Imagen: Microsoft. Project tendrá la misma opción para iniciar un chat de Teams en una tarea específica que Planner ya tiene.

¿Administrar tareas y proyectos con un grupo de personas? Microsoft ofrece muchas herramientas de administración de tareas (incluidas Tareas, Tareas de Outlook, Azure Boards for Developers o crear las suyas propias con listas), pero hay dos ofertas superpuestas para proyectos de equipo.

Microsoft Project y Planner provienen del mismo equipo, comparten muchas tecnologías y tienen diseños de interfaz cada vez más similares, con Planner obteniendo herramientas más poderosas a medida que las funciones de Planner aparecen en Project. Esto no se debe a que Microsoft planee convertirlos en una sola aplicación o servicio, sino a que sea más fácil usarlos juntos si sus necesidades se vuelven más complicadas a medida que crece el proyecto.

VER: Google Workspace frente a Microsoft 365: un análisis en paralelo con una lista de verificación (Premium de TechRepublic)

Planner est conçu pour les personnes sans expertise en gestion de projet qui doivent encore gérer des projets, ou au moins des tâches effectuées par des groupes de personnes, même si vous n'appelez peut-être pas cela quelque chose d'aussi formel qu' un proyecto.

Project es un servicio online con aplicaciones web y móviles dirigido al gestor de proyectos ocasional y profesional. Microsoft se refiere a ella como un "avance" sobre Planner, y tiene un motor de programación, por lo que si marca una tarea como dependiente de otra cosa que debe completarse antes de que pueda iniciarla, las programaciones se actualizarán automáticamente cuando marque la primera tarea completada o retrasada.

También existe la versión de escritorio de Project que tiene el conjunto completo de funciones profesionales de gestión de proyectos. Se incluye en las suscripciones de Project Online Premium y Professional como un cliente de escritorio de Project Online, utilizando el servicio en la nube en lugar de Project Server. Project en la web no tiene todas estas funciones, pero tiene algunas nuevas, como comprender las zonas horarias. Entonces, si está trabajando con alguien en otra oficina o trabajando de forma remota, los dos días de ocho horas que asigne a una tarea aparecerán correctamente como tres o incluso cuatro días en el cronograma si su zona horaria significa sus horas. horas. corresponden a su martes por la noche a jueves por la mañana.

Planner obtiene funciones más potentes: pronto podrá crear tareas recurrentes en Planner y usar formato de texto e insertar imágenes en notas de tareas, pero no pretende ser tan potente o complejo como Project. Como Brian Smith, ingeniero sénior de escalamiento en el equipo de soporte de proyectos, explicó en una discusión en línea, Microsoft no quiere "cobrar a los usuarios de Planner por licencias de proyectos cuando no necesitan solo algunas de las funciones básicas".

Incluir Project en la suscripción base de Microsoft 365 tampoco tendría sentido, sugirió, porque "para algunos usuarios, el conjunto de funciones será más que necesario (y se hará cada vez más grande) por lo que luego lo encontrarán demasiado pesado". En su lugar, Microsoft busca ofrecer paridad para que los usuarios de Planner que cambien a Project no pierdan ninguna de las características a las que están acostumbrados, y para que las personas a las que se les asignan tareas a través de Planner y Project "no tengan que pensar en estas tareas de manera diferente o ir a diferentes lugares para actualizar su progreso.

Siempre hay una gran demanda de Project, con muchas solicitudes de comentarios sobre las funciones avanzadas de la aplicación de escritorio, como un planificador consolidado y una vista de tareas del proyecto, programación de recursos, líneas base del proyecto (para saber si un proyecto se mantuvo en el objetivo o se retrasó) o poder elegir diferentes opciones para las dependencias entre tareas. También existe cierta frustración con la velocidad de desarrollo, lo que ha llevado a algunas organizaciones a migrar a Project Online y seguir usando la aplicación de escritorio.

Con tantos años de funciones para los profesionales de proyectos en la aplicación Project de escritorio, es comprensible que lleve tiempo llevarlas a Project en la web (y recientemente obtuvo una vista de ruta crítica muy solicitada, así como campos personalizados). Pero Planner y Project atienden a una gama mucho más amplia de usuarios, incluidos los administradores de proyectos "accidentales" que de otro modo podrían mantener listas de fechas y entregables en Excel o un documento de Word (o competidores como Trello), y el enfoque está en las características que ayudarán una audiencia más amplia y facilite a los usuarios de Planner si necesitan usar Project para un proyecto informal y más complejo haciéndolo familiar.

Es por eso que Project ahora ofrece listas de verificación de subtareas de estilo planificador, así como dependencias más formales, para que pueda tener una lista rápida de cosas para marcar mientras trabaja, junto con etiquetas para tareas codificadas por colores. También viene un nuevo campo de prioridad, donde la persona que realmente realiza la tarea puede asignar una prioridad para organizar las diversas cosas que debe hacer (en lugar de que el administrador del proyecto marque la importancia de una tarea para todo el proyecto).

