¿Necesitas hacerle una serie de preguntas a un grupo de personas? ¿Está tratando de capturar datos para su posterior análisis? ¿Es A, B o C? ¿Necesita proporcionar datos a otras aplicaciones?

En realidad, solo hay una opción cuando se enfrenta a todos estos escenarios: construir y usar una encuesta. Podría ser una de las mejores herramientas de encuestas en línea, o tal vez algo que se integre directamente en su conjunto habitual de aplicaciones de productividad. Es por eso que Google y Microsoft ofrecen aplicaciones similares con el mismo nombre Formularios, que le brindan las herramientas que necesita para crear y compartir encuestas con colegas y amigos.

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Diseñar encuestas

Google Forms y Microsoft Forms se ven muy similares a primera vista, ambos le brindan herramientas para crear formularios y usan plantillas para cambiar el aspecto general. Ambas aplicaciones te permiten personalizar temas, agregar imágenes de fondo y cambiar colores, pero no puedes cambiar el diseño subyacente, todo lo que puedes hacer es agregar otros nuevos.

Microsoft Forms ofrece varias opciones para preguntas, desde botones de opción hasta entrada de texto y calificaciones. Otras características incluyen entradas de Likert, que son familiares de los sitios de encuestas donde obtiene un conjunto de declaraciones y puede calificarlas o elegir entre diferentes opciones relacionadas con la pregunta, anotando las reacciones a una declaración de un conjunto de posibles respuestas, por ejemplo. Likert es una herramienta útil para recopilar opiniones subjetivas en las que no desea leer mucho texto libre, aunque debe tener cuidado con la forma en que estructura las preguntas para evitar llevar a los encuestados a conclusiones.

Hay más opciones de preguntas en Google Forms, donde puede crear cuadrículas de opción múltiple o usar selectores basados ​​en escalas para evaluar las respuestas. Sin embargo, ambas plataformas tienen un conjunto muy similar de tipos de preguntas, y si desea preguntas más complejas, deberá actualizar a una herramienta de encuesta dirigida o trabajar con una empresa de investigación de mercado.

Hacer las preguntas correctamente es la parte más difícil del diseño de una encuesta, y ni Google Forms ni Microsoft Forms ofrecen ayuda aquí. Esto no es un problema si solo está utilizando un formulario para una invitación o un cuestionario, pero si está realizando búsquedas más complejas, dentro o fuera de una organización, tendrá que pensar detenidamente qué está preguntando y cómo lo está preguntando. .

Una vez que haya publicado un formulario, ambas aplicaciones le brindan muchas opciones para compartirlo.

Trabaja con resultados

Google Forms está diseñado para guardar las respuestas en una hoja de cálculo, ya sea usando Google Sheets o Google Drive. Los resultados están separados del formulario, por lo que puede eliminar uno sin afectar al otro. Microsoft Forms se comporta de manera similar, con una herramienta de respuestas en la plataforma con la capacidad de exportar sus datos a Excel para un análisis más detallado. Ambos le permiten trabajar con datos agregados o explorar respuestas individuales; La forma en que trabaja con los datos realmente depende de para qué está creando un formulario y qué resultados está buscando.

La gran ventaja de Microsoft Forms es su integración con Power Platform, especialmente con Power Automate. Es fácil vincular un formulario a un flujo y usarlo para generar un evento cuando se envía. Comience por crear un flujo, utilizando el envío de una respuesta de formulario como disparador. El feed requiere un FormID, que es el nombre de uno de sus formularios existentes, y se puede seleccionar en un menú desplegable. Luego elija una acción, en este caso usando "Obtener detalles de respuesta" de Formularios. En el siguiente paso, puede elegir un valor de formulario como control; verifique si la respuesta a una pregunta específica es "sí", por ejemplo. Luego elija otra acción, como enviar una notificación en un canal de Teams o enviar un correo electrónico.

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Convertir una aplicación de formularios en la principal interacción del usuario con un flujo Power Automate le brinda un conjunto útil de automatizaciones de procesos que se pueden usar para impulsar interacciones comerciales complejas a partir de un conjunto simple de entradas. Un solo formulario puede impulsar muchos flujos diferentes, entregando datos a los usuarios o incluso a otras aplicaciones. Tal vez un formulario capture los detalles del cliente para una combinación de correspondencia y los datos se puedan enviar a Dynamics 365 o a una herramienta CRM de terceros como Salesforce.

Si bien puede usar una Hoja de cálculo de Google como entrada para un feed, no es una opción tan flexible porque el acceso directo a las API de Microsoft Forms le permite extraer rápidamente la información que necesita sin procesamiento adicional. Puede usar el propio entorno de secuencias de comandos de aplicaciones de Google para agregar código a un formulario de Google, pero eso requiere el uso de JavaScript y no tiene los beneficios que la herramienta sin código de Power Automate ofrece a los programadores que no son usuarios.

Integración con Office

Microsoft Forms incluye integración con gran parte de la plataforma Office 365. Las escuelas que usan OneNote para educación pueden incrustar formularios en cuadernos de clase, para cuestionarios y evaluaciones como parte del aprendizaje en línea. Del mismo modo, las empresas pueden integrar rápidamente encuestas basadas en formularios en Outlook para obtener respuestas rápidamente sin que los usuarios abandonen su cliente de correo electrónico. A mayor escala, las encuestas en las reuniones de Teams se basan en formularios y utilizan el aprendizaje automático para ayudar a generar respuestas basadas en sus preguntas.

Esta es probablemente la mayor ventaja de Microsoft sobre Google: la integración de sus formularios en sus herramientas de productividad para que pueda usarlos sin cambiar de contexto. Si está utilizando Formularios de Google, aún deberá abrir un formulario en un navegador web, lo que facilitará que los usuarios los omitan, ya que la interacción significará cambiar de aplicación y perder el foco.

Con Microsoft Forms ahora disponible para uso personal, cualquiera puede usarlo fácilmente para crear y compartir encuestas. Tal vez esté buscando información dietética para una parrillada familiar, recopilando información para una reunión de APE en la escuela o divirtiéndose compartiendo una prueba rápida con amigos (¡es mucho más flexible que una encuesta de Twitter!). Realmente no hay límite para lo que puede hacer (aunque los usuarios de Microsoft 365 obtienen más plantillas y la capacidad de enviar encuestas a más destinatarios). Ni siquiera necesita una cuenta de Microsoft 365; todo lo que necesita es una cuenta gratuita de Microsoft.

Tanto Microsoft como Google tienen productos Forms bien diseñados y fáciles de usar. Lo que probablemente incline la balanza es cuál de sus ecosistemas de productividad ha elegido utilizar. Si Microsoft Forms termina siendo su opción, Microsoft ciertamente hace que sea fácil de usar como parte de las aplicaciones de Office y un componente de sus herramientas de software empresarial y automatización de procesos de Power Platform.