Cuando alguien comparte un archivo contigo a través de OneDrive, puede enviarte un enlace por correo electrónico o simplemente ponerlo en una carpeta a la que tengas acceso. Volver atrás y encontrar el archivo que necesita cuando no pudo decidir dónde colocarlo puede llevar demasiado tiempo. Ahora, el OneDrive comercial está recibiendo una versión de la función "Agregar a mi OneDrive" que ha estado en OneDrive para el consumidor por un tiempo, y las mejoras a la función también deberían aparecer en el servicio al cliente.

"La idea es que deberíamos facilitarle la administración de todo lo que le importa, incluso si no es lo que puso en algún lugar o lo que creó. Agregar a OneDrive "es básicamente la respuesta a la pregunta de cómo organizo todo". Veo que se comparte conmigo", dijo a TechRepublic Jason Moore, gerente de grupo de socios de OneDrive.

VER: Equipos de Microsoft: Guía práctica (descarga TechRepublic)

“Lo hemos tenido durante varios años en el consumidor de OneDrive. Pudimos aprender mucho de eso, y algunas de las mejoras secretas que hicimos con este lanzamiento comercial regresarán para hacer que la versión para consumidores sea mejor y más confiable, más rápido, y así sucesivamente. Tanto si es un usuario consumidor, un usuario comercial o un usuario educativo, debería poder organizar el mundo del contenido que le llega tan bien como puede organizar su [own] contenido. Y es Microsoft 365, por lo que cumple con lo mejor en seguridad, gobierno y cumplimiento: todas esas cosas se unen, sin que el usuario tenga que preocuparse.

Índice
  • Comparte y agrega
  • Uso compartido de enlaces más fácil
  • Mejor seguimiento administrativo
  • Comparte y agrega

    La nueva opción estará disponible en OneDrive y en SharePoint Online. En el sitio web de OneDrive, cuando selecciona una carpeta que se ha compartido con usted en Compartido conmigo (o en una de las bibliotecas compartidas de SharePoint que aparecen aquí), aparece el botón "Agregar un acceso directo a mis archivos" en la barra de herramientas.

    Esto coloca la carpeta en el nivel superior de su OneDrive, lo que significa que puede acceder a ella a través de Archivos bajo demanda en Windows o Mac (y sincronizar archivos sin conexión si lo desea). Obtiene un ícono diferente para indicar claramente que es una carpeta compartida. si la carpeta compartida tiene el mismo nombre que sus propias carpetas, incluirá el nombre de la persona que la compartió, para que pueda saber cuál es cuál. (Estas son las dos características que esperamos ofrecer al consumidor en OneDrive, ya que eliminan una gran cantidad de posibles confusiones).

    En el futuro, es posible que pueda elegir dónde residen las carpetas compartidas en su jerarquía de carpetas, nos dijo Gaia Carini, gerente senior de programas del equipo OneDrive Sync. "Esto es algo que estamos considerando para futuras versiones de la función".

    Una mayor sofisticación con los archivos y las carpetas es una parte importante de la gestión del uso creciente del almacenamiento en la nube y de evitar las consecuencias no deseadas del intercambio de contenido, sugirió Moore.

    "A medida que las personas trasladan su contenido y sus colecciones a la nube, entramos en un mundo en el que no se trata solo de 'aquí está mi contenido compartido'. Antes de eso, teníamos archivos compartidos con todo, y antes de eso, teníamos un disco duro, así que podía desenchufarlo, y antes este movimos disquetes entre dispositivos. Creo que ahora estamos entrando en un lugar donde las personas tienen tanto contenido que vamos a tener que ser mucho más sensibles y reflexivos sobre esos desafíos, la jerarquía, la profundidad y la sobrecarga potencial. Todos tomamos más fotos y más videos, creamos más archivos y se genera más contenido automáticamente. ¿Cómo puedo aplicar aún más organización a esto solo para lidiar con el hecho de que están sucediendo tantas cosas? »

    VER: Cómo compartir archivos usando Microsoft OneDrive (República Tecnológica)

    Ya hay controles. Los administradores pueden evitar que los usuarios compartan archivos desde su OneDrive; Si esto le sucede a alguien que compartió una carpeta que agregó a su OneDrive, la carpeta no desaparecerá, pero cuando intente abrirla, verá una notificación de que ya no tiene acceso a ella. Si la persona que compartió contigo deja la organización, se te pedirá que elimines el acceso directo. A más largo plazo, OneDrive podría obtener una opción de "transferencia de propiedad" que cubra esto, pero aún no está en la hoja de ruta.

    "Agregar a OneDrive" comienza a implementarse en producción en septiembre de 2020, pero, como de costumbre, puede llevar algún tiempo llegar a todos los inquilinos.