Más adelante este año, Project tendrá una vista gráfica similar a Planner, por lo que un gerente acostumbrado a trabajar en Planner no se perderá al usar Project y plantillas para ayudarlo a comenzar nuevos proyectos.

Índice
  • Mantener informados al proyecto y al planificador
  • Mantener informados al proyecto y al planificador

    Varias de las nuevas funciones tienen como objetivo ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento de las tareas y elementos de acción que podrían perderse en la avalancha de reuniones virtuales, correos electrónicos y chats.

    Planner tiene algunas de las características basadas en IA que aparecen en muchas herramientas de Microsoft 365 (Microsoft a veces las llama Context AI). Le pedirá que mire los planes en los que se le asignó una tarea que aún no ha abierto colocándolos en una sección Recomendada y sugerirá cuál cree que es el archivo correcto para adjuntar a una tarea mirando quién se supone que debe hacerlo. estar trabajando en una tarea, la descripción de lo que están haciendo y los archivos que se han compartido con usted y los documentos que ha creado.

    La integración de Teams ancla los tableros de Planner en los canales de Teams para que los usuarios puedan actualizar las tareas allí en lugar de simplemente publicar que se debe hacer algo (o se ha hecho). Incluso puede hacer clic en un mensaje en el chat de Teams y usar Más acciones, Crear tarea para colocar una nueva tarea en un tablero del Planificador con una prioridad y una fecha (y un enlace al chat original), o puede iniciar una conversación de Teams cuando viendo una tarea en Planner. También hay un componente de lista de tareas pendientes de Microsoft Loop para las tareas, lo que significa que las personas que mencione pueden actualizar la tarea en Teams (y posiblemente en Outlook y otras aplicaciones) y el progreso fluye en Planner.

    Project también aparece en Teams, aunque con más vistas: una lista de estructura (Project la llama cuadrícula) o una línea de tiempo con dependencias, así como la vista de tablero, que puede personalizar con mucha más información, según la cual una tarea debe ser revisado por. El proyecto se basa en Dynamics y Microsoft Power Platform, por lo que hay integraciones con Power BI y PowerApps, como paneles que muestran el estado de varios proyectos para la gestión de carteras.

    VER: Kit de Reclutamiento: Project Manager (TechRepublic Premium)

    Con el tiempo (la palabra que usa Microsoft es "eventualmente"), Project le permitirá crear o actualizar tareas desde Teams y a través de Loop; Si bien las tareas del proyecto generalmente están más estructuradas y planificadas, puede imaginarse fácilmente una discusión en Teams que ayuda a alguien a descubrir cómo dividir una tarea y a quién asignar subtareas y desea enviarla a Project desde Teams, en lugar de llevar la tarea a Project. y modificándolo allí sin el contexto de la discusión. También podrá iniciar una conversación sobre una tarea específica y @mencionar a las personas involucradas desde la aplicación Project en Teams (similar a como puede hacerlo ahora para Planner).

    El uso de Project con Teams requiere tener la licencia correcta. Los usuarios con una suscripción a Project Plan 1, Project Plan 3 o Project Plan 5 pueden crear y editar proyectos en la pestaña Proyecto en Teams: si desea crear y editar hojas de ruta, debe tener una suscripción a Project Plan 3 o Project Plan 5.

    Cualquiera que tenga una suscripción a Office 365 puede ver, pero no editar, proyectos y hojas de ruta. Pero este año (probablemente en mayo si la función no se retrasa), si se le asignó una tarea en Project, solo necesitará una licencia de Microsoft 365 para acceder a la aplicación web de Project y marcarla como parcialmente completada o completa. . Listo, y esperamos que esto funcione si también usa Project en Teams.

    También está prevista para este año la posibilidad de agregar usuarios invitados que no tengan una licencia de Project, lo que ya puede hacer en Planner. No es solo para un gerente que necesita vigilar el progreso pero que no administrará activamente el trabajo; también puede asignar tareas a usuarios invitados si tiene un contratista o proveedor externo, y ambos pueden ver el proyecto y actualizar el estado de esas tareas.

    Y aunque todavía no se ha incluido en la hoja de ruta de Microsoft 365, la vista consolidada tan esperada de las tareas de Project y Planner llegará a Teams y To Do en algún momento de este año.

    Cathy Harley, gerente sénior de programas para Planner and Project, lo describió de esta manera en la conferencia Ignite el año pasado: "Pronto, las tareas del proyecto se integrarán en la lista Asignado a usted en la aplicación Teams Tasks y la aplicación To Do junto con las tareas del Planner que aparecen allí, por lo que solo hay un lugar para administrar todas las tareas que se le asignan en Microsoft 365". Los usuarios de Project y Planner están ansiosos por este one-ci y recurren a soluciones alternativas como verificar las tareas del proyecto en Power Platform Project Accelerator mientras tanto .