Plantillas de correo electrónico de Outlook: cómo crearlas, usarlas y compartirlas fácilmente

¿Está enviando muchas respuestas estándar en Outlook? ¿O quieres estandarizar las respuestas enviadas por tus empleados? Entonces, las plantillas de correo electrónico de Outlook son una excelente manera de ser más eficiente en Outlook.

Las plantillas de correo electrónico le permiten crear bloques de contenido estándar cortos que puede usar para responder a sus clientes. De esta manera, solo necesita personalizar un poco el contenido del correo electrónico, ahorrándole mucho tiempo.

Para crear plantillas de correo electrónico de Outlook, podemos usar el Mis plantillas función en Outlook, Partes rapidas bloques de contenido, o incluso firmas. En este artículo, explicaré las diferentes opciones, incluido un consejo sobre cómo compartir las plantillas con sus compañeros de trabajo.

Índice

Opciones de plantilla de correo electrónico de Outlook

Básicamente, hay tres opciones útiles cuando se trata de crear plantillas de correo electrónico en Outlook. Podemos utilizar el complemento Mis plantillas, que está disponible en la aplicación de escritorio de Outlook y Outlook Online, los bloques de contenido, solo disponibles en el escritorio de Outlook, o la función de firmas de Outlook.

FunciónMis plantillasPartes rapidasFirmas
Texto formateado
Imágenes / Tablas
Aplicación de escritorio de Outlook
Perspectiva en línea
Intercambio

Mis plantillas

El complemento Mis plantillas es la forma prevista de crear plantillas en Outlook. Está diseñado para crear mensajes cortos que puede agregar fácilmente a un mensaje de correo electrónico. Los contenidos pueden tener formato de texto, imágenes e incluso tablas, lo que en la mayoría de los casos es suficiente.

Sin embargo, hay un límite, solo puede guardar hasta 32 kb de datos de plantilla. Eso significa que si crea demasiadas plantillas o demasiado grandes, recibirá un error que le indicará que no puede guardar la plantilla.


Limitación de mis plantillas

Partes rapidas

La función de partes rápidas en Outlook le permite crear bloques de contenido que se pueden agregar a su mensaje. Con esta función, puede crear plantillas de correo electrónico completas con texto formateado, imágenes, tablas, etc.

Quick Parts no se puede usar en Outlook Online, pero se almacenan localmente en su computadora. Puede copiar este archivo a otras computadoras para compartir sus plantillas.

Firmas de Outlook

Aunque no están diseñadas para usarse como plantillas, las firmas se pueden usar para crear plantillas de correo electrónico en Outlook. El único inconveniente es que esto sobrescribirá su firma de Outlook predeterminada, por lo que deberá incorporar la firma en la plantilla.

Las firmas también se almacenan localmente, por lo que también puede compartirlas con sus compañeros de trabajo.

Creación de plantillas de correo electrónico de Outlook con Mis plantillas

El complemento Mis plantillas en la aplicación de Outlook le permite crear plantillas de correo cortas que puede insertar fácilmente en sus mensajes. Las plantillas creadas con Mis plantillas pueden contener mensajes e imágenes con formato.

Instalación del complemento Mis plantillas

El primer paso es asegurarse de que el complemento Mis plantillas en Outlook esté habilitado:

  1. Abra Outlook y haga clic en Obtener complementos en la barra de herramientas
  2. buscar Mis plantillas por debajo Mis complementos (o administrado por la empresa)
  3. Asegúrate de que sea activado

plantillas de correo electrónico de perspectiva
Habilitar Mis plantillas en Outlook

Crear plantilla de correo electrónico en Outlook

Para crear una nueva plantilla de correo electrónico, primero debemos abrir un nuevo mensaje. Si hace clic en el botón Ver plantillas debajo de la pestaña Mensaje, verá una pequeña lista de plantillas predeterminadas y la opción de crear una nueva plantilla.

Haga clic en + Plantilla para crear una nueva plantilla de correo electrónico de Outlook.


crear plantilla de correo electronico en Outlook

Esto abrirá el nuevo formulario de plantilla donde puede darle un nombre a su plantilla y agregar el contenido de la plantilla.

