Cree un plan de proyecto simple con Microsoft Project

Si está administrando un proyecto que requiere un cronograma detallado, Microsoft Project es una gran herramienta para usar. En este tutorial, le mostraré los conceptos básicos de Microsoft Project para crear un cronograma de proyecto. Este tutorial funciona con Microsoft Project 2013 o 2016 (Standard, Pro u Office 365).

Índice

¿Qué es Microsoft Project?

Microsoft Project es una aplicación de escritorio que instalas en tu ordenador. Con Microsoft Project puede crear y realizar un seguimiento de los cronogramas de proyectos. Como puede imaginar, hay funciones básicas para principiantes y funciones más avanzadas para proyectos extensos y complejos. Microsoft Project ofrece cuatro características principales, como se muestra en la siguiente figura.

Características clave de Microsoft Project

  • Crear asignaciones cuales son los pasos para completar el proyecto.
  • Asignar recursos tales como personas, materiales o equipos necesarios para implementar el proyecto.
  • Supervisar la ejecución del proyecto. comparando el estado actual de finalización del proyecto con el plan de referencia original.
  • Crear informes para visualizar el progreso del proyecto y compartirlo con el equipo del proyecto, las partes interesadas y los patrocinadores.

En este tutorial, le mostraré cómo crear tareas y vincularlas a través de la planificación basada en restricciones.

Planificación basada en restricciones

Tal vez pueda usar una hoja de cálculo para enumerar un montón de tareas e ingresar algunas fechas. Sin embargo, si cambia la fecha de una tarea y desea que se reduzca y ajuste las fechas de otras tareas, se encontrará con escenarios y operaciones matemáticas complejas. Microsoft Project ayuda a calcular automáticamente las fechas de inicio y finalización de las tareas mediante restricciones denominadas antecesores y sucesorescomo se muestra en la siguiente figura.

limitaciones de microsoft-project-task

Al limitar las tareas con una relación de predecesor/sucesor, las tareas se calculan automáticamente.

Como puede ver en la figura anterior, el problema №1 (modelos de investigación en línea) comienza antes de la tarea №2 (prueba de manejo de autos en varios concesionarios). Usted representa esto ingresando un número 1 en la linea 2 predecesor columna. El diagrama gráfico de la derecha se llama Gantt calendario. El diagrama de Gantt muestra cómo Microsoft Project calcula automáticamente cuándo debe comenzar una tarea y cuándo debe finalizar otra.

Solo esta característica de vinculación de tareas hace que Microsoft Project sea tan atractivo para los administradores de proyectos.

Actividad: iniciar y configurar Microsoft Project por primera vez

En esta actividad, ajustará la configuración según mis recomendaciones. Dado que este tutorial es solo para que comience, no explicaré cada uno de estos parámetros, pero tenga la seguridad de que estas son generalmente las mejores prácticas que siguen la mayoría de los gerentes de proyecto.

  1. Inicie Microsoft Project y abra el archivo a vacío proyecto.
  2. presiona el botón Archivo pestaña y luego seleccione Opciones opción del menú.
  3. El opciones de proyecto aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra en la imagen de abajo.
  • Escoger Calendario punto.
  • Encuentra una ubicación opciones de planificación para este proyecto sección y luego seleccione Todos los proyectos nuevos elemento de la lista de selección.
  • Se han creado nuevas tareas.: Programación automática.
  • Tareas programadas automáticamente: fecha de inicio del proyecto.
  • Se ingresa la duración: Días.
  • trabajo presentado: Horas.
  • El tipo de tarea predeterminado: Duración fija.
  • Los nuevos retos son impulsados ​​por el esfuerzo: cancelar la selección.
  • Un enlace automático insertado o movido tareas: cancelar la selección.
  • Guarde la tarea para el siguiente día hábil cuando cambie al modo de programación automática: cancelar la selección.
  • Todas las demás casillas de verificación en la sección de opciones de planificación: elegir.
  • presiona el botón bien botón.
microsoft-project-cofigure-schedule-options

Diálogo de parámetros del proyecto con opciones del mejor cronograma.

Actividad: incluir una tarea de proyecto consolidada

Un error común que comete la gente en Microsoft Project es crear una tarea con el nombre del proyecto en la parte superior del plan del proyecto. Microsoft Project lo hará automáticamente especificando el archivo asignación de proyecto consolidada.

Ya que asignación de proyecto consolidada no es la configuración predeterminada, debe habilitarse. Siga estos pasos para mostrar asignación de proyecto consolidada en la parte superior de su proyecto:

  1. presiona el botón Archivo pestaña y luego seleccione Opciones opción del menú.
  2. El opciones de proyecto aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra en la siguiente figura.
  3. Escoger Avanzado punto.
  • Encuentra una ubicación Mostrar opciones para este proyecto sección y seleccione Todos los proyectos nuevos de la lista de selección.
  • Escoger Mostrar tarea de proyecto resumida.
  • presiona el botón bien botón.
Microsoft-project-show-project-resume-tarea

El cuadro de diálogo de parámetros del proyecto con la opción de tarea seleccionada muestra el resumen del proyecto.

