He aquí cómo escribir una declaración sobre un gran volumen

Casi todos los proyectos de TI comienzan con una declaración de volumen. El propósito de la declaración de volumen es explicar qué es su proyecto y qué no lo es. La definición es simple, pero llevará mucho trabajo hacerlo bien.

Índice

¿Qué es una declaración de escala?

Cuando una empresa presupuesta un nuevo proyecto, ese dinero generalmente se reserva como una idea con una estimación de lo que producirá el proyecto. A medida que la empresa decida gastar estos dólares del presupuesto, establecerá un pequeño equipo de proyecto para hacer el trabajo. Este equipo identificará los recursos, el impacto empresarial, la gestión del cambio y los riesgos del proyecto.

La responsabilidad de este equipo de proyecto es crear un proyecto de lo que será y lo que no será. El equipo del proyecto también deberá considerar otros factores para su proyecto. Por ejemplo, querrán asegurarse de que no haya proyectos duplicados y delinear claramente los riesgos y suposiciones.

¿Qué tiene de malo la mayoría de las declaraciones de volumen?

Un error común de TI al determinar el alcance de un proyecto es suponer que todos entenderán la jerga técnica. Aquí hay una declaración de volumen que encontré recientemente (modificada para proteger la privacidad del cliente):

Este proyecto implementará un nuevo sistema de gestión de proyectos basado en Microsoft SharePoint. El nuevo software reemplazará al anterior seis meses después del inicio del proyecto.

En este caso, mi cliente me llamó para ayudarlo a descubrir por qué fracasó el proyecto. Después de leer la declaración de volumen y de hablar con los miembros del equipo, quedó claro que iban demasiado lejos y no prestaban suficiente atención al valor que proporcionaría el proyecto.

En este artículo, le mostraré cómo hemos perfeccionado el alcance y algunas acciones de gestión de cambios relevantes que hemos tomado para volver a encarrilar el proyecto.

Identifica a tu audiencia

Muy a menudo veo una declaración de volumen que tiene cinco, 10 o incluso 50 páginas. En mi experiencia, estas declaraciones a gran escala son propuestas de proyectos, no volúmenes. La oferta cubre temas como recursos, costos, plazos, problemas, riesgos, capacitación, gestión del cambio y muchos más.

El propósito de la declaración de volumen es hacerlo accesible a todos. Cuando escribe una declaración de volumen, debe pensar en todos los que se verán afectados por el proyecto. Debe compartir esta declaración de volumen con cada una de las partes y preguntarles si la entienden y están de acuerdo con ella.

crear un mensaje

Seamos realistas: la mayoría de los proyectos enfrentarán desafíos políticos. Habrá personas que se opongan al proyecto, otras que no estén a favor o en contra, y habrá simpatizantes. Debe crear una declaración de volumen para resolver los problemas potenciales de todos.

No pienses que solo porque hay personas en contra del proyecto, no se convertirán en partidarios. A menudo, estas personas solo necesitan conocer los detalles, así que considere sus problemas. Tenga mucho cuidado al desarrollar una declaración de volumen para abordar problemas específicos que las personas puedan tener.

no te excedas

He visto muchas declaraciones de volumen que dicen algo como "vamos a hacer estas dos cosas, pero estas cuatro cosas también pueden estar dentro". Lo mejor es evitar tales afirmaciones y ceñirse a las dos cosas que planea lograr. El hecho es que si pones algo en una declaración de volumen, esperan que lo hagas.

El mejor enfoque para resolver este problema es hacer la siguiente afirmación:

“El alcance del proyecto es implementar estos dos puntos. El equipo del proyecto tiene una hoja de ruta claramente definida que proporciona características y mejoras adicionales, momento en el cual el equipo desarrollará una declaración sobre el alcance de los nuevos proyectos para cubrir estos elementos”.

no entregar

Muy a menudo, los equipos de proyecto eliminan elementos de volumen simplemente porque no quieren estar bajo mucha presión. Esta es una mala idea. Asegúrese de crear una declaración de volumen que incluya lo que logra, no solo las partes que desea comunicar.

Mostrar el valor

Si recuerda la declaración de volumen inicial que compartí, decía que habría un nuevo sistema de gestión de proyectos basado en SharePoint. Lo que no responde son las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué es esto mejor que la forma en que lo hacemos ahora?
  • ¿Hay mejoras en la eficiencia?
  • ¿Cuales son los beneficios?

