Cuando revisamos la versión en línea de Project hace un año, era un servicio bastante básico construido sobre SharePoint con soporte para grupos modernos y una característica útil llamada Hoja de ruta para obtener una descripción general de varios proyectos. Esta versión de Project Online fue más o menos un marcador de posición para un nuevo sistema de administración de proyectos que Microsoft aún estaba construyendo sobre la plataforma Common Data Service para aplicaciones que impulsa Dynamics, usando el poderoso motor de planificación de versiones de escritorio y servidor de Project, pero todavía alojado por SharePoint Online para facilitar el intercambio de documentos y la discusión en Teams.

Ahora que se lanzó este servicio, ¿dónde deja eso a la versión de escritorio de Project y cuál debería usar?

Índice
  • Más allá de las tablas
  • Proyecto en línea y fuera de línea
  • Más allá de las tablas

    La aplicación web Project le permite simplemente comenzar en una vista de cuadrícula que se parece más a Microsoft ToDo, creando un proyecto creando una lista de tareas como lo haría en una aplicación de administración de tareas y asignando tareas a personas que ya están en el sistema porque son en Teams o simplemente en su Active Directory. Aprovechar Office 365 de esta manera ahorra mucho tiempo de preparación, como agregar personas a un grupo de recursos empresariales como un proyecto estándar. También es un cambio del enfoque tradicional de arriba hacia abajo al flujo de trabajo de proyecto clásico, con un gerente de proyecto formal; si su proyecto es más una colaboración dentro de un equipo, puede tener fácilmente coautores que puedan crear, asignar y realizar un seguimiento de las tareas.

    Crear tareas complejas también es fácil: en lugar de hacer malabarismos con un cuadro de diálogo de tareas de varios niveles, crea todas las tareas diferentes y las marca como subtareas para agruparlas. No es necesario que recuerde guardar un proyecto, registrarlo o retirarlo mientras trabaja en él; parece obvio para las aplicaciones web modernas, pero es algo que siempre tiene que hacer con la versión de escritorio de Project y Servidor de proyectos. Si tiene tareas similares o repetitivas en varios proyectos, puede copiarlas y pegarlas.

    Puede agregar más que los campos básicos a las tareas de su proyecto, incluidas fórmulas personalizadas, pero hasta ahora solo hay once opciones en lugar de las más de 300 del proyecto clásico.

    Las herramientas de planificación como Trello han hecho que los tableros Kanban sean familiares para una audiencia mayoritaria, y Project hereda la vista del tablero de Planner (que ahora es creado por el mismo equipo). Puede agrupar la vista del tablero de varias maneras, como por progreso de la tarea, o usar cubos para categorizar las tareas de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. Las tareas que vencen pronto o hoy se resaltan en amarillo; las tareas atrasadas se resaltan en rojo, tanto en el modo de cuadrícula como en el de tabla, y funciona en el modo de alto contraste que ahora está disponible para mejorar la accesibilidad.

    Complete las fechas de inicio y finalización de una tarea y se programará automáticamente (algo que tenía que seleccionar para cada proyecto); la vista de línea de tiempo (que es un diagrama de Gantt sin el nombre intimidante) le permite arrastrar tareas a la fecha correcta, arrastrarlas para asignar más o menos tiempo y arrastrarlas para reprogramarlas. También puede arrastrar el punto que aparece junto a una tarea para que dependa de otra tarea, o puede abrir el panel de detalles y agregar dependencias allí. Haga clic en el campo y sugiere algunas tareas; comience a escribir el nombre de la tarea que debe completar primero y la lista filtrará las tareas coincidentes para elegir. Nuevamente, esto parece obvio, pero en las dependencias de configuración de proyectos de escritorio es mucho más complicado porque significa buscar el número de tarea.

    Project sabe que la mayoría de las personas solo trabajan de lunes a viernes y moverán automáticamente las tareas a los días hábiles.
    Imagen: Mary Branscombe/TechRepublic

    Esta es una forma mucho más fluida e intuitiva de crear un proyecto, pero las fechas de inicio y finalización se establecerán o recalcularán automáticamente según la duración de la tarea y las tareas de las que dependen. Esto incluye cambiar las fechas para que se basen en días laborables: una tarea de siete días lleva más de una semana. Los calendarios conocen los días festivos oficiales en diferentes regiones, por lo que el personal del Reino Unido se programará durante el Día de Acción de Gracias. También puede crear horarios personalizados que incluyan fines de semana si su negocio incluye conferencias y exhibiciones, o que marquen los días laborales del personal a tiempo parcial para que sus tareas asignadas parezcan tomar tantos días como sea necesario para adaptarse a sus horarios. Recibirá una notificación emergente para informarle de los cambios. Cuantos más detalles agregue sobre la cantidad de trabajo que implica una tarea y lo que se hizo, más verá cuando pase el mouse sobre una tarea.