A partir de este momento, cuando cree un proyecto, se mostrará una tarea de proyecto de resumen (tarea cero).

Actividad: asegúrese de estar listo para crear un proyecto

En este punto, debe mirar un plan de proyecto vacío. Siga estos pasos para asegurarse de que Microsoft Project esté listo para que pueda crear un proyecto:

  1. Un proyecto vacío debe estar abierto como se muestra en la siguiente imagen (el nombre del proyecto puede ser diferente para usted).
  • presiona el botón La tarea pestaña y, a continuación, haga clic en Gráfico de gantt icono.
  • Echale un vistazo puedes ver asignación de proyecto consolidada.
  • Echale un vistazo todos los nuevos retos programación automática viendo Barra de estado en la esquina inferior izquierda de la ventana de la aplicación.
microsoft-project-verificar-pantalla

Nuevo proyecto vacío con todas las etapas de verificación.

Actividad: Guarda tu proyecto

Antes de comenzar las tareas de impresión, guarde el proyecto:

  1. presiona el botón Archivo pestaña, seleccione Guardar como y guarde el archivo en la ubicación seleccionada.
  2. Nombra el archivo Mi nuevo hogar.

Actividad: agregar múltiples tareas

Usar Microsoft Project es muy similar a usar Microsoft Excel. Haga clic en el primero El nombre de la tarea celular y comience a escribir.

  1. Agrega tareas a la siguiente imagen:
Microsoft-project-add-tareas

Una lista de tareas para agregar a su proyecto.

Su proyecto debe ser similar a la siguiente imagen:

microsoft-project-nuevas-tareas

Un nuevo proyecto que contiene todas las tareas.

Actividad: Estimar la duración de las tareas

Una vez que identifique las tareas en su proyecto, estimará su duración. Puede estimar la duración en segundos, minutos, días, semanas, meses, trimestres y años. te recomiendo siempre usar días. De esta forma, cualquiera puede escanear fácilmente un proyecto sin cometer un error de 2m (meses) con 2d (días).

  1. Encuentra una ubicación duración e ingrese las duraciones como se muestra en las siguientes figuras.
  • NotaR: No necesita ingresar la duración por completo. solo puedes marcar 30, 20, 10etc., y Microsoft Project agregará automáticamente el archivo días texto. Si hay un problema, ingrese 30d, 20d, 10detc
Microsoft-proyecto-tarea-duración-2

Duración de cada tarea.

Microsoft-proyecto-tarea-duración-1

Ahora el plan de su proyecto debería verse como el siguiente:

microsoft-project-tarea-duraciones-verificación

Su plan de proyecto después de ingresar la duración.

Actividad: vincula tus tareas con las anteriores

En este momento, su proyecto solo muestra una duración de 38 días. Esto se debe a que todas las tareas comienzan en la misma fecha, por lo que Microsoft Project calcula la tarea más larga (38 días). Siga estos pasos para vincular todas las tareas y permitir que Microsoft Project averigüe las fechas de inicio y finalización de cada tarea:

  1. Encuentra una ubicación Antecesores e ingrese los números que se muestran en las imágenes a continuación.
  • NotaR: Puedes asociar un problema con varios problemas dividiendo cada número por una coma.
Microsoft-Project-Predecessors-2

Vincule todas las tareas para que Microsoft Project pueda calcular las fechas de inicio y finalización de su proyecto.

Microsoft-proyecto-predecesores-1

A medida que ingresa los predecesores, Microsoft Project completa automáticamente sucesor columna. Si desea ver la columna sucesora, siga estos pasos:

  1. Botón derecho del ratón título para comenzar columna.
  2. Aparecerá un menú. Escoger Insertar columna.
  3. Aparecerá una lista de campos disponibles. Introduce una palabra Sucesor y luego presione el botón Registrarse clave en el teclado.

Su proyecto final debe verse como la imagen a continuación:

microsoft-project-precessors-verificación

El proyecto final con predecesores.

Que sigue

En este tutorial, le mostré los conceptos básicos para configurar los ajustes de programación, agregar tareas y vincularlas a predecesores. Estos son solo los primeros pasos para crear y administrar un cronograma de proyecto.

Si una tarea se retrasa, cámbiela duración campo, No sobre para comenzar o para terminar fecha. Para mostrar el progreso de la tarea, puede insertar % completado e ingrese cualquier interés. (Te recomiendo empezar con 0, 25, 50, 75 y 100%).

Microsoft Project tiene muchas otras características, como la capacidad de agregar recursos, crear hitos, generar informes y más. Si encuentra este artículo interesante y quiere saber más, háganoslo saber en los comentarios.

Foto: Cambermast LLC, de un futuro libro electrónico de Bill Raymond, Microsoft Project Fundamentals


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