El nuevo formulario de plantilla no viene con ninguna opción de formato, por lo que es más fácil escribir la plantilla en Outlook (o Word) y simplemente copiarla/pegarla en el nuevo formulario de plantilla.

Asegúrese de verificar los saltos de línea después de pegar el contenido porque a veces agregará un salto de línea adicional a su contenido.


Crear plantilla de correo electrónico de Outlook
Crear plantilla de correo electrónico de Outlook

Tenga en cuenta que no puede agregar un asunto rellenado previamente a Mi plantilla. Hacer clic ahorrar cuando termine.

Uso de Mis plantillas en Outlook

Para usar una plantilla, simplemente abra el mensaje al que desea responder y haga clic en Ver plantillas. Ahora puede seleccionar una de sus plantillas, después de lo cual se insertará en el cuerpo del mensaje.


crear plantilla en Outlook

Edición y eliminación de plantillas

Para editar o eliminar una plantilla, simplemente coloque el cursor sobre una plantilla y haga clic en el icono de editar o eliminar.


Editar o eliminar la plantilla

Compartir plantillas de Outlook

No es posible compartir las plantillas con sus compañeros de trabajo. El problema es que las plantillas de correo electrónico se almacenan en su cuenta de Office 365. Esto es excelente porque significa que también puede usarlos en Outlook Online, pero la desventaja es que no puedo compartirlos con tus compañeros de trabajo.

Uso de plantillas de correo electrónico de Outlook en Outlook Online

Las plantillas se sincronizan a través de su cuenta de Microsoft. Esto significa que solo necesita crear sus plantillas y puede usarlas en ambas versiones de Outlook.

Para crear o usar plantillas de correo electrónico en Outlook Online, abra el complemento de plantillas:

  1. Crear un nuevo mensaje
  2. Hacer clic Más aplicaciones
  3. Seleccione Mis plantillas

plantillas de perspectiva 365
Plantillas en Outlook Online

Ahora verá la misma pantalla de plantilla que en la aplicación de escritorio de Outlook. Al igual que en Outlook, puede seleccionar una plantilla o crear una nueva:


plantillas de correo electrónico de Outlook en línea

Uso de elementos rápidos para crear plantillas de correo electrónico de Outlook

Otra opción para crear plantillas es usar partes rápidas en Outlook. Esta opción solo está disponible en la aplicación de escritorio de Outlook y no en Outlook Online. La ventaja de las partes rápidas es que puede crear bloques de contenido cortos y combinarlos según sea necesario. Por supuesto, también puede crear una plantilla de correo electrónico completa.

Para crear una plantilla de correo electrónico de Outlook con Quick Parts, primero debemos escribir el contenido:

  1. Abre un nuevo mensaje
  2. escribir el contenido para su plantilla de correo electrónico de Outlook
  3. Seleccione el contenido
  4. Abre el insertar pestaña
  5. Expandir Partes rapidas y haga clic Guardar selección en la galería de elementos rápidos

partes rápidas de Outlook
Crear bloque de contenido de Quick Part

Bloque de pieza rápida

Ahora verá un pequeño cuadro de diálogo que le ofrece un par de opciones cuando se trata de guardar el contenido de nuestro bloque de contenido Quick Parts.

  • Nombre – el nombre del bloque de contenido
  • Galería - Partes rapidas
  • Categoría – Cree categorías personalizadas según sea necesario
  • Descripción – Breve descripción del contenido
  • Guardar en – NormalEmail.dotn
  • Opciones – Insertar solo contenido

Uso de elementos rápidos en Outlook

Para usar las partes rápidas en Outlook, simplemente abra un nuevo correo electrónico (o responda a un correo electrónico) y haga clic en el Insertar pestaña.

Ahora verá una lista de sus plantillas organizadas por categoría. Simplemente haga clic en un bloque de contenido para insertarlo en el correo electrónico.


Usar partes rápidas en Outlook

Uso de Autotexto en Outlook

Autotexto en Outlook es básicamente una función de autocompletar con plantillas personalizadas. Los crea igual que una pieza rápida, solo que en lugar de Piezas rápidas > Guardar selección en... lo hace Quick Parts > Autotexto > Guardar selección en la galería de Autotexto

La ventaja de la función de Autotexto es que puede comenzar a escribir la primera parte de la plantilla, después de lo cual Autotexto sugerirá la parte que desea insertar.

