Imagen: Andrei Popov, Getty Images/iStockphoto

Aunque la emisión de facturas es una parte fundamental de la actividad diaria de cualquier negocio, muchas startups y pequeñas empresas no la planifican como deberían. El seguimiento de los clientes y cuánto deben por productos y servicios debe ser una prioridad, no una ocurrencia tardía.

La digitalización y la computación en la nube han brindado a las empresas, especialmente a las pequeñas empresas y a los autónomos, nuevas capacidades de facturación. Por ejemplo, las aplicaciones basadas en la nube permiten a las empresas facturar y recibir pagos utilizando solo sus teléfonos inteligentes. Microsoft agregó una aplicación de facturación de este tipo a la suite de productividad de Office 365 en 2017. Pero, aparentemente, esta aplicación no despertó el interés de los usuarios y se espera que se retire a principios de 2020.

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Índice
  • Exporte datos de clientes de Microsoft Invoicing antes de que desaparezcan
  • Posibles nuevas aplicaciones de facturación
  • Exporte datos de clientes de Microsoft Invoicing antes de que desaparezcan

    A principios de noviembre de 2019, Microsoft anunció (Figura A) que su aplicación de facturación, que formaba parte de la edición Office 365 Business Premium, se retirará y eliminará del paquete de productividad el 8 de febrero de 2020. Si los usuarios desean guardar la facturación de la aplicación y los datos de los clientes antes de que se pierdan, deberán hay que descargarlo manualmente.

    Figura A

    Figura A

    El retiro de la aplicación Microsoft Invoicing es un poco sorprendente, ya que la empresa dedicó mucho tiempo y esfuerzo a promocionar el centro de negocios de Office 365 en 2017. Se suponía que esta función, alojada en Office 365, sería una ventanilla única para los servicios esenciales. servicios. actividades de pequeñas empresas, como marketing por correo electrónico, listados de servicios, desarrollo de sitios web y facturación. Microsoft parece haber hecho todo lo posible para minimizar estas características ahora.

    Para iniciar el proceso de exportación de facturas de Microsoft, inicie sesión en Office365 con una cuenta con derechos de administrador, luego haga clic en el enlace Exportar ubicado en el mensaje de advertencia en la parte superior de la pantalla (Figura A). Después de una advertencia adicional de la eliminación inminente de la aplicación, haga clic en el botón Exportar para llegar a la pantalla que se muestra en Figura Bdonde el sistema solicita una dirección de correo electrónico.

    Figura B

    Figura B

    Haga clic en Aceptar después de ingresar la dirección de correo electrónico correcta. Cuando se complete la exportación de un archivo .CSV de Excel, haga clic en Aceptar nuevamente y luego cierre la función de exportación.

    Como puedes ver en Figura Cel archivo .CSV es una base de datos simple formateada en una tabla delimitada por comas que contiene la información relevante habitual: número de cliente, nombre, correo electrónico, dirección física, etc.

    Figura C

    Figura C

    En teoría, la información del cliente y de facturación almacenada de esta manera se puede descargar o importar a una nueva aplicación de facturación.

    Posibles nuevas aplicaciones de facturación

    Existen docenas de aplicaciones de facturación alternativas, y la que elija su pequeña empresa probablemente estará determinada por la cantidad de funciones que desea que realice su departamento.
    Probablemente, la opción más obvia sea QuickBooks, que no solo incluye un módulo de facturación, sino casi cualquier otra herramienta de contabilidad que una pequeña empresa pueda necesitar. La edición más barata de QuickBooks se llama Simple Start, que tiene un precio de suscripción mensual de $25.
    Una solución popular basada en la nube es FreshBooks, que también incluye un módulo de facturación y un sistema de contabilidad completo. La edición Lite de FreshBooks tiene un precio de $15 por mes.
    Otra solución completa de contabilidad basada en la nube es Wave. En particular, este servicio adopta un enfoque diferente para la fijación de precios. Los servicios de Wave, incluida la facturación, se pueden utilizar de forma gratuita. Sin embargo, la Compañía cobra tarifas cada vez que utiliza el Servicio para cobrar o realizar un pago electrónico, o si utiliza sus servicios de nómina.

    Si está buscando una aplicación de facturación independiente, puede considerar Zoho Invoicing. El nivel básico de la aplicación se puede utilizar de forma gratuita para hasta cinco clientes. Si cobra a más de cinco clientes, se le actualizará, que tiene un precio de $ 9 por mes.

    Cualquiera que sea el servicio alternativo que elija para reemplazar Microsoft Invoicing, debería poder importar el archivo .CSV que contiene los datos de sus clientes cargados usando las herramientas integradas de esa aplicación.