Imagen: Fotografía IB/Adobe Stock

Si realiza muchos análisis y resúmenes por grupos, probablemente esté construyendo una buena cantidad de tablas dinámicas y segmentaciones. Cuando basa la segmentación de datos en uno de los campos de la tabla dinámica, Microsoft Excel ordena los botones alfabética o numéricamente. La mayoría de las veces, eso será suficiente. A veces trabajará con elementos que no están bien representados por una ordenación tradicional. Cuando esto suceda, cree una lista de ordenación personalizada para ordenar los botones de segmentación.

En este tutorial, le mostraré cómo crear una lista personalizada de tallas de camisetas y luego ordenar los botones de la segmentación por talla en lugar de alfabéticamente.

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Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores de Excel hasta 2010. Excel para la web admite segmentaciones, pero no puede crear una lista de clasificación personalizada en la versión web.

Índice

Cómo agregar una tabla dinámica en Excel

Suponga que está realizando un seguimiento de los pedidos de venta de camisetas utilizando la tabla denominada TableSales, que se muestra en Figura A. Las camisetas están disponibles en cuatro tamaños: pequeño, mediano, grande y extragrande.

Una tabla dinámica es una excelente manera de discernir cuántas camisetas compra cada cliente por talla. Agreguemos rápidamente una tabla dinámica para mostrar el total de t-shires comprados por cada cliente.

Figura A

Agreguemos un gráfico dinámico basado en estos datos de ventas.

Para insertar la tabla dinámica, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en cualquier parte de la tabla TableSales.
  2. Haga clic en la pestaña Insertar, luego haga clic en Tabla dinámica en el grupo Tablas.
  3. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la opción Hoja existente. Puede agregarlo a una nueva hoja, pero esta opción me permite mostrar todo en la misma hoja.
  4. Haga clic dentro del control Ubicación, luego haga clic en algún lugar de la hoja para identificar la ubicación de la tabla dinámica. Elegí F2.
  5. Usar Figura B como guía para crear la tabla dinámica a través de la lista de campos de la tabla dinámica.

Figura B

Crea la tabla dinámica.

Con la tabla dinámica en su lugar, agreguemos una segmentación que la filtre por talla de camiseta.

Cómo agregar una rebanadora en Excel

Ahora suponga que desea agregar una segmentación para filtrar la tabla dinámica por tallas de camiseta. Para eso, proceda de la siguiente manera:

  1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica.
  2. Haga clic en la pestaña contextual Analizar tabla dinámica.
  3. En el grupo Filtro, haga clic en Insertar segmento.
  4. Haga clic en Comprador (Figura C) y haga clic en Aceptar.

Figura C

Seleccione el campo Comprador.

Figura D

La cortadora ordena los botones alfabéticamente.

Como puedes ver en Figura D, la segmentación ordena los botones alfabéticamente. A veces, este género será adecuado, pero en este caso es un poco contrario a la intuición. Los usuarios querrán ver los botones de tamaño en el siguiente orden: pequeño, mediano, grande y extra grande. Es posible que escuche quejas de los usuarios de que hacen clic en el primer botón esperando ver pequeñas compras, pero en cambio se vuelven grandes.

Afortunadamente, puedes darles lo que quieren agregando una ordenación personalizada.

Cómo agregar una clasificación personalizada en Excel

Podemos agregar una ordenación personalizada al libro de trabajo y luego ordenar el segmento por esa ordenación. Para crear la ordenación personalizada, siga estos pasos:

  1. Seleccione la pestaña Archivo y haga clic en Opciones en el panel izquierdo.
  2. Haga clic en Avanzado en el panel izquierdo.
  3. En la sección General, haga clic en el botón Editar listas personalizadas (está en la parte inferior).
  4. Agregue los tamaños en el orden tradicional: Pequeño, Mediano, Grande y X Grande. Pulse Intro entre cada elemento para crear la lista que se muestra en Figura E.
  5. Haga clic en Aceptar dos veces para volver a la hoja.

Figura E

Introduce las tallas en el orden tradicional.

Los botones de segmentación no se actualizan automáticamente.

Cómo actualizar el orden de clasificación de los botones en Excel

Microsoft Excel no ordenará automáticamente los botones; esta no es una función dinámica. Para obtener los botones para actualizar el orden de clasificación, haga clic con el botón derecho en el segmento y haga clic en Actualizar. Esto obligará a los botones a ordenar y seleccionarán la nueva ordenación personalizada como se muestra en Figura Fque creamos en la última sección.

Figura F

Los botones de la segmentación ahora se ordenan en el orden que esperan los usuarios.

Si por casualidad agrega un nuevo tamaño, como Pequeño, simplemente agregue Pequeño a la lista de clasificación personalizada. No tienes que recrearlo completamente. Luego actualice la cortadora.

No escuchará ninguna queja de los usuarios si les proporciona una segmentación que ordena los botones en el orden esperado.