    Cuando necesite personas que no estén en Office 365 o recursos como impresoras, vehículos o salas, puede crearlos como contactos si son personas que se pueden reservar o recursos, si no es el caso. También puede agregar servicios como imprentas, que están disponibles a través de Dynamics. En el futuro, Microsoft planea agregar más funciones de Dynamics directamente a Project, como análisis de presupuesto, administración de recursos y seguimiento de gastos y tiempo. Ya puede definir hitos, fases y flujos de trabajo para sus proyectos creándolos en SharePoint Online.

    Un número cada vez mayor de proyectos involucra tecnología: las tareas y entregas que incluye en Project podrían ser una campaña de marketing de Adobe Cloud o problemas de JIRA. Debido a que se basa en Dynamics, Project obtiene los mismos conectores que Power Automate (anteriormente Microsoft Flow), por lo que puede integrar datos de esos sistemas directamente en lugar de tener que copiar, pegar o volver a escribir todo a mano.

    VER: Microsoft Teams: una hoja de trucos (PDF gratuito) (TechRepublic)

    Además, cuando desee más que las vistas de proyectos estándar, el sistema de informes de proyectos es un paquete de plantillas de nueve informes en Power BI. Para que pueda ver el estado de los proyectos de un vistazo, averiguar en qué están trabajando los miembros del equipo, usar preguntas y respuestas en lenguaje natural para comprenderlos mejor o crear sus propias visualizaciones en Power BI Desktop. Los modelos y paneles que crea en Power BI aparecen en Teams. Las acciones realizadas en Project también pueden ser disparadores para Power Apps, que pueden hacer cosas como publicar en un canal de Teams para alertar a las personas sobre problemas en el proyecto, o puede crear Power Apps que permite a las personas informar problemas con una tarea que actualiza el plan del proyecto. .

    Si desea usar más la plataforma Power, puede usar la herramienta AI Builder para, por ejemplo. construya un modelo que prediga qué proyectos es probable que tengan éxito en función de los comentarios de los gerentes de proyectos sobre proyectos anteriores, y qué proyectos tienen suficientes tareas atrasadas para tener problemas y necesitan más atención.

    Proyecto en línea y fuera de línea

    Project Online está trasladando la gestión de proyectos a la nube, pero no del mismo modo que Office 365 está trasladando Word, Excel, PowerPoint y Outlook a la nube, donde las versiones web son casi duplicados de herramientas ampliamente utilizadas que seguirán siendo ampliamente utilizadas.

    Si lo desea, puede continuar usando la versión de escritorio de Project como cliente del servicio Project Online, lo que lo convierte en un reemplazo para Project Server de la misma manera que Office 365 reemplaza Exchange y SharePoint Server: no tiene que configurar y mantenga su propio hardware y software de servidor, y no tendrá que administrar el acceso remoto.

    Los usuarios pueden usar la aplicación web de Project desde un teléfono o una tableta, o cuando simplemente no necesitan todo el poder y la complejidad de Project Professional (que se renombró como cliente de Project Online Desktop, pero es el mismo software, con una suscripción en lugar de que una licencia perpetua). El costo de la licencia del cliente de escritorio aumenta el costo de la suscripción: de £ 7,50/$ 10 por usuario por mes a £ 22,60/$ 30 (o más si desea administrar la billetera).

    Pero la versión de escritorio de Project nunca ha sido tan utilizada como, por ejemplo, Excel, y sigue siendo una herramienta para expertos y profesionales de la gestión de proyectos. El servicio de Project Online no intenta replicar ni reemplazar el cliente de escritorio, que los administradores de proyectos oficiales probablemente seguirán usando y que tiene algunas funciones que aún no están presentes en la aplicación web de Project.

    Los altos directivos y ejecutivos que deseen revisar el estado de un proyecto probablemente no recurrirán a la aplicación de escritorio de Project clásica, pero se sentirán cómodos con la aplicación web de Project. Y aunque el plan de solo lectura para controlar los proyectos sin trabajar en ellos ya no figura en el sitio web de Microsoft, todavía está disponible para las empresas.

    Sin embargo, el nuevo servicio de Project tiene sus propias complejidades, en parte debido a la forma en que se basa en SharePoint. Para proyectos extremadamente grandes, una gran cantidad de recursos o varios calendarios, es posible que deba ajustar el rendimiento.

    Los gerentes de proyecto "accidentales" que necesitan coordinar un equipo y entregar algo encontrarán que la aplicación web de Project es una evolución más natural que les brinda la mayor parte del valor de Project sin la formalidad y la complejidad. Pero si bien está diseñado para que sea fácil comenzar, el motor de programación integral y el seguimiento de dependencias, la descripción general de varios proyectos con hoja de ruta y funciones avanzadas como la gestión de cartera (en suscripciones, las más costosas) significan que el nuevo proyecto no es solo para el lo esencial. Si ya tiene su organización en Office 365 y la plataforma Power, la integración con los paneles de Teams y Power BI y los conectores de Power Automate le permiten personalizar y ampliar Project de maneras muy sofisticadas.