Imagen: iStock/Igor Kutyaev

Los recordatorios de Outlook son exactamente como suenan: son un mensaje cronometrado que aparece para recordarle algo. Puede usarlos con tareas, citas y reuniones. Lo que quizás no sepa son algunas opciones que lo ayudan a administrar sus recordatorios para que funcionen mejor para usted. En este artículo, le presentaré algunas de estas configuraciones útiles. Puedes usar solo uno o todos.

VER: 69 trucos de Excel que todo usuario debe dominar (República Tecnológica)

Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Algunas de estas configuraciones no están disponibles en versiones anteriores. No hay archivo de demostración; no lo necesitarás.

Índice
  • Cómo configurar un recordatorio en Outlook
  • Cómo asegurarse de ver el recordatorio en Outlook
  • Cómo eliminar recordatorios automáticamente
  • Cómo crear tu propia configuración de tiempo
  • Los elementos recurrentes requieren recordatorios recurrentes
  • Cómo configurar un recordatorio en Outlook

    No valdrá la pena discutir opciones más nuevas (o útiles) si no sabe cómo configurar un recordatorio. La buena noticia es que es simple y puede configurar uno para la mayoría de los elementos de Outlook. Usando el calendario, haga doble clic en el día (y la hora, según la vista que esté usando). Si la cita o reunión ya existe, haga doble clic en ella para abrirla. En el cuadro de diálogo resultante, la opción de devolución de llamada está en el grupo Opciones. Simplemente elija la cantidad de minutos, horas, días o incluso semanas de anticipación de la lista desplegable Recordatorio que se muestra en Figura A.

    Figura A

    Para configurar un recordatorio para una tarea, abra una tarea existente o nueva y use la opción Seguimiento en el grupo Etiquetas. Específicamente, elija Recordatorio de la lista desplegable Seguimiento y use el cuadro de diálogo resultante para completar la configuración. Utilice este mismo método para establecer una marca para correos electrónicos nuevos y existentes, que no es lo mismo que un recordatorio. No verá el indicador si alguien responde: el indicador está en la copia del mensaje, que por defecto, Outlook lo guardará en la carpeta Enviados.

    VER: Cómo evitar que desaparezca un número de página en Microsoft Word (República Tecnológica)

    Cómo asegurarse de ver el recordatorio en Outlook

    El mayor problema con los recordatorios es que a menudo no los ve cuando está trabajando. En las versiones más recientes de Microsoft 365, puede solucionar este problema configurando una opción que siempre muestra todos los recordatorios en la parte superior de todas las ventanas. Entonces, si está trabajando en una propuesta en Word, Outlook mostrará un recordatorio en la parte superior de su documento. Es una buena característica.

    Para establecer esta opción, haga lo siguiente:

    1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones en el panel izquierdo y luego seleccione Avanzado.
    2. En la sección Recordatorios, marque la opción Mostrar recordatorios encima de otras ventanas (Figura B).
    3. Haga clic en Aceptar.

    Figura B

    Ahora puedes volver al trabajo sabiendo que no volverás a perderte un recordatorio, ¡al menos no porque no lo hayas visto! Figura C muestra el recordatorio encima de un documento de Word.

    Figura C

    Ahora quizás te estés preguntando sobre el sonido de recordatorio, ¿no es suficiente? Puede ser para algunos, pero no es para mí. A menudo estoy tan involucrado en mi trabajo que me desconecto por completo. Lo que sucede a menudo es que no estoy lo suficientemente cerca de la computadora para escucharlo. Uso de la sección Recordatorios (Figura B) puede seleccionar un sonido más fuerte, pero encontré esta solución discordante.

    VER: Cómo usar EOMONTH() para devolver el último día del mes y más en Excel (TechRepublic)

    Cómo eliminar recordatorios automáticamente

    Eliminar los recordatorios de un evento después de que haya ocurrido no parece necesario hasta que regresas de unas vacaciones de dos semanas en el paraíso y te sientes inmediatamente abrumado con todos los eventos que te perdiste mientras estuviste fuera. No es un gran problema, pero puede evitarlo configurando devoluciones de llamada para reenviar. Para eso, proceda de la siguiente manera:

    1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones en el panel izquierdo y luego elija Avanzado.
    2. En la sección Recordatorios, seleccione Descartar automáticamente los recordatorios de eventos pasados. (Puedes ver esta opción en Figura B.)

    Cómo crear tu propia configuración de tiempo

    Si no puede encontrar la cantidad de recordatorio deseada en la lista desplegable (Figura A), introdúzcalo manualmente. Digamos que desea configurar un recordatorio una hora y media antes de una reunión en la ciudad. Simplemente ingrese 90 minutos. La configuración de la hora también le permitirá ingresar las horas manualmente; recuerde incluir el componente AM/PM.

    VER: Cómo resaltar valores duplicados en Excel (TechRepublic)

    Los elementos recurrentes requieren recordatorios recurrentes

    Es fácil perder el recordatorio de un recordatorio recurrente Mancha. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en Omitir una vez y perderá los recordatorios de las ocurrencias restantes. En su lugar, marque la tarea como completa; esto dejará la configuración de devolución de llamada en su lugar.

    Si alguna vez perdiste el recordatorio, es fácil restablecerlo. Abra la tarea recurrente y configure el evento más reciente para completar. Abra el elemento para verificar que restablece el temporizador, solo para estar seguro. Es posible que deba restablecer otras tareas anteriores para completarlas.