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Microsoft ofrece un sitio web de Office.com a través del cual puede iniciar todas las principales aplicaciones de Office y acceder a sus diversos archivos y documentos. Para la última versión de Office.com, Microsoft ha agregado algunas características nuevas para ayudarlo a encontrar y trabajar con sus archivos más fácilmente. Aunque Office.com está disponible para todos los usuarios de Office, las nuevas funciones están dirigidas específicamente a los usuarios de educación y negocios de Microsoft 365.

La pantalla de inicio ofrece una sección de acceso rápido para recuperar archivos y documentos clave. Un nuevo panel Mi contenido lo ayuda a encontrar archivos y otro contenido asociado con proyectos, reuniones y personas en curso. Y un nuevo panel Crear le permite ver todas sus aplicaciones en un solo lugar para que pueda crear nuevos documentos y contenido más rápido. Echaremos un vistazo.

VER: La guía del usuario de Microsoft 365 para iPhone, iPad y Mac (PDF gratuito) (TechRepublic)

Primero, vaya al sitio web de Office.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. La sección superior muestra todos los archivos y documentos recomendados, que por lo general son los que abrió recientemente y quizás quiera volver a visitar. La siguiente sección de acceso rápido muestra otros archivos que ha abierto recientemente. Además de mostrar documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y otros archivos típicos de Office, la lista de acceso rápido muestra archivos adjuntos de correos electrónicos recientes de Outlook, lo que le permite encontrar y abrir fácilmente un archivo adjunto específico (Figura A).

Figura A

Abrir archivos desde la lista de acceso rápido de Office 365.

En la sección Acceso rápido, haga clic en cualquiera de los otros encabezados para reducir la lista, eligiendo entre Abiertos recientemente, Compartidos y Favoritos. También puede administrar archivos individuales desde aquí. Haga clic en el icono de puntos suspensivos para un archivo específico en la sección Acceso rápido. En el menú contextual, vaya a Abrir y seleccione Abrir ubicación de archivo para ver el origen del archivo. Si está utilizando la aplicación Tareas pendientes de Microsoft y desea agregar un archivo a su lista de tareas pendientes, desplace el cursor sobre Agregar a y seleccione Tareas pendientes. Seleccione Favoritos para agregar el archivo a la lista de favoritos. Seleccione Ocultar para eliminar el archivo de la sección Acceso rápido (Figura B).

Figura B

Eliminación de archivos de la sección Acceso rápido en Office 365.

A continuación, haga clic en el icono Mi contenido en la barra de herramientas de la izquierda. Más allá de buscar archivos que se abrieron, compartieron y configuraron como favoritos recientemente, puede ver archivos por personas y proyectos. Haga clic en la opción Personas para ver los archivos enviados o compartidos por personas específicas. Haga clic en la opción Reuniones para ver todos los archivos asociados con una reunión. Además, puede ver los archivos según su ubicación. Haga clic en las opciones de Archivos en la nube, Archivos locales y Adjuntos para ver los archivos en esas ubicaciones (Figura C).

Figura C

Opciones para archivos en la nube, archivos locales y archivos adjuntos en Office 365.

Finalmente, haga clic en el icono Crear en la barra de herramientas izquierda. Ahora puede crear un nuevo archivo o documento según el tipo de archivo y la aplicación. Haga clic en cualquiera de los iconos en la parte superior para iniciar un archivo desde cero. Alternativamente, seleccione una de las miniaturas de plantilla para basar su archivo en una plantilla específica (Figura D).

Figura D

Office 365 eligiendo una plantilla.