La empresa de software como servicio (SaaS) CoreView ha publicado los resultados de una encuesta de más de 3 millones de usuarios de Office 365 en la que descubrió que el 56 % de las licencias de Office están "inactivas, infrautilizadas, usadas, sobredimensionadas o no asignadas". .

Microsoft informó recientemente sobre un total de 200 millones de usuarios de Office 365, que es una gran cantidad de licencias mal administradas, lo que, según CoreView, está causando que las empresas gasten un promedio de un 14 % más en licencias de Office 365.

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El informe destaca específicamente tres errores comunes que cometen las empresas al comprar licencias de Office 365:

  1. Compre demasiadas licencias con precaución

  2. Continúe pagando por licencias inactivas (anteriormente activas, pero sin usar durante 30 días o más) en lugar de reasignarlas

  3. Compre paquetes de Office 365 que contengan aplicaciones que los empleados no usan

En resumen, hay mucho exceso de Office en el negocio.

Índice
  • ¿Adónde va el presupuesto de Office 365?
  • Cómo reducir el desperdicio de tus licencias de Office 365
  • ¿Adónde va el presupuesto de Office 365?

    Los planes de negocios de Office 365 se dividen en tres niveles: E1, E3 y E5. E1, la solución más económica, es el nivel de nube pura: no hay acceso a las aplicaciones de escritorio. A solo $ 8 por licencia por mes, esta es, con mucho, la opción más barata.

    E3 agrega aplicaciones de escritorio, almacenamiento OneDrive ilimitado y mayores capacidades de buzón de Exchange, y E5 agrega acceso a Power BI, la suite de análisis empresarial de Microsoft. E3 y E5 cuestan $20 por usuario por mes y $35 por usuario por mes respectivamente.

    Este es uno de los mayores problemas que encontró CoreView en su estudio: las organizaciones no están alineando los tipos de licencias que compran con las necesidades de sus empleados. Entre las tres categorías de licencias profesionales de Office 365:

    • El 37 % de las licencias de Office 365 E1 están inactivas y el 39 % nunca se han asignado a un usuario
    • El 12 % de las licencias E3 están inactivas y el 42 % nunca se han asignado
    • El 23 % de las licencias E5 están inactivas, con un 27 % nunca asignado

    Con base en estas cifras, el informe concluye que el 16 % de las licencias E3 podrían degradarse a E1 y el 38 % de las licencias E5 podrían hacer lo mismo.

    "Con el nivel de rotación de empleados en muchas organizaciones y la necesidad de que Office 365 esté disponible para usuarios externos, a las organizaciones les resulta extremadamente difícil identificar licencias inactivas que puedan ser utilizadas por otros", dijo CoreView en su informe.

    Cómo reducir el desperdicio de tus licencias de Office 365

    Es importante tener en cuenta que CoreView ofrece un software de administración de SaaS diseñado para abordar los mismos problemas que encontró en su informe. Sin embargo, eso no significa que los gerentes de TI relevantes deban lanzarse a comprar sus productos.

    La principal recomendación de CoreView es que las organizaciones tengan más control sobre la gestión de sus licencias. Si esto se hace mediante el software de gestión SaaS u otro método, depende de la empresa individual y sus necesidades.

    Además de una mejor gestión de licencias, el informe también ofrece a las organizaciones que sufren cuellos de botella en los paquetes de Office 365 dos opciones: bajar de categoría las licencias E3 y E5 para ahorrar dinero, o capacitar a los empleados para que aprovechen las características Office disponible en niveles más altos.

    La capacitación y el desmantelamiento tienen beneficios; piénselo en términos de ahorro a corto plazo versus inversión comercial. Los costos de licencia más bajos reducirán los gastos generales, pero capacitar a los empleados para que usen las funciones avanzadas de Office 365 E3 y E5 podría generar una fuerza laboral más eficiente, una mejor inteligencia comercial y un mejor retorno de la inversión de las licencias de Office.

    Imagen: James Sanders/TechRepublic