Ilustración: Lisa Hornung

Antes de que Microsoft Excel agregara la herramienta de tabla dinámica, tenía que usar funciones y características de resumen para organizar y analizar sus datos. A menudo era un trabajo duro, o peor aún, esquivo. Si siempre trabajas de esta manera, estás trabajando demasiado. Pruebe la herramienta de tabla dinámica de Excel para convertir sus datos sin procesar en informes significativos. Si eso suena demasiado complejo, realmente no lo es. Es una herramienta flexible que le ayudará a ser más productivo.

Yo uso Microsoft 365, pero puedes usar versiones anteriores. Puede descargar el archivo de demostración .xlsx o trabajar con sus propios datos. La edición del navegador es totalmente compatible con la herramienta de tabla dinámica.

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Índice
  • ¿Qué es una tabla dinámica?
  • Primer paso: identificar los datos de origen
  • Segundo paso: identificar campos y valores
  • Vamos a practicar
  • hay mucho más
  • ¿Qué es una tabla dinámica?

    La herramienta de tabla dinámica de Excel es fácil de usar, pero si no está familiarizado, es posible que se quede un poco atascado al principio. Una tabla dinámica es un objeto que le permite analizar datos mediante la reorganización y el resumen de un rango específico de datos con fines informativos. La visualización es independiente de los datos de origen y no modifica los datos de origen de ninguna manera. En Excel, PivotTable se refiere a la herramienta que le ayuda a crear una tabla dinámica. Es una gran herramienta ya sea que tenga grandes o pequeñas cantidades de datos porque puede pivote datos para obtener rápidamente la información que necesita en un diseño significativo. Específicamente, puede reorganizar clasificando, agrupando, agregando, contando, etc.

    Antes de continuar, analicemos los términos. Los datos y información. Los datos se refieren a valores en formato bidimensional de columnas y filas. Las percepciones son lo que obtiene de esos datos de manera significativa, como qué personal de ventas cumplió con sus cuotas o qué estudiante en cada clase tiene el GPA más alto. Usando una tabla dinámica, puede ver las ventas mensuales por productos, regiones de ventas o incluso personal. Si es profesor, puede ver los promedios de los estudiantes por clase o materia. Mantengo un total acumulado de los ingresos de los clientes usando una tabla dinámica. En una hoja de cálculo bidimensional, no es fácil discernir información significativa.

    ¡Ahora comencemos a rotar!

    VER: Métodos abreviados de teclado con el logotipo de Windows 10 para acelerar su trabajo (PDF gratuito) (República Tecnológica)

    Primer paso: identificar los datos de origen

    Antes de poder crear una tabla dinámica, debe identificar los datos que desea analizar. Los datos no deben contener filas o columnas vacías, subtotales y deben estar en forma de tabla. Figura A muestra un conjunto simple de datos de ventas por fecha, personal y región. Ahora comencemos el proceso de mostrar los totales de ventas por parte del personal usando una tabla dinámica. Haga clic en cualquier parte del conjunto de datos para comenzar, luego haga lo siguiente:

    1. Haga clic en la pestaña Insertar, luego haga clic en Tabla dinámica en el grupo Tablas.
    2. En el cuadro de diálogo resultante, asegúrese de que el rango sea correcto (siempre lo es, pero es una buena manera de capturar una fila o columna vacía fuera de la pantalla).
    3. Especifique si desea la nueva tabla dinámica en la hoja de cálculo existente o en una hoja de cálculo nueva. Trabajaremos en la hoja de cálculo existente para que podamos ver tanto los datos como la tabla dinámica. Para hacer esto, haga clic en la flecha en el control Ubicación, lo que reducirá el cuadro de diálogo solo a ese control. A continuación, haga clic en la celda ancla del nuevo marco (en la hoja), luego regrese al cuadro de diálogo haciendo clic en la flecha. Como puedes ver en Figura AHice clic en F3 como celda ancla.
    4. Haga clic en Aceptar.