Si no puede responder tales preguntas, entonces aún no comprende el alcance del proyecto.

Sea claro y conciso

Una declaración de volumen completa no debe tener más de 100 palabras y encajar bien en una diapositiva de PowerPoint. Tómese el tiempo para crear y editar una declaración de volumen para dejar muy claro lo que está haciendo (y lo que no está haciendo) con la menor cantidad de palabras posible. Recuerde que una declaración de escala debe ser algo que todos puedan leer.

Considere cuándo está buscando una película para ver. Como regla general, la descripción de la película es de solo tres o cuatro oraciones. Usando un enfoque minimalista para escribir una declaración de volumen, generalmente puede guardarla en dos, no más de tres párrafos.

esto es trabajo en equipo

Debe haber un equipo de personas que escriban una declaración de volumen. Primero, comience con un pequeño equipo central que ya haya trabajado en la determinación del costo, los recursos y los proveedores del proyecto. A continuación, puede empezar a compartir borradores con otras personas.

Asegúrese de interactuar con las personas con las que resume la declaración de volumen. Me gusta no enviarlo por correo electrónico. En cambio, lo revisamos en una reunión (física o virtualmente) para que otras personas puedan hacer preguntas específicas, dar su opinión y compartir sus pensamientos en tiempo real.

Otra razón por la que me gusta crear declaraciones de volumen en las reuniones es la capacidad de controlar el documento. Esto no permite que nadie envíe una copia a un grupo de personas sin contexto. Debe contener cuidadosamente el proceso de revisión hasta que el documento esté listo para ser revisado por una audiencia más amplia.

Evite agregar una línea de tiempo

Muy a menudo, las personas escriben el comienzo y el final exactos de un proyecto en una declaración de volumen. Le sugiero que evite esto porque no sabe cuándo comenzará oficialmente el proyecto. El alcance del proyecto puede cambiar más adelante, por lo que es posible que tampoco termine a tiempo.

Recuerda que debes presentar una solicitud de volumen con una oferta completa que incluya plazos, costos y otros elementos. La declaración de volumen se enfoca en lo que haces, no en los pequeños detalles de cómo lo harás.

Si necesita agregar plazos a un volumen, intente mantenerlo en un nivel alto utilizando trimestres en lugar de meses o días. Por ejemplo, así es como puedo agregar un componente de línea de tiempo a una declaración de volumen:

"Excluyendo riesgos imprevistos o cambios en esta área, el proyecto pretende comenzar en el primer trimestre de 2017 y completarse en el tercer trimestre de 2017".

Construir un operador de volumen

Como recordará, esta fue la declaración de volumen original (modificada) de mi cliente:

Este proyecto implementará un nuevo sistema de gestión de proyectos basado en Microsoft SharePoint. El nuevo software reemplazará al anterior seis meses después del inicio del proyecto.

Siguiendo la estructura básica que comparto con ustedes en este artículo, aquí hay un nuevo alcance (por cierto, cambié todo lo que puede decir quién es un cliente):

Nuestra empresa ofrece los mejores productos del mercado, pero estamos un 18% por encima de nuestros mejores competidores.

Como parte de nuestra iniciativa de reducción del tiempo de ciclo, estamos implementando un sistema de gestión de proyectos con miras a reducir este promedio a 12% para fines del 4º trimestre de 2017.

Este nuevo sistema responsabilizará a los equipos de proyecto por la evaluación y el seguimiento de sus proyectos y recursos. El equipo de entrega definirá un conjunto de indicadores y KPI para responsabilizar a los equipos y aumentar la eficiencia.

El primer número solo cubrirá proyectos de desarrollo de nuevos productos con un presupuesto de $ 150 millones y más. Las versiones futuras considerarán la integración de finanzas, control de documentos y proyectos más pequeños.

Cada proyecto es único y algunos requerirán más o menos información, pero esta declaración de volumen ha ayudado a enfocar a nuestro equipo de proyecto. Por ejemplo, pudimos eliminar los requisitos para trabajar en sitios de SharePoint, dejamos de intentar integrarnos con sus sistemas financieros y eliminamos todos los requisitos de informes que se desviaban de nuestro conjunto estándar de KPI y métricas.

La creación de un gran volumen de aplicaciones requiere mucha reflexión, pero aumentará en gran medida las posibilidades de éxito de sus proyectos.

Foto: Pixabay


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