Imagen: iStock/AndreyPopov

La colaboración es el último impulso de Microsoft 365 y ahora es más fácil que nunca compartir un documento en tiempo real. Ahora que los usuarios pueden colaborar fácilmente en el mismo documento, es posible que haya encontrado un nuevo problema.

¿Alguna vez ha estado trabajando en una hoja compartida cuando de repente, sin su intervención, los datos que estaba viendo desaparecieron, reemplazados por una visualización diferente de los mismos datos? Es un problema en tiempo real, pero hay una solución rápida y fácil: usar vistas de hoja. En este artículo, analizaremos un poco el problema y luego aprenderemos a usar las vistas de hoja para resolverlo. Incluso si no está colaborando, puede usar esta función para crear vistas personalizadas para usted o sus usuarios.

VER: 60 trucos de Excel que todo usuario debe dominar (República Tecnológica)

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede trabajar con versiones anteriores a 2007. Puede trabajar con sus propios datos o descargar el archivo de demostración .xlsx. Esta función estuvo disponible por primera vez en el navegador, por lo que es bastante apropiada para la versión del navegador y ahora debería estar disponible para la mayoría de los usuarios en la versión de escritorio.

Índice

Acerca de la vista de hoja en Excel

Las vistas de hoja le permiten personalizar la forma en que ve los datos en una hoja compartida, sin interrupciones de otras personas que comparten la misma hoja. Por ejemplo, si aplicó un filtro, no perderá repentinamente sus resultados cuando otro usuario clasifique o filtre los mismos datos de una manera diferente. Si es necesario, puede crear varias hojas basadas en los mismos datos.

VER: Cómo copiar expresiones sin cambiar las referencias de celda en Excel (República Tecnológica)

En pocas palabras, las vistas de hoja son diferentes vistas de los mismos datos que le permiten a usted y a otros colaboradores ver los mismos datos de diferentes maneras al mismo tiempo. Ahora veamos cómo proteger su forma de trabajar aplicando un modo hoja.

Cómo agregar una vista de hoja en Excel

Antes de poder aplicar una vista, necesita un libro de trabajo compartido. Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha y siga las indicaciones. No podría ser más fácil. No ofrezco instrucciones específicas porque hay más de una opción y Excel lo guiará. Después de hacer clic en Compartir, Excel le pedirá posibles ubicaciones de servidor (yo uso OneDrive) y un tipo de archivo. Para nuestros propósitos, elija un archivo de Excel, no un archivo PDF. Si tiene problemas, es posible que deba llamar a su administrador de Microsoft 365 de inmediato.

VER: Cómo exponer expresiones que devuelven un valor de error establecido en Microsoft Excel (República Tecnológica)

A continuación, necesitamos una vista personalizada de sus datos en la que basaremos la vista de hoja. Para demostrar ambos, agregaremos un filtro simple a la hoja en Figura A que muestra solo bebidas:

  1. Haga clic en cualquier parte del conjunto de datos y, a continuación, haga clic en la pestaña Datos. (Esto también funciona con un objeto Table).
  2. En el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtrar. Esto agregará filtros desplegables a todos los campos (Figura A).
  3. Para establecer un filtro, haga clic en la lista desplegable Categoría, anule la selección de Seleccionar todo, haga clic en Bebidas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Figura A

Ahora que tenemos un conjunto de datos personalizado, creemos una vista personalizada para él.

Seleccione la hoja en cuestión, luego haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Ver.
  2. En el grupo Visualización de hojas, haga clic en Nuevo. Tenga en cuenta que el menú desplegable de vista de hoja muestra la vista temporal (Figura B).
  3. Realice los cambios necesarios (ordenaciones, filtros, etc.) para crear la vista de los datos que necesita para hacer su trabajo. Sabrá que está en la vista de hoja por el ícono del ojo en la pestaña de la hoja y los encabezados de diferentes colores.

Figura B

Esta vista es temporal. Para que sea permanente, reemplace la vista temporal en la lista desplegable de vista de hoja con un nombre y presione Entrar o haga clic en Conservar. Por ejemplo, nombré a la vista filtrada Bebidas (Figura C).

Figura C

La mecánica restante es fácil. Para aplicar la vista de hoja Bebidas o cualquier otra vista de hoja, simplemente selecciónela de la lista desplegable de vista de hoja. Para salir de la vista de hoja, haga clic en Salir en el grupo Vista de hoja. Mediante el menú desplegable Opciones, también puede cambiar el nombre, duplicar o eliminar una hoja.

Cuando crea una nueva vista de hoja, Excel recuerda dónde se encuentra y nombra la vista inicial Predeterminada, que puede elegir en Opciones para volver rápidamente a su conjunto de datos de trabajo anterior antes de crear la vista de hoja. Administrar vistas de hojas no podría ser más fácil.

Cosas buenas que debe saber sobre la vista de hoja en Excel

Crear y administrar vistas de hojas es fácil, pero hay más de lo que parece. Para aprovecharlo al máximo, hay algunas cosas que querrá saber:

  • No hay vista privada. Todos los que comparten el libro de trabajo pueden ver todas las vistas de hoja.
  • Excel lo limita a 256 vistas de hojas; Sin embargo, odio usar el límite de palabras: ¡ese número no parece limitar!
  • La lista desplegable Vistas de hoja muestra solo vistas de hoja para la hoja activa.
  • Si bien las vistas de hoja permiten a las personas controlar lo que ven, los cambios de celda se comparten con todos, casi de inmediato, lo cual tiene sentido.
  • Puede usar esta característica para crear vistas personalizadas para usted o para los usuarios, incluso si nadie está colaborando.
  • Si la opción Nuevo está atenuada, comparta la hoja con otra cuenta o un colega.
  • Antes de configurar vistas personalizadas, considere guardar el conjunto de datos como una vista personalizada para que pueda avanzar y retroceder fácilmente.
  • Incluso si no está colaborando, considere definir vistas para impresiones rápidas e informes especializados.