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Las herramientas de automatización de procesos robóticos son una de esas áreas en las que un gran nombre y casos de uso demasiado complicados han hecho que una herramienta útil parezca estar fuera del alcance de las masas. Sin embargo, las herramientas simplificadas de automatización basadas en la web ponen las capacidades de RPA al alcance de la mayoría de los usuarios que desean automatizar tareas repetitivas.

Herramientas como Power Automate, Zapier, Automate.io e IFTTT de Microsoft se encuentran entre un conjunto emergente de herramientas basadas en la web capaces de automatizar tareas en aplicaciones en la nube. Uno de los principales beneficios de Power Automate de Microsoft, anteriormente conocido como Microsoft Flow, es que se incluye con una suscripción a Microsoft 365 y funciona bien con Office, OneDrive y Sharepoint de Microsoft.

Si está interesado en estas herramientas, comience por automatizar una tarea simple y luego agregue nuevos adornos a medida que aumenten sus habilidades. En mi caso, estaba buscando una forma de automatizar los diversos correos electrónicos de aprobación de los artículos que escribo para TechRepublic, que sigo en una hoja de cálculo de Excel bastante modesta.

VER: Comandos de Windows, Linux y Mac que todos deberían conocer (PDF gratuito) (República Tecnológica)

Aunque solo me toma unos minutos crear mis correos electrónicos de aprobación y actualizar la hoja de cálculo manualmente, es una tarea que hago varias veces a la semana, por lo que incluso el ahorro de tiempo de los mineros mediante la automatización de tareas rutinarias puede sumarse. La automatización también garantiza que reciba toda la información requerida en cada correo electrónico y que el formato de cada correo electrónico sea el mismo, lo que facilita el proceso de aprobación para mi editor.

Índice

Cómo usar herramientas RPA en Power Automate

Para cada tema, tengo que enviar una solicitud de aprobación por correo electrónico a mi editora Mary y, después de la aprobación, enviar una notificación por correo electrónico a una lista de Google y crear una plantilla para el artículo, y finalmente enviar el artículo y registrar cuando se facture.

Automatizaremos el envío de correo electrónico inicial y la actualización de la hoja de cálculo para este ejemplo (Figura A).

Figura A

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Utilicé la función Tabla en Excel para configurar mi rastreador, que básicamente crea una base de datos para que la use Power Automate.

Microsoft proporciona una versión de escritorio de Power Automate que es un poco más sofisticada y complicada. Por lo tanto, recomiendo que los principiantes en RPA comiencen con la versión en línea, accesible aquí. La versión en línea también permite que su flujo, el término de Microsoft para una automatización, se ejecute desde su libro de Excel en cualquier computadora.

Al iniciar sesión en el sitio web de Power Automate, encontrará un panel de control y algunas automatizaciones comunes. Estos son un excelente punto de partida y le permiten aprender con el ejemplo a medida que modifica las automatizaciones existentes para satisfacer sus necesidades (Figura B).

Figura B

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Al seleccionar Crear de la lista de la izquierda, se le presentarán plantillas adicionales y la capacidad de buscar. Cuando busco "fila de Excel de correo electrónico", encuentro un patrón que se parece a lo que quiero lograr: Enviar correo electrónico para la fila seleccionada (Figura C).

Figura C

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Si selecciono esta opción, Power Automate me preguntará qué conectores utilizará para ejecutar la automatización. Cada paso de flujo generalmente se conecta a una aplicación o datos y puede requerir una conexión o autenticación para completar (Figura D).

Figura D

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

El primer paso del flujo suele ser un desencadenante, un evento o una acción que se produce para iniciar el flujo. En este caso, comienzo manualmente la transmisión desde una fila seleccionada en una hoja de cálculo.

Utilice las primeras tres listas desplegables para ubicar la hoja de cálculo que creó anteriormente. Si no puede encontrar ninguna opción en la selección de Tabla, asegúrese de haber seleccionado las filas en su hoja de trabajo y configúrelas como una tabla usando la pestaña Tabla en Excel.

Notará que se definen dos entradas en el flujo estándar: una para la dirección de correo electrónico del destinatario y otra para el asunto del correo electrónico. Como necesitamos estos campos en la siguiente acción en la configuración predeterminada, no podemos eliminarlos hasta que se eliminen de la acción Enviar correo electrónico.

Siempre envío la aprobación al mismo lugar y definiremos el tema desde nuestra hoja de cálculo. Así que eliminé esas opciones de la acción Enviar correo electrónico y luego puedo eliminarlas de la acción Para la fila seleccionada usando el menú en los puntos suspensivos.

Si desea solicitar entradas manualmente al usuario, puede usar el botón Agregar entrada y crear las entradas que necesita.

Como muchas herramientas emergentes, Power Automate tiene algunos matices extraños. Por ejemplo, One Drive for Business aparecerá varias veces en la lista desplegable Biblioteca de documentos. Seleccionar el primero por lo general parece funcionar.

Al configurar mi hoja de cálculo y con los valores predeterminados de correo electrónico y asunto eliminados, mi flujo se ve así (Figura E):

Figura E

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Ahora puedo configurar el correo electrónico de aprobación que quiero enviar. Voy a codificar la dirección de correo electrónico porque siempre envío mi correo electrónico al mismo lugar y uso texto y un campo de mi hoja de cálculo para el asunto y el cuerpo.

