He trabajado con organizaciones que utilizan Google Workspace (anteriormente G Suite y Google Apps) durante años. En la mayoría de los casos, los miembros de estas organizaciones también usaban aplicaciones de Microsoft Office. Las dos suites tendían a coexistir, ya que las organizaciones a menudo tenían muchos archivos en formatos de Microsoft Office.

Todos los años, recibí sistemáticamente una pregunta de los clientes: "¿Debo instalar Microsoft Office en mis nuevas computadoras?" Todos los años decía: "Sí, probablemente aún necesites Office".

Recientemente, mi respuesta ha cambiado, al menos para una organización. Le dije a mi cliente: “Puede comprar Office si lo desea, pero realmente no creo que lo necesite.

En los últimos años, expliqué, Google ha realizado varios cambios en Drive, los editores de Documentos/Hojas de cálculo/Presentaciones y Gmail. Aquí hay más información sobre cada una de estas mejoras clave que pueden reducir la necesidad de aplicaciones de Microsoft Office en organizaciones que usan Google Workspace.

VER: Hojas de cálculo de Google: consejos y trucos (descarga TechRepublic)

Índice

Google Drive conserva los formatos de archivo

Cuando carga un archivo de Word, Excel o PowerPoint en Google Drive, los archivos conservan su formato nativo. Por lo tanto, los archivos .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt y .pptx permanecen en sus respectivos formatos. Si prefiere convertir archivos de estos formatos al formato de Google correspondiente de forma predeterminada, esa también es una opción.

Google Drive Desktop ofrece una vista local

Google Drive Desktop (anteriormente Google Drive File Stream) brinda a las personas que utilizan los sistemas operativos Windows y macOS una aplicación instalada que brinda una manera fácil de acceder a los archivos en Google Drive. Drive Desktop permite a los usuarios explorar carpetas y archivos, tal como lo harían con Windows File Explorer o macOS Finder. Por supuesto, los archivos de Drive Desktop también están disponibles en Google Drive en línea. Los usuarios pueden seleccionar archivos y/o carpetas específicos para sincronizar localmente, para garantizar la disponibilidad incluso cuando están desconectados de Internet.

Editar archivos de Microsoft Office en Documentos/Hojas/Presentaciones

Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google ahora le permiten editar y colaborar de forma nativa en archivos de Word, Excel y PowerPoint. Los archivos también conservan sus formatos originales.

En un momento en el pasado, tenía que convertir archivos a los formatos nativos de Google. Esto significaba que las personas a menudo terminaban con dos archivos: uno en formato de Microsoft y otro en formato de Google. Atrás quedaron los días en que tenías que convertir para colaborar. ¿Quieres crear un nuevo documento de Google? Oscuro. ¿Prefieres abrir un archivo de Microsoft Word y compartirlo? Ambos funcionan, y en mi experiencia ambos funcionan bien.

Abra archivos adjuntos de Microsoft Office directamente desde Gmail

¿Ha recibido un archivo adjunto de Word/Excel/PowerPoint en su cuenta de Gmail de alguien que usa Microsoft Office? En Gmail en la web, desplace el cursor sobre el archivo adjunto, luego el ícono de lápiz, luego haga clic o selecciónelo para abrir el elemento para editarlo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. Una vez más, es más o menos un proceso de apuntar, hacer clic y editar.

Muchas personas que usan Google Workspace ya no necesitarán instalar Microsoft Office

En el caso de mi cliente, decidieron no instalar Office en equipos nuevos. Su trabajo diario consiste en propuestas de subvención y cartas, así como listas de organizaciones, proyectos y subvenciones. Llevan al menos dos años moviendo gradualmente archivos de formatos de Microsoft a formatos de Google. La combinación de sus necesidades, su competencia con las aplicaciones de Google Workspace y el flujo constante de mejoras de compatibilidad con Office de Google hicieron posible la decisión.

Por supuesto, las personas de otras organizaciones con las que trabajo continúan usando las aplicaciones Workspace y Office. Algunos son usuarios experimentados de Excel. Algunos usan Publisher o Microsoft Access. Incluso en estas organizaciones, les animo a considerar cuidadosamente si realmente deberían seguir pagando por las aplicaciones de Office y Workspace para todos en la organización.

¿Todos en su organización necesitan y usan las aplicaciones de Office y Workspace? ¿Los cambios mencionados anteriormente han reducido sus costos de alguna manera? Hágame saber lo que notó en su organización, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awlber).

Imagen: Andy Wolber/TechRepublic