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Muchos documentos de Microsoft Word repiten la misma información en todo el documento. Por ejemplo, un contrato puede referirse varias veces a las partes contratantes. Una evaluación puede referirse al empleado o estudiante más de una vez. Word ofrece varias formas de repetir el contenido de un documento, pero un método con el que quizás no esté familiarizado son las propiedades del documento de Word. En este tutorial, le mostraré cómo usar las propiedades del documento para repetir el contenido de un documento. Es fácil y solo requiere un poco de configuración.

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Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. No puede ingresar ni actualizar propiedades de campo en Word para la web; sin embargo, Word para la web mostrará los resultados de las propiedades existentes en un documento. Uso Word porque ahí es donde más usará estas propiedades, pero esta función está disponible en otras aplicaciones de Office.

Índice

¿Qué son las propiedades del documento en Word?

Las propiedades del documento de Word almacenan metadatos sobre el archivo. Los metadatos son datos sobre datos. Describe y da contexto a los datos. Por ejemplo, los metadatos pueden ser quién creó el documento y cuándo, quién lo modificó por última vez, etc. Word hace que los metadatos estén disponibles a través de las propiedades del documento.

Word admite cuatro tipos de propiedades de documentos:

Propiedades estándar

Estos se aplican a cada documento. Se refieren al autor, título, tema y algunos otros. Puede modificar estas propiedades.

Propiedades actualizadas automáticamente

Estas propiedades del sistema de archivos, como el tamaño del archivo, las fechas de creación y última modificación, la cantidad de palabras en el documento, etc. Esta configuración de propiedades puede cambiar a medida que cambia el documento, pero no puede modificarla.

Propiedades personalizadas

Estos permiten al autor asignar valores de texto o numéricos a una propiedad personalizada. Hay una serie de nombres predefinidos que puede definir o puede crear los suyos propios. Puede actualizar estas propiedades.

Propiedades de la biblioteca de documentos

Están disponibles cuando un documento pertenece a una biblioteca de documentos en un sitio web o una carpeta pública.

Ahora que sabe qué son las propiedades del documento, aprendamos cómo acceder a ellas en un documento de Word.

Cómo acceder a las propiedades del documento en Word

Las propiedades del documento de Word están disponibles para ver, editar y crear desde el área detrás de escena. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Información en el panel izquierdo. A la derecha, busque una lista de propiedades estándar, como se muestra en Figura A.

Figura A

Word enumera varias propiedades en el área Detrás de escena.

Para acceder a estas propiedades, haga clic en la lista desplegable Propiedades y seleccione Propiedades avanzadas. El cuadro de diálogo resultante que se muestra en Figura B da acceso a todas las propiedades del documento. Word divide las propiedades en cinco pestañas. Si lo desea, haga clic en cada uno para ver qué hay disponible en cada pestaña, pero la que queremos es la pestaña Personalizada.

Figura B

Utilice este cuadro de diálogo para acceder a las propiedades del documento.

Cómo usar una propiedad de documento en Word

Ahora suponga que desea ingresar la fecha y la hora en que se creó el documento en el cuerpo de su documento. Puede adivinarlo, pero usar una propiedad de documento es más preciso. Para usar la propiedad del documento, siga estos pasos:

  1. Coloque el cursor donde desee introducir la fecha y la hora.
  2. Haga clic en la pestaña Insertar.
  3. En la lista desplegable Elementos rápidos del grupo Texto, elija Propiedades del documento cerca de la parte inferior de la lista.
  4. En el submenú resultante, seleccione Autor (Figura C).

Figura C

Elija una propiedad de documento.

Figura D

Word inserta la propiedad de autor y muestra el autor.

Como puedes ver en Figura D, Word inserta la propiedad del documento como un control de contenido. Si desea repetir la propiedad del documento en otra parte del documento, escríbala de nuevo o cópiela. Al copiar, asegúrese de hacer clic en el control primero, no solo copie el contenido. Luego pega la copia donde quieras. Si actualiza el primer control como se muestra en Figura EWord actualiza la copia.

Figura E

Actualice el primer control y Word actualizará el segundo.

Ahora vamos a crear una propiedad de documento personalizada y usarla para repetir información.

Cómo crear una propiedad de documento personalizada en Word

Las propiedades de documento personalizadas le permiten establecer una propiedad para un documento y usarla de la misma manera.

Para crear una propiedad de documento personalizada, siga estos pasos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Información en el panel izquierdo.
  2. Elija Propiedades avanzadas de la lista desplegable Propiedades.
  3. Haga clic en la pestaña Personalizar.
  4. Ingrese el nombre, especifique el tipo de datos e ingrese el valor: Miembro, Texto, Documento de vacaciones (Figura F). Esto agrega la nueva propiedad personalizada a la lista a continuación (figura g).
  5. Haga clic en Aceptar y vuelva al documento.

Figura F

Introduzca valores para la propiedad del documento personalizado.

figura g

Agregue la propiedad personalizada.

Ahora es el momento de usar la propiedad del documento para repetir el valor, Doc Holiday, en un documento:

  1. Coloque el cursor donde desee introducir el nombre Doc Holiday.
  2. Haga clic en el menú desplegable Elementos rápidos, pero esta vez seleccione Campo. Las propiedades del documento personalizado no están en el submenú.
  3. Seleccione DocProperty en el control Nombres de campo.
  4. Seleccione Miembro, el nombre de la propiedad del documento personalizado, de la lista Propiedades de campo (H-figura).
  5. Haga clic en Aceptar.

H-figura

Busque la propiedad del documento personalizado.

Esta vez, Word ingresa un código de campo, no un control de contenido. No se preocupe, puede insertar el campo de la misma manera donde se necesita o copiarlo como lo hicimos antes para el control de contenido como se muestra en me imagino.

me imagino

Copie el control para repetir el valor en otra parte del documento.

Si necesita cambiar el valor de la propiedad del documento personalizado, acceda desde detrás de escena y cambie la configuración del valor. Para ver el cambio, debe actualizar los campos. Para hacer esto, presione Ctrl + A para seleccionar todo en el documento, luego presione F9. Para bien o para mal, esto actualiza todos los campos del documento, no solo el campo Miembro personalizado. Si desea actualizarlos individualmente, haga clic derecho en cada uno y elija Actualizar campo.

Hay muchas formas de repetir contenido en un documento de Word. La creación de una propiedad de documento personalizada es una de las más fáciles, pero no muy conocida. Si lo usa en un documento compartido, asegúrese de instruir a sus colaboradores sobre cómo usarlo correctamente. De lo contrario, alguien podría actualizar manualmente el valor o eliminar el control o campo de contenido.

Si desea conocer otras dos formas de repetir valores en un documento de Word, lea Preguntas y respuestas de Office: dos formas sencillas de repetir texto en un documento de Word.