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Suponga que envía un informe diario al mismo grupo de personas, seleccionando todos los destinatarios manualmente, todos los días. Puede crear una plantilla de correo electrónico en Microsoft Outlook, pero la configuración requiere un poco de trabajo. Puede lograr el mismo impacto creando un paso rápido en su lugar, que es mucho más fácil que la plantilla de carretera.

El nuevo correo electrónico básico de Quick Step abre un nuevo mensaje en blanco, que realmente no es mejor que hacer clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio. Puede personalizar el paso agregando los destinatarios y luego llamando al paso rápido en lugar de crear el nuevo correo electrónico todos los días desde cero.

VER: Actualización de mayo de 2019 de Windows 10: 10 características nuevas notables (PDF gratuito) (República Tecnológica)

A pesar de lo convenientes y fáciles que son los Pasos rápidos, no siempre serán adecuados. Cuando un paso rápido no es suficiente, intente combinar una plantilla con una macro. Para saber cómo, lea Combinar plantillas de Outlook con macros para eliminar tareas repetitivas.

Le mostraré cómo la función Paso rápido puede ayudarlo a trabajar de manera más eficiente mediante la creación de un paso que completa automáticamente los controles Para, CC y CCO. Con este paso rápido, puede agregar un mensaje de texto, adjuntar un archivo y enviarlo sin agregar destinatarios manualmente.

Estoy usando Office 365 (escritorio) en un sistema Windows 10 de 64 bits. No hay archivo de demostración porque no lo necesitará. Esta característica no es compatible con la versión en línea.

APRENDE MÁS: Precios y características de Office 365 para consumidores

Índice
  • Cómo crear un paso rápido
  • Cómo cambiar el paso rápido
  • Más opciones para Pasos rápidos
  • Los diferentes tipos de Pasos rápidos en Outlook
  • Envíame tus preguntas sobre Microsoft Office
  • Cómo crear un paso rápido

    1. Elija Crear nuevo en la galería de Pasos rápidos. Esto abre el cuadro de diálogo Editar paso rápido.

    2. Asigne al paso rápido un nombre significativo (por ejemplo, Actualización diaria de marketing).

    3. En la lista desplegable Acción, elija Nuevo mensaje porque la tarea envía un correo electrónico.

    4. El cuadro de diálogo muestra un campo Para. Introduzca los destinatarios apropiados. Esta función es compatible con la conocida lista de autocompletar, lo que facilita la búsqueda de destinatarios.

    5. Para mostrar los campos CC y CCO, haga clic en Mostrar opciones y luego haga clic en los vínculos Agregar CC y Agregar CCO (Figura A).

    6. Ingrese los destinatarios Cc y Bcc.

    7. Si desea utilizar una tecla de método abreviado, elija una del menú desplegable Tecla de método abreviado; yo elegí Ctrl+Shift+3.

    8. Haga clic en Finalizar.

    Figura A

    Agregue los correos electrónicos de los destinatarios a los campos Para, CC y CCO.

    Figura B muestra el nuevo paso rápido en la galería. Simplemente haga clic en él (o use la tecla de acceso rápido si asignó una en el paso 7) para abrir el nuevo mensaje de correo electrónico, con la dirección y listo para agregar un mensaje, adjunte un informe si es necesario y luego envíelo.

    Figura B

    Outlook agrega el nuevo Paso rápido a la Galería.

    Si hay una firma disponible, Outlook la adjuntará al correo electrónico saliente. Outlook enviará el mensaje desde su cuenta predeterminada; si tiene más de una cuenta, no puede elegir otra. Si ha desactivado la función de envío automático de Outlook, recuerde enviar el mensaje manualmente. La mayoría de las personas no desactivan esta opción, por lo que este comportamiento no debería afectar a muchas personas. Es una solución simple, pero ¿qué sucede cuando necesita agregar un destinatario?

    Cómo cambiar el paso rápido

    Suponga que uno de los destinatarios deja el departamento de marketing y necesita eliminar a esa persona de su Paso rápido. Sigue estos sencillos pasos.

    1. Haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo del grupo Paso rápido para abrir el cuadro de diálogo Administrar pasos rápidos.

    2. Seleccione el elemento Actualización diaria de marketing de la lista Paso rápido de la izquierda.

    3. Haga clic en Editar.

    4. Abra el control apropiado, seleccione la dirección de correo electrónico y presione Eliminar.

    5. Clic en Guardar.

    Usaría la misma rutina para agregar un nuevo destinatario, aunque agregaría una dirección en lugar de eliminarla.

    VER: Cómo iniciar una combinación desde Outlook usando una lista filtrada de contactos (República Tecnológica)

    Más opciones para Pasos rápidos

    Hay dos opciones más a la derecha de Editar: Duplicar y Eliminar. La opción Eliminar se explica por sí misma, pero es posible que se pregunte por qué desea duplicar un paso rápido. Puede crear un duplicado y personalizarlo, que es más rápido que crear uno desde cero. Debajo de la lista de Pasos rápidos, puede usar las flechas para mover los pasos por la galería. Esto es útil cuando usa una o dos etapas con más frecuencia que las otras.

    Los diferentes tipos de Pasos rápidos en Outlook

    Debido a que estamos trabajando con un ejemplo específico, no cubrí los diferentes tipos de Pasos rápidos: elegimos Crear nuevo y nos pusimos manos a la obra. Aquí hay información sobre los diferentes tipos de Pasos rápidos.

    • Para pasar a ?: esta opción le permite mover rápidamente un mensaje a una carpeta específica, que proporcionará solo la primera vez.

    • Al gestor: use esta opción para reenviar una copia del mensaje seleccionado a su gerente, que solo le proporcionará la primera vez.

    • correo electrónico del equipo: Crea un mensaje vacío para tu equipo miembros Es posible que no esté usando la función Teams, pero si desea usarla, la función no está habilitada, por lo que deberá hablar con su administrador de Exchange.

    • Hacer: marca un mensaje como leído y completo y envíalo a una carpeta específica, que proporcionas solo la primera vez.

    • Responder y eliminar: Abra una respuesta en blanco al mensaje actual, luego elimine el mensaje después de enviar la respuesta. Es conveniente y efectivo, pero se necesita tiempo para desarrollar el hábito de usarlo.

    Nuestro ejemplo es una solución simple a un problema común, pero la función Paso rápido ofrece muchas opciones y acciones que querrá explorar.

    Envíame tus preguntas sobre Microsoft Office

    Respondo las preguntas de los lectores cuando puedo, pero no hay garantías. No envíe archivos a menos que se le solicite; las solicitudes de ayuda iniciales que lleguen con archivos adjuntos se eliminarán sin ser leídas. Puede enviar capturas de pantalla de sus datos para ayudar a aclarar su pregunta. Cuando se comunique conmigo, sea lo más específico posible. Por ejemplo, "Por favor, resuelva los problemas de mi libro de trabajo y corrija lo que está mal" probablemente no obtendrá una respuesta, pero "¿Puede decirme por qué esta fórmula no arroja los resultados esperados?" fuerza. Mencione la aplicación y la versión que está utilizando. TechRepublic no me reembolsa por mi tiempo o experiencia cuando ayudo a los lectores, ni cobro una tarifa por los lectores a los que ayudo. Puede ponerse en contacto conmigo en [email protected]