Como puede ver en el siguiente ejemplo, la primera parte de la plantilla comienza con la palabra Impresionante. Cuando empiezo a escribir Awes... Outlook sugerirá la plantilla de Autotexto y Solo necesito presionar Enter para insertar el contenido de la plantilla.


Insertar autotexto en Outlook
Texto automático Outlook

Todavía puede seleccionar las plantillas como con Piezas rápidas, solo tendrá que seleccionar un paso adicional, Autotexto en el menú de piezas rápidas.

Acceso rápido a Quick Parts

Si planea usar Quick Parts o AutoText mucho, entonces podría ser una buena idea agregar Quick Parts a la barra de herramientas de acceso rápido.

  1. Abre un nuevo mensaje
  2. Abre el Insertar pestaña
  3. Botón derecho del ratón en Quick Parts y elija Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido

Agregar partes rápidas a la barra de herramientas de acceso rápido

Si está utilizando la función de Autotexto, puede hacer lo mismo para la opción de Autotexto. De esta manera, puede seleccionar fácilmente sus plantillas desde la pantalla de mensajes.


autotexto en la barra de herramientas de acceso rápido

Compartir plantillas de piezas rápidas de Outlook

Crear plantillas es genial, pero aún mejor es cuando puedes compartirlas con tus compañeros de trabajo. Con partes rápidas cuando realmente puede hacer esto.

Las partes rápidas que ha creado en Outlook se almacenan localmente en el archivo NormalEmail.dotm. Simplemente podemos copiar este archivo a otra computadora para tener acceso a las plantillas también.

Primero, cree las plantillas de piezas rápidas que necesita y luego cerrar perspectiva. Las plantillas solo se guardan en el archivo dotm local después de cerrar Outlook.

Abra el explorador y navegue hasta:

%appdata%MicrososftTemplates

Aquí encontrará la NormalEmail.dotm expediente. Simplemente copie este archivo en la misma ubicación en otra computadora e inicie Outlook.


ubicación normalemail.dotm
Comparta el contenido de la Parte rápida de Outlook

Uso de firmas de Outlook como plantillas de correo electrónico

Otra opción es utilizar Firmas de Outlook para crear plantillas de correo electrónico. Las firmas no tienen un límite de contenido y puede usar todo tipo de formatos e imágenes. La desventaja de usar firmas es que anulará la firma predeterminada de la empresa y siempre agregará una regla en blanco sobre la firma.

Esto significa que deberá crear plantillas que incluyan la firma de correo de la empresa con la información de contacto personal del usuario. Personalmente, no encuentro que esta sea una forma muy conveniente de crear plantillas, pero es posible.

Para crear una firma en Outlook, abra un nuevo mensaje:

  1. Sobre el mensaje pestaña, haga clic firma > firmas
  2. Hacer clic Nuevo
  3. Dale un nombre a la firma
  4. Agrega el contenido de plantilla y ahorrar la firma.

Plantillas de firma de Outlook

Ahora puede seleccionar su "plantilla" en Mensaje > Firma.

La ventaja de las firmas es que puede compartir cada firma individual con sus compañeros de trabajo porque las firmas son como piezas rápidas almacenadas localmente.

  1. Abre el explorador
  2. Navegar a:
%appdata%MicrosoftSignatures

Copie los archivos y carpetas con el nombre de la firma que creamos anteriormente a la otra computadora:


Sin embargo, tenga en cuenta que es posible que deba actualizar la información de contacto personal del empleado en la firma.

Terminando

En mi opinión, la función Autotexto o Quick Parts es la mejor manera de crear plantillas de correo electrónico de Outlook. Es compatible con todas las opciones de contenido, puede acceder a ellas y organizarlas fácilmente, e incluso es posible compartir las plantillas con sus compañeros de trabajo.

Si está cambiando mucho entre la aplicación de escritorio de Outlook y Outlook en línea, entonces el complemento Mis plantillas puede ser una mejor opción, porque de esta manera las plantillas se sincronizan entre los dos. Pero está limitado en la cantidad de plantillas que puede crear.

Si tiene alguna pregunta, simplemente deje un comentario a continuación.


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