Habilite la colaboración con los sitios de grupo de SharePoint

Muy a menudo escucho a la gente hablar de lo difícil que es compartir información entre sí. Algunos miembros del equipo almacenan sus archivos en su disco duro, otros comparten noticias por correo electrónico y se olvidan de copiar a ciertas personas, etc. SharePoint se compromete a ayudarlo a resolver este problema al brindarle a usted y a sus equipos un sitio web único para colaborar en proyectos.

Índice

Acerca de SharePoint y los sitios de grupo

Microsoft SharePoint es muchas cosas para muchas personas, pero una cosa que es genial es crear rápidamente un sitio web que cualquiera puede usar. Si es un profesional de TI, le recomiendo que permita que sus usuarios los creen fácilmente o que facilite a los equipos la solicitud de un sitio web. Si ya tiene acceso para crear un sitio web, le recomiendo que intente usar el equipo del sitio web para su próximo proyecto.

Entre otras cosas, los sitios del equipo permiten:

  • Descargue documentos y adminístrelos con control total de versiones.
  • Cree una lista de tareas pendientes y plazos para su proyecto (plan de miniproyecto).
  • Actualice a los visitantes con noticias relacionadas con su proyecto.
  • Gestión de blogs.
  • Mantenga las actas de las reuniones directamente desde el sitio web del equipo.
  • En lugar de utilizar Excel para realizar un seguimiento de la información, puede crear listas que estén disponibles para todos en el sitio web del equipo.
  • Configurar un sitio web con páginas de elementos web.

Cubriré algunos de estos temas en este artículo (y el video que lo acompaña) y luego exploraré algunas otras características en artículos futuros.

NotaR: Para los fines de este artículo, usaré SharePoint Online con Office 365. Muchas de las funciones que comparto aquí están disponibles para las versiones locales de SharePoint, pero la interfaz de usuario puede ser ligeramente diferente.

El principio

Ya sea que esté creando un sitio de TI de SharePoint o el propietario de un negocio, es importante proporcionar la máxima flexibilidad porque cada equipo tiene sus propios requisitos únicos. Por ejemplo, algunos equipos de proyecto pueden necesitar un diseño con gráficos enriquecidos, utilizando bienes raíces en la página de inicio para presentar ideas. Otros proyectos pueden necesitar solo unas pocas bibliotecas de documentos y es posible que les importe poco la apariencia de su sitio web.

Para crear un sitio web, use Office 365 gofres (este icono con un montón de pequeños cuadros en la parte superior izquierda de su navegador) y seleccione SharePoint. En un sitio de SharePoint, si tiene permisos, debería ver un vínculo para crear un nuevo sitio de SharePoint.

Le recomiendo que nombre el sitio web del equipo de manera simple, así que sea descriptivo pero con la menor cantidad de palabras posible. Por ejemplo:

Buenos ejemplos de nombres de sitios de grupo:

  • Lanzamiento del producto XYZ
  • proyecto de piedra angular

Nombres de sitios de grupo menos que deseables:

  • Sitio web para el lanzamiento del producto XYZ Marketing
  • Página de inicio del proyecto Cornerstone y sitio web del equipo

Prepara tu sitio

Si su departamento de TI o socio de SharePoint no ha realizado cambios significativos, el nuevo sitio predeterminado para SharePoint Online muestra el nombre de su sitio, enumera noticias en el área de contenido principal y luego tiene una lista de elementos de menú en Comida rápida barra de navegación.

Debido a que Microsoft SharePoint usa elementos web, puede cambiar casi todos los aspectos de la página. Lo animo a que haga que las páginas se vean de la forma en que las necesita para su sitio, pero tenga en cuenta que a las personas les gusta la consistencia, así que no haga cambios por hacer cambios. Por ejemplo, si le gusta el fondo negro y el texto en blanco, está bien, pero recuerde que la mayoría de los sitios de SharePoint tienen un fondo blanco con texto en negro y desea mantener la coherencia con el resto de los sitios de su empresa.

En este artículo (y el video que lo acompaña) me enfocaré en dos áreas clave.

  1. Agregando noticias al sitio.
  2. Agregar tareas a su sitio.

Agregar noticias al sitio

He visto muchos sitios de grupo muy exitosos, pero lamentablemente he visto cientos de sitios de grupo mal diseñados. Una de las cosas que hace que las personas regresen al sitio y los apoyen es actualizar constantemente el sitio con contenido nuevo.

Si alguna vez visita Amazon.com, Pinterest, Facebook o cualquier otro sitio en Internet, los que visita por lo menos son las que muestran información de hace meses o años. Esto le da la impresión de que alguien se levantó y se fue, incluso si el sitio está activo en otro lugar. Necesitas apoyar a tus lectores.

De forma predeterminada, los nuevos sitios de SharePoint comienzan con un Noticias un elemento web que le permite crear artículos que informan a los espectadores sobre lo que está sucediendo con su proyecto. Le recomiendo que use este elemento web y lo actualice con frecuencia. Incluso puede pedirle a diferentes miembros del equipo que creen historias periódicas para compartir con los demás.

Por ejemplo, si está lanzando un sitio para lanzar un nuevo producto, puede publicar un boletín de concurso para ayudar con el empaque del producto, publicar un video emocionante sobre un nuevo producto o anunciar importantes fechas de lanzamiento próximas.

Lo único de lo que no soy fan Noticias El elemento web de Microsoft lo llena con "noticias" diseñadas para mostrarle cómo usar el elemento web de noticias. En mi experiencia, la única forma de eliminar estas noticias falsas es llenarlas con las suyas propias, por lo que debe tener cuatro noticias listas para comenzar cuando cree un sitio web por primera vez.

Agregar tareas al sitio

Las empresas usan sitios de SharePoint para muchas cosas. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos puede tener un sitio web donde puede enumerar sus políticas y publicar un calendario de días festivos, y TI puede tener un sitio web donde puede abrir un ticket de soporte. Dado que este artículo y el video relacionado tratan sobre equipos, probablemente desee crear algunas tareas.

Con SharePoint, puede crear fácilmente una lista de tareas pendientes y luego asignar fechas de inicio, plazos y personas.

Aunque estos temas están pensados ​​para otro artículo, debe saber que Microsoft tiene una integración profunda con las tareas. Por ejemplo, puede ver, actualizar y, a veces, crear tareas con:

  • proyecto microsoft
  • Microsoft Outlook.
  • Proyecto de Microsoft en línea.

Mantener su página de inicio actualizada con noticias y realizar un seguimiento del trabajo de las personas son probablemente las dos cosas más importantes que hace regularmente en el sitio del equipo de SharePoint, pero hay más. Por ejemplo, en otros artículos (y videos) le mostraré cómo crear bibliotecas de documentos para rastrear documentos importantes y usar el control de versiones. También le mostraré algunos temas más avanzados, como la creación de listas de SharePoint y su disponibilidad como aplicaciones en teléfonos y tabletas.

Ahora ejecute este sitio de grupo. Encontrará que tener una fuente de toda la información sobre su proyecto es increíblemente útil y reduce la confusión con su equipo de proyecto.


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