    Figura A

    En este punto, tiene un marco de mesa pivotante (Figura B), pero está vacío. En la siguiente sección, creará la tabla dinámica utilizando opciones de marco.

    Figura B

    Segundo paso: identificar campos y valores

    Con el marco en su lugar, está listo para colocar las columnas, filas y valores. Consideremos lo que queremos y cómo lograrlo antes de comenzar a arrastrar los campos: Queremos mostrar los totales de ventas.

    El panel Campo de tabla dinámica proporciona la configuración que necesita para completar el marco. Si no lo ve, haga clic dentro del marco. Si aún no lo ve, haga clic con el botón derecho en el marco y seleccione Mostrar lista de campos en el submenú resultante. Una vez que el panel esté disponible, arrastre Personal desde el panel superior al campo Filas, luego arrastre Cantidad al campo Valores. La herramienta de tabla dinámica tendrá una suma predeterminada para este campo. (Puede cambiar esto haciendo clic en la flecha hacia abajo y eligiendo Configuración de campo de valor).

    Tal como está, la tabla dinámica es un poco una aproximación (Figura C). Afortunadamente, puede agregar formatos y cambiar los nombres de los campos para crear un mejor informe. Primero, haga clic en F3 y cambie las etiquetas de las filas a Personal. A continuación, haga clic en G3 y cambie la suma de la cantidad a Ventas totales. Finalmente, formatee los valores en la segunda columna de la siguiente manera:

    1. Haga clic con el botón derecho en la celda del encabezado Gran total.
    2. Elija Formato de número en el submenú resultante.
    3. Elija Moneda de la lista Categoría.
    4. Haga clic en Aceptar.

    Figura C

    Los cambios sutiles que se muestran en Figura D completa la tabla. Con solo unos pocos clics y deslizamientos, ahora conoce las ventas totales de todo el personal. ¡Felicidades! Acabas de crear tu primera tabla dinámica. Ahora repasemos algunas maneras de cambiar el información mostrado por la misma tabla dinámica.

    Figura D

    Vamos a practicar

    Crear esta tabla fue fácil; su modificación puede completar o cambiar por completo la información que muestra la tabla. Figura E muestra el resultado de arrastrar el campo Fecha a la lista Columnas. El resultado es un subtotal de personal por fecha, con un solo cambio. El total final (Gran Total) es el mismo que en la tabla original.

    Figura E

    Ahora mezclemos las cosas arrastrando Región al campo Líneas. Esto muestra aún más detalles sobre los datos de origen y esos subtotales de fecha ahora se dividen en regiones como se muestra en Figura F. Tenga en cuenta que los totales generales de la persona y la región siempre son iguales a los subtotales de la fecha. Todo lo que hacemos es agregar más información mostrando más detalles.

    Figura F

    Probemos otra modificación: mostremos los totales de la fecha por trimestre. Para hacer esto, haga clic en cualquier celda de encabezado de fecha (G4 a D4) y ​​elija Grupo en el submenú resultante. Las opciones de agrupación son muy flexibles y vale la pena explorarlas más adelante. Por ahora, anule la selección de Meses en la lista Por, seleccione Trimestres y haga clic en Aceptar (figura g). Todas las fechas caen en el segundo trimestre, como se puede ver en H-figura. A medida que agrega fechas, una actualización rápida de la tabla dinámica mostrará automáticamente las fechas del primer, segundo, tercer y cuarto trimestre.

    figura g

    H-figura

    hay mucho más

    Has visto la punta del iceberg y la única forma de saber más es empezar a explorar. Agregar y eliminar campos; arrastre filas a columnas y columnas a filas, verifique los diversos campos y configuraciones de agrupación. ¡No te preocupes si creas un lío! Es parte del proceso de aprendizaje. No puedo decirle cuántas veces pensé: "Eso no es lo que quería hacer", cuando trabajaba con una tabla dinámica. Una vez que lo domine, encontrará muchas razones para convertir sus datos en información significativa a través de la herramienta de tabla dinámica.