    Microsoft también limpia algunas peculiaridades del intercambio de archivos; Las bibliotecas compartidas que requieren que agregue metadatos a los archivos por motivos de cumplimiento ya se han sincronizado como de solo lectura. Ahora podrá editar archivos en estas bibliotecas en los dispositivos con los que los sincroniza.

    Cuando mueve un archivo compartido de una biblioteca compartida a otra, las personas con las que ya lo compartió ya no tendrán acceso a él después del movimiento. Próximamente podrás optar por seguir compartiendo un archivo incluso cuando lo muevas; que enviará una notificación con un enlace a la nueva ubicación a cualquier persona que haya tenido acceso a ella anteriormente. Sin embargo, esto solo funciona cuando se usa el botón "Mover a" en la interfaz web de OneDrive; arrastrar archivos a otra carpeta de OneDrive en el Explorador de archivos en Windows o Finder en macOS siempre romperá los enlaces.

    Uso compartido de enlaces más fácil

    Teams integra muy bien OneDrive: es lo que ve en la pestaña Archivos. Si desea enviar a alguien un vínculo a un archivo que puede ver en Teams, no es necesario que lo invite al mismo equipo; ahora puede compartir un archivo como un enlace y elegir si está disponible para todos, solo para las personas de su organización, las personas con acceso existente o personas específicas, incluidas las de un grupo o chat privado, incluso si se agregan después de que el archivo compartido con los participantes del chat.

    ¿Qué sucede si está en el sitio de OneDrive de la empresa o trabaja con un archivo de OneDrive en una aplicación de navegador como Word en la web y no desea hacer clic en el botón Compartir solo para tener que hacer clic en Copiar el enlace para obtener una URL? puede enviar a otra persona en su organización, pronto podrá simplemente copiar la URL de la barra de direcciones del navegador. Si la carpeta en la que se encuentra el archivo tiene restricciones de acceso, se aplicarán a la URL y los administradores pueden deshabilitar esta opción para las carpetas que pueden contener archivos confidenciales.

    A veces, compartir es demasiado fácil, por lo que hay más controles para que los administradores administren el uso compartido externo; podrán limitar el uso compartido externo a usuarios en grupos de seguridad específicos y establecer fechas de vencimiento predeterminadas para elementos de OneDrive compartidos externamente (el valor predeterminado sugerido será de 60 días). Los administradores ahora también pueden usar el comando Set-SPOSite PowerShell para anular la política de caducidad de enlaces para OneDrive de usuarios individuales.

    Mejor seguimiento administrativo

    Actualmente, Commercial OneDrive tiene su propio portal de administración en admin.onedrive.com, que se abre en una pestaña del navegador separada del portal de administración de SharePoint Online. Más adelante este año, todas las herramientas de administración de OneDrive se trasladarán al centro de administración principal de SharePoint para que pueda verlas todas en un solo lugar y obtener mejores informes.

    Ya existen informes a nivel de organización que los administradores pueden usar para realizar un seguimiento del uso compartido interno y externo. "La presentación de informes se vuelve esencial, porque el análisis conducirá al siguiente paso: '¿cómo voy a hacer un análisis comercial sobre cómo usamos estos servicios para obtener el mejor retorno de la inversión para nuestra organización y para asegurarnos de que?' estamos haciendo las cosas correctas, que cumplimos y que no hemos tenido ninguna filtración de datos, etc. ”, dijo Moore.

    El nuevo panel de estado de sincronización de OneDrive que se lanzará más adelante este año brindará a los administradores más información sobre cómo funciona OneDrive para los usuarios.

    Estos detalles aparecen en un resumen en el que los administradores pueden hacer clic para obtener detalles, hasta los mensajes de error reales que verán los usuarios, en el idioma utilizado en su dispositivo. "Si se trata de una empresa multinacional que tiene empleados en todo el mundo, queremos asegurarnos de que el administrador sepa lo que vería el usuario, así como el error real, para poder ayudar mejor al usuario", explicó Carini.

    "El objetivo de los informes de administración de sincronización es realmente facilitar que los administradores, desde pequeñas empresas hasta grandes organizaciones, obtengan información sobre el estado, su implementación del cliente de sincronización y, en particular, la función conocida de movimiento de carpetas, que sincroniza automáticamente sus documentos de escritorio y carpetas de imágenes, y luego también ayuda a reducir los errores de sincronización ", dijo Carini a TechRepublic Muestra lo que los administradores le dijeron al equipo de OneDrive que quieren ver: cuántos dispositivos tienen un error de sincronización, qué carpetas conocidas están habilitadas para la sincronización de OneDrive y la última vez que un dispositivo se sincronizó por completo.