Las empresas necesitan datos y, durante muchos años, Microsoft Excel ha jugado un papel clave en el análisis y uso de esos datos. La hoja de cálculo ha sido la herramienta de referencia para los analistas de negocios gracias a su flexibilidad y extensibilidad, con fórmulas y macros que la convierten en un campo de juego analítico.

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Sin embargo, gran parte de esa antorcha pasó a Power Platform y Power BI (originalmente un conjunto de herramientas de Excel que se convirtió en su propio producto). Pero siempre fue una división amistosa, con las dos herramientas funcionando bien juntas y utilizando las herramientas de Power Query como canal común para extraer, transformar y cargar datos. Con estas herramientas, puede pasar de casi cualquier fuente de datos a un informe de Power BI o una hoja de cálculo de Excel, según lo que desee hacer con sus datos.

Índice
  • Trabajar con tipos de datos organizacionales
  • Uso de tipos de datos personalizados de Power BI en Excel Power Query
  • Utilice los mismos datos en todas partes
  • Trabajar con tipos de datos organizacionales

    Ahora que Power BI forma parte del conjunto de herramientas de automatización empresarial de Power Platform, obtuvo vínculos más profundos con algunas de las tecnologías subyacentes de las herramientas de software empresarial Dynamics 365 de Microsoft. Esto le brinda acceso a las herramientas necesarias para crear y nombrar tipos de datos organizacionales, con Power BI como fuente autorizada. Ahora puede tener tipos de datos específicos para piezas clave de datos comerciales, utilizando las tablas que ofrece Power BI para compartir conjuntos de datos con Excel.

    La capacidad de transferir datos entre las dos herramientas es importante. Aunque Power Query en Power BI puede facilitar las consultas complejas, se trata de visualización. Es una herramienta poderosa, pero hacerlo bien requiere algo de experiencia. Es demasiado fácil elegir los valores incorrectos para los ejes o el tipo de gráfico incorrecto, lo que lleva a una conclusión incorrecta. Si tiene experiencia con Excel y sus herramientas y servicios, vincularlo a Power BI tiene mucho sentido, ya que puede producir consultas y fórmulas en Excel que se pueden publicar en Power BI para crear paneles y visualizaciones que requieren tiempo para producir en Sobresalir.

    Power BI tiene la capacidad de crear tablas seleccionadas a partir de los conjuntos de datos que utiliza. Simplemente seleccione una mesa y configúrela como una mesa destacada. Comience por darle una descripción, una etiqueta de fila y una columna clave para usar como identificador único. Si trata a Power BI como su centro de datos inicial, puede usarlo para preprocesar los datos (especialmente con sus vínculos a los servicios cognitivos de aprendizaje automático de Azure) antes de usar Excel para un análisis más detallado. Los datos se publican en un área de trabajo de Power BI, donde se pueden descargar.

    Los sistemas empresariales modernos utilizan tipos de datos agregados para simplificar las operaciones, con un campo de cliente que contiene varios subcampos, incluidos el nombre y la dirección. Vous pouvez prendre ces données, les intégrer dans un tableau Excel, ainsi que des données provenant d'autres sources, et les explorer à l'aide d'outils et de formats familiers, en produisant des informations et des algorithmes pouvant être utilisés ailleurs dans su empresa.

    Debido a que Power BI es compatible con las herramientas de protección de la información de Microsoft, puede bloquear información comercialmente confidencial para que solo los usuarios autorizados tengan acceso a ella. Debido a que (y el Servicio de datos comunes asociado) brinda acceso a gran parte de la información crítica de su empresa, es importante hacerlo bien, ya que ser demasiado abierto puede facilitar que los atacantes obtengan acceso a información personal y confidencial.

    El soporte de datos organizacionales funciona en ambos sentidos: con Excel y Power BI conectados, puede crear una nueva hoja de cálculo de Excel, convirtiendo su contenido en una tabla; luego seleccione los campos de texto y elija convertir al tipo de datos de su organización. Excel completa esta lista desplegable con hasta 10 tipos de datos de Power BI, listos para usar en su código. Elija la opción "Más de su organización" para ver todos los tipos de datos y conjuntos de datos disponibles.

    Uso de tipos de datos personalizados de Power BI en Excel Power Query

    Una característica nueva importante es la compatibilidad con los tipos de datos de Power Query en las herramientas de transformación de datos de Excel. Si usó Power Query en Power BI, debe estar familiarizado con sus características y trabajar de forma rápida y sencilla con grandes conjuntos de datos. Llevar esto a Excel simplifica el proceso de tomar datos complejos y convertirlos en hojas de cálculo, con soporte para tipos de datos complejos.

    Usar Power Query es bastante simple. En la Herramienta de importación de datos de Excel, importe un archivo y comience a usar el Editor de consultas de energía incorporado para comenzar a crear su consulta de importación. Seleccione las columnas que desea usar, luego haga clic en el botón Crear tipo de datos como parte de su transformación de datos. A continuación, puede asignar un nombre a este tipo de datos personalizado y agregar una columna.

    VER: Cómo los usuarios de Apple pueden aprovechar al máximo Microsoft 365 en el trabajo (Premium de TechRepublic)

    Puede usar esta función para crear, por ejemplo, un tipo de datos de producto que recopile nombre, SKU, precio y cualquier otra columna relacionada en su fuente original. Este tipo de datos complejo se contrae en una sola columna en la cuadrícula de datos resultante, lista para usar una vez que cargue los datos en su hoja de cálculo. Ahorra espacio en una vista con una vista de mapa ampliada de los datos en su nuevo tipo personalizado, lo que facilita la navegación en su hoja de cálculo, con toda la información subyacente todavía disponible para usar en consultas analíticas.

    Incluso puede usar el contenido de campos enriquecidos personalizados en fórmulas, usándolos para extraer elementos individuales de un campo para usarlos en cálculos adicionales. Puede pensar en tipos de datos personalizados como este como una forma de simplificar la forma en que muestra la información en Excel, sin cambiar la forma en que puede usarla. Necesita una suscripción a Office 365 para usar esta nueva herramienta, ya que es parte de sus actualizaciones periódicas de Excel.

    Vincular Excel a conjuntos de datos de Power BI de esta manera conecta las dos herramientas analíticas de nuevas maneras, ya que puede actualizar rápidamente su exportación de Power Query para actualizar su hoja de cálculo. Si bien no es lo mismo que mirar datos en vivo en un panel de Power BI, le brinda la confianza de saber que sus aplicaciones de análisis de Excel tienen los datos más actualizados.

    Utilice los mismos datos en todas partes

    Es importante romper los silos entre las herramientas de análisis de datos, y el uso de tipos de datos comunes contribuye en gran medida a difuminar esas diferencias. Ya sea que estemos trabajando en Excel o Power BI, necesitamos saber que estamos usando los mismos datos y podemos compartir cualquier análisis resultante sin preocuparnos por confusión o malentendidos. Los tipos de datos son etiquetas, y tener las mismas etiquetas en todas las empresas no solo nos ayuda a trabajar juntos de manera más eficiente, sino que también permite que las nuevas tecnologías, como el aprendizaje automático, obtengan más de nuestros datos.