Google puede cerrar su servicio de impresión en la nube a fines de 2020, pero las organizaciones podrán comenzar a usar Universal Printing Service en Microsoft 365, que se anunció a principios de este año y ahora se encuentra en versión preliminar pública.

Cloud Print Service está diseñado para ayudar a los clientes de Microsoft a migrar a la nube sin tener que mantener varias instalaciones dedicadas de Windows Server para ejecutar la impresión en la nube híbrida, algo engorrosa. En cambio, se ejecuta completamente en Azure y usa Azure AD, sin necesidad de infraestructura local en la mayoría de los casos. La cola de impresión se almacena en su arrendatario de Office 365, la API de administración de impresoras usa Microsoft Graph y el trabajo de impresión se envía y recupera del servicio mediante el protocolo de impresión de Internet (IPP) basado en estándares.

“Comenzamos Universal Print porque seguíamos escuchando de los clientes que estaban tratando de migrar a la nube, pero al hacerlo, la impresión se volvió difícil; no necesariamente querían mantener un servidor de impresión en las instalaciones, pero necesitaban el inicio de sesión, la autenticación, todo el material de administración, porque sus usuarios todavía están imprimiendo”, dijo Kristin Carr, gerente sénior de programas del grupo en TechRepublic. “La impresión en realidad está creciendo en lugar de disminuir”, agregó.

Además de eliminar la necesidad de un servidor de impresión local con acceso a Internet, Universal Print también significa que no tiene que instalar ni administrar controladores de impresora en las PC. Para el usuario, la impresión es exactamente la misma: agrega la impresora en la nube en la configuración y luego la selecciona en el cuadro de diálogo de impresión de una aplicación.

Los administradores de impresoras tienen un portal único donde pueden administrar la funcionalidad de impresión en todas sus impresoras, que también pueden incluir servicios de impresión de terceros. Muchos servicios de impresión en la nube, como las ofertas de Canon y HP, y los servicios basados ​​en Azure, como PaperCut y NTware uniflow (que también eran compatibles con Google Cloud Print), están anunciando su compatibilidad. O pueden usar PowerShell para monitorear y administrar impresoras en la nube.

Las opciones de administración centralizada han sido particularmente útiles para las 2500 organizaciones (desde escuelas canadienses hasta bancos noruegos) en la vista previa privada que necesitaban para admitir nuevos usuarios remotos, y ya han generado casi un cuarto de millón de trabajos de impresión.

Los maestros pueden imprimir en la impresora de la escuela durante toda la semana y luego recoger todas sus impresiones durante una visita semanal, mientras que los equipos de nómina pueden imprimir cheques sin tener que ir a la oficina. Si necesita que alguien en otra oficina firme un documento físico, puede imprimirlo allí en lugar de enviarlo por correo electrónico o imprimirlo y publicarlo. Las operaciones minoristas podrían imprimir automáticamente folletos, listas de tareas pendientes o etiquetas de precios para las tiendas cada semana desde una ubicación central, en lugar de enviar un correo electrónico y esperar a que los gerentes lo vean e impriman el archivo adjunto. Una vez que las impresoras se convierten en dispositivos en la nube en lugar de limitarse a la red local, se abren muchos escenarios nuevos.

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Protocolos no pilotos

Universal Print funcionará mejor con impresoras que admitan de forma nativa el protocolo que se está utilizando. Canon y Lexmark lanzarán actualizaciones de firmware más adelante este año para agregar el protocolo a las impresoras existentes actualmente en el mercado, y otros fabricantes anunciarán soporte para Inspire esta semana. Todavía se pueden usar otras impresoras con el servicio, pero necesitarán un conector proxy.

Usar Azure AD y Microsoft 365 como base para el servicio significa que usa la misma identidad y autenticación para iniciar sesión en las impresoras que usa para Office, OneDrive y otros servicios de Microsoft. También puede utilizar las mismas políticas de gestión y seguridad, como políticas de acceso condicional o incluso gestión de derechos digitales. "Todos los datos hacia y desde el servicio, es decir, del cliente al servicio, del servicio a la impresora, todos esos datos están encriptados", dijo Carr. "Los trabajos de impresión se cifran en reposo, con una opción para las claves de cifrado proporcionadas por el inquilino. El servicio impone una autenticación sólida de usuario e impresora, con la plataforma de identidad de Azure AD que proporciona seguridad de nivel empresarial con cosas como inicio de sesión único y multifactor autenticación.

Esto brinda a las organizaciones controles de seguridad de nivel empresarial sobre las impresoras que no tienen autenticación integrada. Puede controlar quién tiene acceso a qué impresoras y qué pueden imprimir. Si ya tiene una impresora que requiere que los usuarios ingresen un PIN antes de que se imprima su documento confidencial (para que no esté visible en la bandeja de impresión), ahora puede manejar esto de la misma manera que administra a los usuarios y el acceso a los documentos; au lieu d'un code PIN distinct, les employés peuvent utiliser le même MFA auquel ils sont habitués sur d'autres appareils, en autorisant une impression à partir d'une application d'authentification pour smartphone ou en recevant un code PIN à utiliser à cada vez.

VER: Multicloud: una hoja de trucos (PDF gratuito)

Universal Print también se integra con otros servicios de Microsoft 365. Si un documento contiene información que significa que está marcado como confidencial a través de Endpoint Data Loss Prevention, Universal Print detendrá por completo su impresión. Los servicios de terceros pueden aprovechar las API de Microsoft Graph para proporcionar funciones adicionales, como seguimiento e informes más detallados. O puede crear sus propios flujos de trabajo de impresión personalizados con Power Automate, ya sea para controlar quién puede imprimir qué, cuándo y dónde, o para generar automáticamente impresiones en el lugar correcto como parte de un flujo de trabajo empresarial.

La vista previa pública de Universal Print pronto estará disponible en las regiones de Microsoft 365 Norteamérica, Europa y Asia Pacífico, comenzando con los inquilinos E5 y A5, seguido de las suscripciones de Windows 10 E3, E5 y A3, luego Microsoft 365 Business Premium y F3. Los administradores deberán asignar licencias de impresión universal a los usuarios y registrar impresoras individuales como objetos de Azure AD con los permisos y el uso compartido adecuados. A menos que haya un nuevo firmware para su impresora que agregue el Protocolo de impresión universal, también deberá ejecutar el Conector de impresión universal en una PC o servidor con Windows.

En este momento, Universal Print es solo para Windows 10 (Enterprise o Education 1903 o posterior); pero para los trabajadores de primera línea en particular, la impresión desde teléfonos inteligentes, quizás utilizando las nuevas aplicaciones móviles de Office y SharePoint, va a ser importante.

“Estamos analizando muchos escenarios sobre cómo el usuario se identifica rápida y fácilmente cuando se acerca a una impresora; cómo demuestran rápida y fácilmente 'Yo soy yo, déjame imprimir esto mío'”, dijo Carr, piense en Windows Hello para imprimir.

No todas estas características están en la vista previa pública y Carr no comentó qué otros dispositivos podrían ser compatibles en el futuro, pero la pista probablemente esté en el nombre. Ella describió el propósito del servicio como "permitir a los usuarios imprimir desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, siempre que estén conectados a Internet".