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Los mensajes entran y salen, y una de las tareas de mensajería más comunes es reenviar un mensaje a alguien que no está en la lista de destinatarios. Es una segunda naturaleza para nosotros. Puede enviar un informe de estado semanal a su jefe o enviar un mensaje de texto a su cónyuge para informarle que ha acordado planes de cena para ustedes dos con buenos amigos. Puede reenviar el mensaje tal cual o escribir un nuevo mensaje de su elección en Outlook. En este artículo, le mostraré cómo crear una regla que pase mensajes específicos sin ningún esfuerzo adicional de su parte.

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Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. El reenvío está disponible en Outlook para la web. No hay archivo de demostración; no lo necesitarás.

Índice
  • Acerca del reenvío de correo electrónico
  • Cómo crear una regla en Outlook
  • Cómo crear excepciones de reglas en Outlook
  • Acerca del reenvío de correo electrónico

    Si a menudo se encuentra reenviando manualmente los mismos tipos de mensajes a las mismas personas, puede crear una regla en Outlook que reenviará el mensaje de manera adecuada para usted. Puede que no parezca un gran ahorro de tiempo, pero si lo hace con la suficiente frecuencia con varios tipos de mensajes, puede ahorrarse la molestia de recordar hacerlo y realmente hacerlo. Quiero señalar una desventaja de usar una regla: la regla no sabrá cuándo no para reenviar el mensaje. Por ejemplo, si a menudo recibe información confidencial en estos mensajes que no debe reenviar, deberá recordar suspender la regla para este mensaje. A la larga, esto puede ser más difícil que la transferencia manual. O cree un paso rápido que se transmita a su jefe; es un clic adicional, pero sigue siendo un poco más rápido que la transferencia manual y más seguro si a veces no necesita transferir.

    Cómo crear una regla en Outlook

    Antes de crear la regla, analicemos la situación. Suponga que recibe un aviso de solicitudes de servicio específicas de los clientes. Su jefe quiere conocer estas solicitudes de un solo cliente. En este caso, todo lo que realmente necesita es el correo electrónico del cliente y el correo electrónico de su jefe, por lo que esta regla será fácil de crear.

    1. Primero, haga clic en la bandeja de entrada. Si tiene un mensaje del cliente en cuestión, selecciónelo. De lo contrario, no importa qué mensaje seleccione.
    2. Si es necesario, haga clic en la pestaña Inicio, luego haga clic en el menú desplegable Reglas (en el grupo Mover).
    3. En la lista desplegable resultante, elija Crear regla.
    4. El cuadro de diálogo resultante se completará automáticamente con la información del mensaje seleccionado, así que ignórelo y haga clic en Opciones avanzadas.
    5. En el cuadro de diálogo del asistente de reglas, algunos enlaces se completarán automáticamente de la misma manera, pero aquí puede cambiarlos.
    6. Haga clic en la primera regla, Desde X (dónde X es el remitente del mensaje seleccionado, que puede ser o no el cliente en cuestión).
    7. Al hacer clic en esta opción, se actualizará la regla que se muestra en el panel inferior (paso 2). Si necesita cambiar el remitente, haga clic en el enlace y, mediante el cuadro de diálogo Dirección de la regla, elimine el remitente del control De, luego haga doble clic en el remitente apropiado. En este caso, estoy usando mi correo electrónico de TechRepublic.com, [email protected], como se indica en Figura A.
    8. Haga clic en Aceptar y el paso 2 se actualiza con la dirección seleccionada.
    9. Haga clic en Siguiente.
    10. Esta vez, marque la opción Reenviar a personas o grupo público (Figura B).
    11. Haga doble clic en el enlace de reenvío, seleccione la dirección de correo electrónico del jefe y luego haga clic en Aceptar. (Usaré la misma dirección de correo electrónico para facilitarme las cosas, pero usted trabajará con dos direcciones de correo electrónico). La regla actualizada ahora reenvía mensajes.
    12. Haga doble clic en Siguiente e ingrese un nombre para la regla, como Reenviar al jefe. Si hay mensajes en la bandeja de entrada que deben reenviarse, marque Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la bandeja de entrada. Para nuestros propósitos, la opción Habilitar esta regla marcada es todo lo que necesitamos. Al realizar la prueba, le recomiendo que no use la dirección de su jefe hasta que esté listo para enviar mensajes.
    13. Haga clic en Finalizar.

    Figura A

    Haga doble clic en el remitente y haga clic en Aceptar.

    Figura B

    En este punto, la regla está en su lugar y puede comenzar a usarla. Cuando llega un correo electrónico del cliente, Outlook reenvía automáticamente el mensaje al jefe la próxima vez que envíes un correo. Esta última parte es importante. Si envía y recibe correos electrónicos manualmente, la copia reenviada permanecerá en su bandeja de salida hasta que se envíe el siguiente correo electrónico.

    Cómo crear excepciones de reglas en Outlook

    Esta es una regla simple que transmitirá cada mensaje que reciba de su cliente a su jefe. En el paso 12 de la última sección, hace clic en Siguiente dos veces, omitiendo una sección de opciones de excepción. Puede personalizar aún más la regla si es necesario. Por ejemplo, si su jefe está en la lista de destinatarios, no querrá reenviar el correo electrónico porque el jefe ya lo recibió. En un caso como este, debe hacer clic en la opción A menos que se envíe a personas o un grupo público y elegir la dirección de correo electrónico de su jefe.

    Si no está familiarizado con las reglas, dedique algún tiempo a revisar las diferentes opciones, para que pueda comenzar a usarlas. Además, siempre pruebe sus reglas para asegurarse de que funcionen como se espera. Finalmente, es fácil olvidar reglas como esta, y no todas las situaciones tendrán una excepción que funcione. Cuando este sea el caso, deberá recordar suspender temporalmente o actualizar la regla usted mismo.