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El uso de hojas de cálculo como bases de datos es omnipresente, a menudo combinado con funciones para crear aplicaciones que calculan salarios, pronostican ventas, administran sistemas de producción y rastrean activos. Pero este tipo de shadow computing es difícil de administrar y admitir, razón por la cual las organizaciones recurren cada vez más a opciones de código bajo como Microsoft Power Platform para reemplazar las hojas de cálculo que realmente deberían ser una aplicación.

Muchas hojas de cálculo son solo listas inteligentes creadas por usuarios que pueden encontrar que todo el poder de Microsoft Excel es un poco más de lo que realmente necesitan. Además, la gestión de archivos de Excel compartidos puede ser compleja. Puede colaborar de manera muy efectiva con colegas en vivo en Excel, pero solo funciona si mantiene ese archivo de Excel en SharePoint Online o OneDrive. Si desea asegurarse de que alguien que actualice su hoja de cálculo no pueda eliminar accidentalmente una columna cuando intente ocultarla, debe tomarse el tiempo para bloquear las celdas y proteger con contraseña la hoja de cálculo.

VER: Guía del usuario avanzado de Excel (TechRepublic Premium)

Si necesita enumerar y realizar un seguimiento de la información de forma colaborativa, las Listas de Microsoft están diseñadas para brindarle el tipo de listas que muchas personas administran en Excel, con más opciones específicas de lista y menos complejidad. Es ideal para la gestión de eventos, la incorporación de empleados, el seguimiento de problemas, las listas de contactos, la planificación del contenido de su sitio web, la gestión de solicitudes de viaje y la gestión del inventario (Figura A).

Figura A

figura una lista
Imagen: Microsoft. La versión individual de las listas está destinada tanto a pequeñas empresas como a particulares.

Al igual que OneDrive for Business, es SharePoint subyacente (un SharePoint MySite que usa la tecnología de sincronización de OneDrive a través de Project Nucleus) y lo usa en la web o como una aplicación móvil en iOS y Android.

Algunas listas de Microsoft son muy similares a Excel: coloque datos en filas y columnas, formatee columnas para mostrar números, monedas o texto, use la vista de cuadrícula para seleccionar y editar una o varias celdas y obtenga visualizaciones de datos rápidos con condiciones basadas en reglas. formato que resaltan una celda o fila.

Puede codificar los artículos actualizados en verde o usar rojo para asegurarse de detectar los plazos y las fechas de pago incumplidos. También puede cambiar la vista a un calendario o hacer que parezca un tablero de programación organizado en diferentes categorías, usar Listas de Microsoft en su teléfono como si fueran mini aplicaciones sin la molestia de escribir y sacar celdas de hojas de cálculo, o crear una aplicación avanzada que convierte la información de la lista en una aplicación real.

Las listas son parte de Microsoft 365 y Office 365, y los administradores pueden crear plantillas para los tipos de listas que su empresa probablemente necesite. Al igual que con Teams, hay una versión personal de Listas en la que puede iniciar sesión con una cuenta de Microsoft gratuita. Esta es una vista previa pública limitada, tiene menos funciones y aún no puede usarla con las aplicaciones de iOS y Android. Incluso esta versión individual de Microsoft Lists le permite agregar código para lograr resultados un poco más sofisticados.

La versión individual de Microsoft Lists está diseñada tanto para uso personal como para usuarios de pequeñas empresas que desean realizar un seguimiento de la información en colaboración con amigos, familiares, proveedores y otros grupos fuera de la misma organización sin la necesidad de que TI los ayude a hacerlo bien. Se volverá más potente con el tiempo, ya que también se basa en SharePoint.

Microsoft Lists tiene algunas funciones inteligentes. Mire su lista en la vista de calendario, y los elementos que no tienen fechas aparecen a un lado para que sepa que están incompletos. También hay algunas frustraciones: puede elegir varios formatos de moneda para los campos numéricos, pero todas las fechas están en formato de EE. UU., las aplicaciones móviles le permiten ver pero no editar listas sin conexión, y la nueva aplicación de Android aún no es compatible con tabletas y plegables. dispositivos como los de Microsoft. propio Surface Duo.

