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Microsoft Planner le brinda una forma visual de realizar un seguimiento y administrar proyectos y otros trabajos en equipos comerciales. Disponible en la web y como una aplicación móvil, Planner sirve como un centro donde todos los miembros del equipo pueden crear planes de negocios y organizar tareas para que otros miembros las vean y accedan. ¿Cómo funciona Microsoft Planner y cómo pueden usarlo usted y otros miembros de su equipo para administrar sus proyectos y tareas? Veamos esto.

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Microsoft Planner requiere una suscripción Business, Business Premium o Education a Office 365. Los usuarios del plan Hogar u otras versiones de consumo de Office 365 no podrán acceder a él. Si tiene una cuenta elegible de Office 365 con su organización, inicie sesión en el sitio de Microsoft Planner con su nombre de usuario y contraseña de Office 365. En su sitio web de Microsoft Planner, su primer paso es diseñar un plan. Haga clic en el botón para crear un plano (Figura A).

Figura A

En la ventana Nuevo plan, ingrese un nombre para su plan comercial. Elija una de las dos opciones de acceso: 1) Público: todos en mi organización pueden ver el contenido del plan; o 2) Privado: solo los miembros que agregue pueden ver proyectos en el plan. Haga clic en la flecha Opciones y agregue una descripción del grupo si lo desea. Haga clic en el botón para crear un plano (Figura B).

Figura B

Tu próxima acción depende de la opción que elijas, pública o privada. Si eligió el acceso público, puede comenzar a asignar tareas. Si eligió el acceso privado, es posible que desee aprovechar este tiempo para invitar a otros al plan del proyecto. Para este último, haga clic en el icono de puntos suspensivos y seleccione Miembros. Esta acción abre Outlook con su grupo de proyecto en la lista. Haz clic en el enlace para invitar a otros.

Puede invitar a personas dentro o fuera de su organización. Las personas ajenas a su organización están invitadas como invitados. Recibirán notificaciones por correo electrónico y podrán acceder al contenido del proyecto grupal. Haga clic en el botón Copiar enlace para copiar un enlace para compartir, o haga clic en el botón Correo electrónico para enviar una invitación por correo electrónico a las personas que desea unirse al grupo (Figura C).

Figura C

También puede hacer clic en el enlace Administrar miembros del grupo en Outlook. Luego haga clic en el enlace Agregar miembros. Elija los miembros que desea agregar y haga clic en el botón Agregar (Figura D). Luego cierra la ventana.

Figura D

Cierra Outlook y vuelve a Microsoft Planner. Haga clic en el botón para agregar una tarea. Escriba el nombre de la tarea, ingrese una fecha de vencimiento y luego asigne la tarea a un miembro del grupo. Haga clic en el botón para agregar una tarea (Figura E). Continúe agregando y asignando tareas de esta manera a los miembros del grupo.

Figura E

Luego puede crear cubos para organizar las diferentes tareas por tipo de trabajo, departamento u otros criterios. Para hacer esto, haga clic en el enlace Agregar un nuevo compartimento. Escriba un nombre para el depósito. Luego puede agregar tareas directamente a este depósito (Figura F).

Figura F

A medida que usted y otros miembros del grupo completen tareas, simplemente haga clic en sus círculos para indicar que se han completado. Luego puede verificar las tareas completadas y en curso de varias maneras. Haga clic en el encabezado Gráficos para ver el progreso de todas las tareas (figura g).

figura g

Haga clic en el encabezado Programar para mostrar una vista de calendario de las tareas asignadas y recorra los meses para ver el estado de todas las tareas (H-figura).

H-figura

Haga clic en el icono de puntos suspensivos para una tarea específica. Desde el menú, puede etiquetarlo con colores, asignarlo a otra persona, copiar la tarea, copiar un enlace a la tarea, mover la tarea a otra lista o eliminar la tarea (me imagino).

me imagino

Haga clic en la tarea en sí. Ahora puede agregar más detalles, incluida la fecha de inicio, el progreso de la tarea, la prioridad, las notas y los datos adjuntos (Figura J). Cierra la ventana de tareas cuando hayas terminado.

Figura J

A continuación, haga clic en el icono de puntos suspensivos para un plan específico. Aquí puede marcarlo, exportarlo a Excel, agregarlo a su calendario de Outlook y ejecutar otros comandos (Figura K).

Figura K

Para crear un nuevo plan, haga clic en la entrada Nuevo plan en la barra lateral izquierda. Para ver todos sus planes, haga clic en la entrada Planner Hub en la barra lateral. Haga clic en la entrada Mis tareas para ver las tareas que tiene asignadas.

Finalmente, puede usar la aplicación móvil Microsoft Planner para realizar un seguimiento y trabajar con sus planes y tareas. Para obtener la aplicación, haga clic en el botón Obtener la aplicación en Planner Hub e ingrese su número de teléfono móvil. También puede obtener la aplicación directamente desde Apple App Store para un iPhone o iPad, y desde Google Play para un dispositivo Android.