo que la barra de fórmulas muestra los nombres de las columnas en lugar de las referencias de las celdas).

  1. Seleccione la columna de saldo, E4:E9; no seleccione la primera celda de la columna (E3).
  2. En la pestaña Inicio, elija Nueva regla en la lista desplegable Formato condicional (en el grupo Estilos).
  3. En el panel superior, seleccione Usar una fórmula para determinar a qué celdas dar formato.
  4. En el panel inferior, ingrese la siguiente fórmula:
    =Y($C4="",$D4="")
  5. Haga clic en la pestaña Formato y haga clic en la pestaña Fuente.
  6. En la lista desplegable Color, elija blanco (Figura E) y haga clic en Aceptar. Figura F muestra la fórmula y el formato (que no es visible porque es blanco sobre blanco).
  7. Haga clic en Aceptar por segunda vez para volver a la hoja (figura g).

Figura D

Usaremos una regla de formato condicional para ocultar algunos resultados de valores actuales.

Figura E

Elija un color de fuente que se desvanezca con el fondo.

Figura F

Combine esta fórmula con el color de fuente que desaparece.

figura g

El formato condicional aplica una fuente blanca.

Vaya... bueno, eso no es exactamente lo que esperabas, ¿verdad? Lo hice a propósito. Lo que parecía una solicitud bastante simple no era tan simple como parecía. La regla de formato condicional funciona, pero desafortunadamente el fondo de la fila es azul claro, no blanco. La coloración de fila alternativa es un producto del formato automático del objeto Tabla.

En el caso de Susan, no estaba usando un objeto Table, por lo que la regla de formato condicional funciona bien; sin embargo, como he mostrado, tiene sus limitaciones. La fuente blanca es menos visible contra el fondo azul que la fuente negra, por lo que aún puede funcionar. Intentar hacer coincidir el color de la fuente con el color de fondo de la celda es más de lo que puede manejar una simple regla de formato condicional.

La edición del navegador admite las reglas de formato condicional existentes, pero no puede crear una regla condicional basada en fórmulas en el navegador.

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