VER: Google Workspace frente a Microsoft 365: un análisis en paralelo con lista de verificación (TechRepublic Premium)

Los usuarios avanzados pueden hacer mucho más en las Listas de Microsoft, como usar JSON para formatear datos. Los desarrolladores pueden acceder a los datos de la lista a través de las API de Microsoft Graph. Incluso pueden usar Microsoft Access para consultar y actualizar una lista, por lo que pueden brindar a los usuarios una interfaz fácil de usar para ingresar y ver quién está trabajando en Teams, y luego realizar actualizaciones masivas e informes a través de otra aplicación profesional que desarrollaron hace años.

Índice
  • ¿Cómo se ve la colaboración de información en las Listas de Microsoft?
  • ¿Cómo se ve la colaboración de información en las Listas de Microsoft?

    Microsoft Planner tiene tableros para organizar tareas y Microsoft To Do tiene listas para organizar tareas. Microsoft Lists tampoco reemplaza, aunque se parece.

    "Microsoft no piensa en las listas como una aplicación de tareas como To Do o Planner o una aplicación de análisis matemático como Excel", dijo Mark Kashman, gerente senior de productos en el equipo de SharePoint de Microsoft. "Forma parte de la cartera de gestión de trabajo colaborativo más amplia: para realizar un seguimiento de muchos tipos diferentes de información. Una de las distinciones más importantes es la flexibilidad de Lists y sus puntos de integración con Power Platform. Puede configurar formularios y flujos exclusivos de Microsoft Lists, mientras que To Do y Planner están orientados al seguimiento de tareas para individuos o el equipo.

    Esta flexibilidad se trata de las diferentes formas en que puede usar las Listas de Microsoft, desde una simple lista de verificación personalizada hasta la base de una aplicación más sofisticada (Figura B).

    Figura B

    listas de higo b
    Imagen: Microsoft. Comprenda cómo encajan las diferentes aplicaciones colaborativas de Microsoft 365, incluidas las listas de Microsoft.

    "Para la mayoría de los usuarios, Lists ofrece un enfoque sin código para rastrear información para ayudar a visualizar u organizar usando vistas, filtros, formato, reglas de notificación y colaboración de contenido con Lists plus Teams", nos explicó Kashman. "Para aquellos que necesitan más flexibilidad, Lists ofrece un enfoque de código bajo a través de JSON e integraciones con Power Platform".

    VER: Conviértase en administrador de Microsoft Azure en línea y comience una gran carrera (Academia TechRepublic)

    Microsoft Lists también es diferente de las listas que creará en Teams o Outlook con componentes de lista en Microsoft Loop, que le permiten crear listas de verificación y listas de tareas, así como listas numeradas con viñetas simples. La diferencia aquí es el tipo de información que las listas pueden almacenar debido a este backend de SharePoint. Listas de Microsoft, señaló Kashman “[can] administre fácilmente múltiples conjuntos de información desglosada en miles de elementos, sin importar con cuántas personas trabaje.

    También puede mostrar esta información de diferentes maneras - Loop no le permite personalizarla - y agregar reglas para ayudarlo a validarla y usarla: "Agregue su propia lógica comercial para notificar a los usuarios cuando cambie la información, cree imágenes y vistas significativas de la datos y compártalos con otros como mejor le parezca”, dijo Kashman.

    Puede parecer que Microsoft tiene varias aplicaciones para hacer lo mismo, pero cada aplicación ofrece diferentes porciones del mismo trabajo que haces, y ninguna herramienta manejaría todas esas opciones sin ser tan completa y abarrotada como Excel o SharePoint.

    Para evitar esta sobrecarga, Microsoft está tratando de crear varias aplicaciones muy específicas que se conectan a Microsoft Graph para que pueda usarlas en colaboración de cualquier manera que necesite para trabajar.

    "El objetivo es agilizar la gestión del trabajo a través de un conjunto de aplicaciones especialmente diseñadas que agregan estructura a todas las cosas que no se ven (tareas, actualizaciones de estado, documentación, etc.) que ayudan a brindar resultados comerciales de calidad", dijo Kashman. "Con un enfoque más eficiente del proceso de trabajo, nuestros clientes tienen más tiempo para colaborar en el trabajo en sí".