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Excel ofrece varias opciones de clasificación avanzadas, pero la mayoría de nosotros nunca se aventura más allá de las clasificaciones alfabéticas y numéricas ordinarias. Si necesita algo más que ordenar, consulte las opciones de clasificación avanzadas de Excel. En este artículo, discutiremos varias opciones avanzadas. A continuación, le mostraré cómo crear una ordenación personalizada para esos momentos en los que ni siquiera la configuración avanzada es adecuada.

Uso Excel en Office 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede aplicar estas técnicas de clasificación a versiones anteriores. Las clasificaciones personalizadas no son compatibles con la edición del navegador. Puede utilizar sus propios datos o descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls.

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Índice

Cómo usar las opciones de clasificación avanzadas en Excel

Una vez que haya dominado las clasificaciones simples (alfabéticas y numéricas), es posible que desee consultar las opciones de clasificación avanzadas. Puede que nunca los necesite, pero si los necesita, son invaluables.

Para encontrar estas opciones, haga clic en la pestaña Datos, luego haga clic en la opción Ordenar en el menú Ordenar y filtrar grupo. A continuación, haga clic en el botón Opciones para iniciar el cuadro de diálogo que se muestra en Figura A. (Debes seleccionar un rango de valores para acceder a estos ajustes).

Figura A

Muestra las opciones de clasificación avanzadas de Excel.

Las tres opciones avanzadas de las que vamos a hablar son:

  • Distingue mayúsculas y minúsculas
  • Ordenar de arriba a abajo
  • Ordenar de izquierda a derecha

Como puede ver, solo la opción avanzada Ordenar de arriba a abajo está configurada de manera predeterminada, lo cual tiene sentido. Por lo general, así es como ordenamos: de arriba a abajo (no de izquierda a derecha).

Comencemos con la opción de distinción entre mayúsculas y minúsculas. Figura B muestra los resultados de dos tipos: el tipo predeterminado, que no distingue entre mayúsculas y minúsculas, y el tipo que distingue entre mayúsculas y minúsculas. Como puede ver, los caracteres en minúscula se ordenan antes de la letra mayúscula (Seleccioné los rangos de clasificación antes de ordenar y, si hay columnas adyacentes, se le pedirá que expanda o mantenga la selección actual).

Figura B

La distinción entre mayúsculas y minúsculas ordena los caracteres en minúsculas antes que en mayúsculas.

Ordenar de arriba a abajo es el valor predeterminado y ya lo sabe, así que echemos un vistazo a Ordenar de izquierda a derecha. Figura C muestra el resultado de cambiar esta opción a Ordenar de izquierda a derecha. El resultado es el mismo que para la distinción entre mayúsculas y minúsculas porque no desmarqué esa opción: permanece establecida hasta que la desmarque (debe tener cuidado con esta pequeña trampa). Por otro lado, la opción Ordenar de izquierda a derecha permanece establecida hasta que realiza una ordenación de arriba a abajo; Excel la cambia automáticamente por usted. Cuando utilice la ordenación de izquierda a derecha, probablemente necesitará configurar la fila en el control Ordenar por. Si recibe un error, inténtelo de nuevo y marque esta opción.

Figura C

Puede ordenar de izquierda a derecha.

Otras opciones de clasificación avanzadas incluyen el color de la celda y la fuente y los iconos de formato condicional. También puede agregar capas de clasificación para formar subgrupos. Probablemente no utilice estas opciones avanzadas con frecuencia. Ninguna de estas opciones avanzadas le permite aplicar un orden de clasificación personalizado.

Cómo usar la función de clasificación personalizada de Excel

La función de ordenación personalizada de Excel le permite determinar el orden de clasificación porque algunos datos vienen con un orden de clasificación que no es alfabético ni numérico, se ordenan según las reglas comerciales. Por ejemplo, una lista de tamaños (pequeño, pequeño, mediano, grande y extra grande) puede ordenarse alfabéticamente, pero no por tamaño, de menor a mayor y viceversa. Para esto, podemos crear una ordenación personalizada de la siguiente manera:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones.
  2. Seleccione Avanzado en el panel izquierdo.
  3. En la sección General, haga clic en Editar listas personalizadas. Verá las listas integradas de Excel; probablemente ya esté usando algunas de ellas y tal vez nunca supo que estaba usando una ordenación personalizada.
  4. En el campo Lista de entradas, ingrese la lista en orden ordenado (Figura D): Pequeño, pequeño, mediano, grande, muy grande. (Si la lista es larga o ya existe como datos naturales, puede especificar la referencia de celda y hacer clic en Importar).
  5. Haga clic en Agregar y Excel transferirá la nueva ordenación personalizada a las listas personalizadas de la izquierda.
  6. Haga clic en Aceptar dos veces.

Figura D

Ingrese los tamaños en el orden en que desea ordenarlos.

Para aplicar la aplicación personalizada, seleccione la lista que desea ordenar. A continuación, haga clic en la pestaña Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar en el grupo Edición y elija Ordenación personalizada en la lista desplegable. Si existen datos en columnas adyacentes, se le pedirá que expanda la selección, pero no elija Continuar con la selección actual y haga clic en Ordenar. En el menú desplegable Pedido, elija Lista personalizada (Figura E). Seleccione la lista de tamaños que se muestra en Figura F y haga clic en Aceptar dos veces. figura g muestra la lista ordenada.

Figura E

Elija Lista personalizada.

Figura F

Seleccione la lista personalizada.

figura g

Excel ordena la lista según el tipo de lista personalizado.

Siempre que tenga un patrón de ordenación que no sea compatible con la funcionalidad integrada, considere crear una lista personalizada para ordenar.

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