Notarás que si tocas un campo, obtendrás una ventana emergente con contenido dinámico, que son los diferentes campos en tu hoja de cálculo. Puede tomar texto estático y colocar contenido dinámico según sea necesario. Agregué contenido estático y dinámico, por lo que mi acción Enviar correo electrónico finalmente se ve así (Figura F):

Figura F

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Con fines de prueba, coloque su correo electrónico en el campo Para para evitar que se envíen correos electrónicos fallidos o mal formateados a un cliente o colega.

En este punto, puede guardar y probar su flujo.

Lo que es algo confuso en este escenario es que si hace clic en el botón Prueba en la esquina superior derecha de la pantalla, verá que todas las opciones de prueba están atenuadas. De hecho, este flujo en particular requiere una fila en una hoja de cálculo para activar (figura g).

figura g

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Para probar estos flujos basados ​​en hojas de cálculo, abra su hoja de cálculo en Excel. Si hace clic en la pestaña Datos, debería notar un botón de alimentación azul en el extremo derecho de la barra de cinta. Al hacer clic en este botón, podrá ver los flujos de Power Automate para esta hoja de cálculo una vez que haya iniciado sesión en su cuenta de Microsoft 365.

Si selecciona una fila en su tabla, ya sea seleccionando la fila completa o simplemente haciendo clic en una celda en la fila deseada, el botón Reproducir debería activarse y permitirle ejecutar el flujo (H-figura).

H-figura

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Es posible que deba iniciar sesión nuevamente según las acciones que haya en su flujo, pero eventualmente el flujo debería ejecutarse. Es posible que se sienta un poco decepcionado, ya que no hay luces intermitentes ni información que muestre que su flujo funcionó más allá de un enlace al registro de ejecución.

Sin embargo, después de unos momentos, debería recibir un correo electrónico de su fuente y encontrar un correo electrónico enviado en su bandeja de entrada. A continuación, agregaremos un paso para actualizar nuestra hoja de cálculo, lo que se vuelve un poco más emocionante porque las celdas de la hoja de cálculo se actualizarán después de unos segundos.

De cualquier manera, comprobar el historial de ejecución de su flujo desde el sitio web de Power Automate mostrará su resultado (me imagino):

me imagino

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Tocar una entrada de fecha proporciona un buen registro de esa ejecución de flujo y mostrará los datos obtenidos y enviados para cada paso de flujo.

Cómo agregar la funcionalidad de actualización en Power Automate

Si bien es bueno poder enviar un correo electrónico, también sería útil actualizar las celdas de estado en la hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los elementos que se han enviado para su aprobación. Podemos lograr esto agregando un nuevo paso a nuestro flujo, usando el botón Nuevo paso y ubicando la acción Actualizar fila (Figura J):

Figura J

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Como antes, seleccionará la ubicación de su archivo y tabla y notará dos nuevas opciones: Columna clave y Valor clave. La columna clave es la columna de su hoja de cálculo donde la acción buscará el valor que proporcione en el valor clave.

En nuestro caso, buscaremos en la columna Asunto el título del asunto que enviamos por correo electrónico en el paso anterior. Notará que seleccionar este campo proporciona una selección de contenido dinámico similar. Con el elemento Tema, deberíamos poder actualizar la fila de nuestra tabla para el tema que se acaba de enviar por correo electrónico. Notará que puede usar otra hoja de cálculo o archivo para poder realizar múltiples actualizaciones y acciones desde el disparador inicial.

También notará que una vez que seleccione su tabla, obtendrá campos para cada columna en su hoja de cálculo. Aquí es donde proporciona valores actualizados que aparecerán en su hoja de cálculo.

En mi caso, voy a actualizar la columna María con una "Y", indicando que he enviado mi solicitud de aprobación a mi editor, y voy a cambiar la columna Aprobado a "P" por Pendiente, que significa que estoy esperando la aprobación de Mary.

Cuando se completa, la acción se ve así (Figura K):

Figura K

Imagen: Patrick Gray/TechRepublic.

Ahora puedo guardar y probar mi feed y, cuando esté satisfecho, actualizar el campo Para con la dirección de correo electrónico de mi editor.

Usando estas mismas técnicas, puedo construir acciones adicionales. Por ejemplo, agregué la capacidad de crear un nuevo documento de Word para mi publicación basada en plantilla y enviar un correo electrónico de aprobación diferente con las actualizaciones de estado correspondientes a mi rastreador. Sus únicos límites principales son su imaginación y si puede encontrar una acción que haga lo que necesita o se integre con la aplicación correcta.

Con aproximadamente una hora de trabajo para mis flujos de trabajo de aprobación de artículos, probablemente esté ahorrando 30 minutos cada mes que solía dedicar a crear correos electrónicos y copiar documentos manualmente. Si bien no es profundo, seis horas libres adicionales cada año es una victoria que tomaré con mucho gusto, y estoy buscando otras automatizaciones menores que puedan aumentar esos ahorros de tiempo.