Imagen: James Martin/CNET

Microsoft realiza un seguimiento de su uso de Office 365, tal como lo hace con Windows y otros productos y servicios. El propósito de dicha recopilación de datos, explica Microsoft, es mejorar el software y brindarle una experiencia más personalizada. También es necesaria cierta recopilación de datos para funciones específicas de Office, por lo que no puede cerrar completamente el grifo sin obstaculizar su capacidad para usar el software. Sin embargo, saber qué datos recopila Microsoft sobre usted y por qué puede ser informativo y beneficioso.

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Puede ver y verificar su configuración de privacidad directamente desde cualquier programa de Office 365, incluidos Word, Excel y PowerPoint. La suite ofrece configuraciones de privacidad de cuenta dedicadas donde puede leer las preguntas frecuentes sobre la recopilación de datos de Office y luego decidir qué configuraciones activar o desactivar. Las diferentes versiones de Office brindan acceso a la configuración de privacidad, pero para este artículo me estoy enfocando en Office 365.

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Para comenzar, abra Word, Excel o PowerPoint. Haga clic en el menú Archivo, seleccione Cuenta, luego haga clic en el botón Administrar configuración en Privacidad de la cuenta. Si por algún motivo este botón no está disponible, puede acceder a él yendo hasta el final: haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en Centro de confianza, haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza Administración de privacidad y, a continuación, haga clic en el botón Configuración de privacidad. Aparece la pantalla Configuración de privacidad (Figura A).

Figura A

La primera sección de Datos de diagnóstico necesarios analiza la información de diagnóstico que Microsoft necesita para ejecutar Office y mantenerlo actualizado. Esto puede incluir datos básicos como su versión de Windows y si las últimas actualizaciones se instalaron correctamente. Si Office falla, Microsoft recopila algunos datos sobre el bloqueo para solucionar problemas. Para leer más detalles, haga clic en el vínculo Más información para abrir una página web sobre datos de diagnóstico en Office.

La siguiente sección para datos de diagnóstico opcionales contiene información de diagnóstico que no es necesaria, pero que puede ayudar a resolver ciertos problemas. Microsoft también usa estos datos para mejorar Office. Por ejemplo, la empresa puede realizar un seguimiento del tiempo que lleva renderizar una versión en miniatura de una diapositiva de PowerPoint para ver si eso puede acelerar esa tarea. De forma predeterminada, este tipo de datos está deshabilitado. Al hacer clic en el vínculo Más información, accederá a la página web Datos de diagnóstico en Office. Si acepta compartir este tipo de información con Microsoft, seleccione la casilla de verificación Enviar datos de diagnóstico y uso adicionales a Microsoft; de lo contrario, déjelo sin marcar (Figura B).

Figura B

Desplácese hacia abajo hasta Experiencias conectadas para ver la sección de experiencias que analizan su contenido. Los datos recopilados aquí se utilizan para brindarle sugerencias y recomendaciones sobre el uso de Office. Por ejemplo, la herramienta Diseñador de PowerPoint analiza sus diapositivas para sugerir cambios de diseño e imágenes relevantes, el Traductor de Office analiza sus palabras escritas para traducirlas a otro idioma y la Herramienta de dictado analiza sus palabras habladas para convertirlas en texto. Haga clic en el enlace Más información para obtener más detalles y ver una lista de todas las características de Office que requieren este tipo de datos. La recopilación de datos aquí está marcada de forma predeterminada; Si le preocupa la privacidad, puede desmarcar la opción, pero tenga en cuenta que las funciones dependientes de Office ya no funcionarán.

La siguiente sección para experiencias que descargan contenido en línea describe la recopilación de datos que analiza sus búsquedas para descargar fuentes, plantillas, imágenes y otros elementos. Haga clic en el enlace Más información para ver una lista de todas las funciones que dependen de esta información; está habilitada de manera predeterminada. Al igual que con la configuración anterior, puede desactivarla, pero algunas funciones de Office ya no funcionarán correctamente (Figura C).

Figura C

A continuación, la sección Todas las experiencias conectadas apunta a la recopilación de datos para todo el contenido en línea. Este tipo de colección analiza su contenido de Office para descargar contenido en línea relevante. También examina cosas como su almacenamiento en línea y cualquier configuración para la coautoría de un documento de Office. Haga clic en el enlace Más información para ver la página web Experiencias conectadas al escritorio. Desplácese hacia abajo hasta la última sección de la página para controlar estas experiencias para obtener más detalles; al igual que las configuraciones anteriores, esta está habilitada por defecto. Si lo desactiva, algunas tareas en línea seguirán funcionando, incluida la sincronización de buzones de correo de Outlook, la descarga de actualizaciones y la verificación de licencias, pero otras funciones de Office y Outlook no funcionarán (Figura D).

Figura D

Si le preocupa su privacidad o desea obtener más información sobre la recopilación de datos de Microsoft, haga clic en el enlace Declaración de privacidad de Microsoft en la parte inferior de la pantalla Configuración de privacidad. Esto lo lleva a una página web de Microsoft que explica qué datos se recopilan, cómo se usan y cómo controlar su información personal para todos los productos y servicios de Microsoft.