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Si usa Microsoft Outlook, puede pasar mucho tiempo administrando su correo electrónico. Eliminar, mover y organizar todo su correo puede parecer un trabajo de tiempo completo. Una forma de aliviar la carga en Outlook es usar la función Pasos rápidos. Con Pasos rápidos, puede crear pasos que incluyan una o más acciones para procesar automáticamente un mensaje específico. Por ejemplo, puede crear un paso para eliminar permanentemente un correo electrónico, copiarlo o moverlo a una carpeta específica, marcarlo como no leído o reenviarlo como archivo adjunto. Y puede combinar múltiples acciones en un solo paso. Cuando reciba un correo electrónico, en lugar de ignorarlo o guardarlo para más tarde, simplemente seleccione el paso rápido apropiado para tratarlo de inmediato.

Estoy usando la última versión de Outlook de Office 365, pero la función Pasos rápidos funciona igual para las versiones más recientes de Outlook.

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Antes de comenzar a sumergirse en los pasos rápidos, querrá pensar en la mejor manera de organizar su correo electrónico. Uno de los propósitos principales es mover, responder o administrar un correo electrónico entrante, para que no permanezca en su bandeja de entrada durante semanas o meses. Como ejemplo, creé una carpeta llamada To-Do para las tareas que necesito completar y otra carpeta llamada Listo para las tareas que he completado. Me aseguro de mover los correos electrónicos correctos a estas y otras carpetas, y a menudo utilizo los pasos rápidos para hacerlo.

Abra Outlook. La sección de pasos rápidos se encuentra en la cinta de inicio y ya contiene algunos pasos predeterminados. A partir de ahí, querrá crear pasos según sus necesidades. Para ello, haga clic en el icono Crear nuevo en la sección Pasos rápidos (Figura A).

Figura A

Tal vez desee administrar los correos electrónicos sobre las cosas que debe hacer, por lo que desea moverlos a una carpeta de tareas pendientes. En la ventana Editar paso rápido, asigne un nombre al paso, por ejemplo: Para hacer. Haga clic en el campo para elegir una acción y seleccione la acción para mover a la carpeta. Haga clic en el campo Elegir carpeta y seleccione la carpeta Tareas a la que desea mover un correo electrónico adecuado. Haga clic en Finalizar (Figura B).

Figura B

Ahora suponga que un nuevo correo electrónico entrante se trata de una tarea que debe completar. Seleccione el correo electrónico, luego haga clic en el ícono en la sección Pasos rápidos para hacer. (Figura C).

Figura C

Este correo electrónico luego se mueve a la carpeta apropiada (Figura D).

Figura D

Luego puede combinar múltiples acciones en un solo paso rápido. Tal vez desee poder responder a un correo electrónico entrante de inmediato y luego moverlo a una carpeta específica después de responder; intentémoslo. Nuevamente, haga clic en el icono Crear nuevo en la sección Pasos rápidos. Asigne un nombre al paso, algo así como Responder y mover. En el campo Elegir una acción, haga clic en la entrada para Responder. A continuación, haga clic en el botón Agregar acción. En el campo Elegir una acción, seleccione la entrada para Mover a una carpeta, luego seleccione la carpeta específica. Haga clic en Finalizar (Figura E).

Figura E

Seleccione un correo electrónico entrante al que desea responder, luego navegue a una carpeta. Haga clic en el nuevo paso rápido que creó para Responder y mover. Escriba su respuesta y envíe el mensaje, y el correo electrónico se moverá a la carpeta adecuada (Figura F).

Figura F

Puede editar fácilmente cualquier elemento con un paso rápido desde su nombre hasta sus acciones. Haga clic con el botón derecho en un paso que desee editar y seleccione Editar. Esto lo lleva a la ventana Editar paso rápido donde ahora puede editar los elementos que desee. Haga clic en Guardar después de realizar los cambios. Puede eliminar un paso que ya no necesite: haga clic con el botón derecho en el grupo Pasos rápidos y seleccione Eliminar. También puede usar un paso rápido como fuente para crear un nuevo paso similar. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en el paso existente en el grupo Pasos rápidos y seleccione Duplicar.

Puede administrar sus Pasos rápidos de forma individual o en conjunto: haga clic con el botón derecho en cualquier Paso rápido y seleccione Administrar Pasos rápidos. Desde aquí puede editar, duplicar o eliminar un paso. También puede cambiar el orden de los pasos. Seleccione un paso específico y haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo en la parte inferior para moverlo hacia atrás o hacia adelante en la lista de pasos (figura g).

figura g

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