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Si trabaja en Teams o SharePoint, probablemente esté familiarizado con el concepto de listas. Esta característica llegó a Microsoft 365 en 2020, pero muchos usuarios aún no usan la aplicación. Las listas son una forma de colaborar con otros al administrar el trabajo o las tareas. Puede crear y compartir listas que lo ayuden a rastrear casi cualquier cosa.

Las listas también son una excelente manera de colaborar y puede usar las listas de Microsoft para crear formularios de entrada de datos para otras personas de su organización. Es rápido, fácil e infinitamente más fácil de implementar que los formularios de usuario de Excel o incluso los formularios de Microsoft. En este tutorial, le mostraré cómo crear listas de Microsoft a partir de datos de Microsoft Excel. Puede descargar el archivo de demostración de este tutorial.

VER: Comandos de Windows, Linux y Mac que todos deberían conocer (PDF gratuito) (República Tecnológica)

Las listas están disponibles con Microsoft 365 en Windows 10 y 11. Obtendremos datos de un archivo de Excel, pero las listas no lo limitan a Excel: puede descargar datos de otra hoja de cálculo. Necesitará una cuenta de Microsoft Work o Home para aprovechar al máximo las listas. Las cuentas personales no son tan sólidas. Las listas han existido por un tiempo, pero es posible que los gráficos de su interfaz no coincidan con los míos. No se preocupe si esto sucede.

Índice

Cómo crear una lista en Microsoft 365 utilizando datos de Excel

¿Por qué listas en lugar de Excel? Las listas le permiten controlar cómo ve los datos. Una vez que los datos están en las listas, puede verlos como una cuadrícula, un mapa o una línea de tiempo. Puede establecer reglas que le notifiquen cuando algo cambie. Las listas realmente muestran su potencial cuando las usa con Power Automate, Power Apps e incluso Power BI. Puede reemplazar fácilmente formularios de usuario y formularios de Microsoft con listas de Microsoft siempre que los usuarios estén en su organización.

Al usar datos existentes en un archivo de Microsoft Excel, no es necesario hacer mucho para prepararse. Sin embargo, no puedes pensar como un usuario de Excel; necesitas pensar como un usuario de lista. Microsoft Lists asume que la columna más a la izquierda es un tipo de datos de título; esta es la columna predeterminada. Dependiendo de cómo utilice su hoja de Excel, es posible que su estructura no coincida con la estructura de las listas. Si puede mover columnas a la fuente, el archivo .xlsx, puede ahorrarse un poco de trabajo en las listas.

Puedes trabajar con tu propio archivo. Si elige trabajar con sus propios datos, la columna más a la izquierda será el tipo de datos Título predeterminado.

Hay tres formas de crear una lista en Listas de Microsoft: desde cero, por plantilla y desde Excel. La ruta para los tres es la misma, hasta el punto en que debe elegir Excel como su fuente de datos:

  1. Inicie listas desde su cuenta de Microsoft 365, como lo haría con cualquier otra aplicación de Microsoft 365 (Figura A).
  2. Haga clic en el iniciador de aplicaciones de Microsoft 365 y elija Listas. Si no ve Listas, haga clic en Todas las aplicaciones y luego seleccione Listas.
  3. Si nunca ha usado Listas antes, la aplicación probablemente le pedirá que instale la última actualización. Si está actualizando ahora, es posible que deba volver a iniciar los listados cuando haya terminado.
  4. Haga clic en Nueva lista en la parte superior de la página (Figura B).
  5. En la página resultante (Figura C), puede elegir una de las tres formas de crear la lista.
  6. En este punto, se separa de los pasos para crear cada lista. Para obtener datos de Excel, haga clic en el mosaico Desde Excel.
  7. Puede cargar desde su sistema local o OneDrive. El archivo de demostración .xlsx en mi sistema está en Descargas (Figura D). Localice y seleccione su archivo, esté donde esté. Lists carga el archivo en la biblioteca de OneDrive. Lists hace un gran trabajo al delimitar correctamente sus datos (Figura E). Si el botón Cargar archivo está atenuado, no puede crear una lista desde Excel. Pida a su administrador que cambie los permisos.
  8. El primer control mostrará los objetos de la tabla en el archivo .xlsx. En nuestro caso, solo hay uno, Ventas. Utilice las listas desplegables encima de cada campo para establecer el tipo de datos correcto. Deje el tipo de datos como Título para la columna Región. La fecha corresponde a la fecha y hora y el importe a la moneda (Figura F).
  9. Haga clic en Siguiente. En la siguiente ventana, agregue una descripción, elija un color y elija una ubicación para guardar la lista (figura g).
  10. Haz clic en Crear.

Figura A

Inicie Listas de Microsoft desde su cuenta de Microsoft 365.

Figura B

Comience haciendo clic en Nueva lista.

Figura C

Haga clic en Desde Excel para importar datos de Excel a Listas de Microsoft.

Figura D

Busque y seleccione el archivo de Microsoft Excel que contiene los datos de la lista.

Figura E

Microsoft Lists importa datos de Excel.

Figura F

Definir tipos de datos de columna.

figura g

Cree el archivo de lista.

H-figura

Ahora tiene una lista con la que trabajar en Listas de Microsoft.

Como puedes ver en H-figuraMicrosoft importa y formatea datos de Excel.

Para ingresar nuevos datos, haga clic en Nuevo y Microsoft Lists abrirá un formulario de ingreso de datos. Haga clic en Compartir para compartir la lista con otras personas de su organización.

Hacer clic en Exportar le permite exportar los datos de la lista actual en formato .csv y .xlsx. Con Automate, puede establecer un recordatorio o crear una regla que le notifique cuando se cumplan condiciones específicas. Integrate le permite enviar el archivo a Power Apps, Power Automate y Power BI.

Manténganse al tanto

Microsoft Lists asume que la columna más a la izquierda es la columna predeterminada y asigna automáticamente el tipo de datos Título, que no se puede cambiar. Esto no es un error; así es como funciona la aplicación. En un artículo futuro, discutiré este comportamiento y le mostraré cómo lidiar con él.