Microsoft parece haber pensado en todo cuando se trata de su aplicación de colaboración Teams; desafortunadamente, eso significa que hay mucho en una interfaz relativamente simple. Algunos elementos están ubicados en lugares difíciles de encontrar, y esto incluye la función de etiquetado que los propietarios de los equipos pueden usar para crear pequeños grupos de personas dentro de los equipos para facilitar la comunicación.

Se pueden crear etiquetas para proyectos particulares, subequipos dentro de departamentos particulares o cualquier otro grupo que necesite comunicarse fácilmente a través de una simple mención "arroba" en la ventana de chat de Microsoft Teams. Hay algunos trucos sobre cómo usar balizas en Microsoft Teams, pero una vez que lo descubre, es fácil.

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Para comenzar, deberá determinar si tiene la capacidad de crear balizas en Microsoft Teams. Para individuos o propietarios de pequeñas empresas, Microsoft Teams es algo que puede configurar en la aplicación Teams. Si usa Microsoft Teams en una empresa, deberá ponerse en contacto con un administrador de Teams para realizar este cambio en el centro de administración de Teams, que es una consola de administración basada en la nube.

Suponiendo que es un usuario individual o que usa Microsoft Teams de forma gratuita, vaya a la pestaña Equipos y haga clic en los tres puntos que aparecen a la derecha del nombre del equipo que desea etiquetar (Figura A). En el menú que se abre, haz clic en Administrar equipo.

Figura A

Esto abrirá otro menú: haga clic en Configuración, que debería ser el tercer elemento desde la izquierda. En la pestaña Configuración de gestión del equipo (Figura B), seleccione el campo Elegir quién puede agregar etiquetas y verá si está restringido a propietarios o miembros del equipo.

Figura B

Si es propietario de un equipo y desea crear balizas en Microsoft Teams, ya está todo listo. Si desea que los miembros de su equipo puedan crear etiquetas adicionales, puede habilitar esta opción. Si es miembro del equipo y necesita crear una etiqueta, deberá pedirle al propietario que lo haga o dejar que lo haga usted mismo (Figura C).

Figura C

Ahora que está listo para crear una etiqueta en Microsoft Teams, es hora de hacerlo. Volvamos al menú de la Figura A, donde probablemente vio Administrar etiquetas en la parte inferior. Seleccione Administrar etiquetas y verá una lista de etiquetas existentes o una ventana que le pedirá que cree su primera etiqueta (Figura D).

Figura D

Haga clic y verá la pantalla que se muestra en Figura E, donde ya nombré mi etiqueta y me agregué a ella. Debe agregar al menos una persona a la etiqueta para crearla. Si no lo hace, la opción Crear aparecerá atenuada.

Figura E

Ahora puede agregar personas adicionales a la etiqueta, pero me encontré con un problema al intentar hacerlo. Tengo algunas direcciones de correo electrónico configuradas con cuentas de Microsoft Teams, y ambas son parte del equipo de prueba que utilizo para escribir tutoriales de TechRepublic. Microsoft Teams no pudo encontrar mi dirección alternativa cuando intenté agregar mi cuenta alternativa como miembro adicional a la baliza; afortunadamente, hay una solución.

Para agregar personas adicionales a una etiqueta que creó, regrese a la ventana Administrar equipo que se muestra en la Figura B, pero haga clic en la primera pestaña llamada Miembros (Figura F).

Figura F

Puedes ver que tanto yo como el otro yo estamos en el equipo; y mi cuenta, que es propietaria del equipo, es miembro de la etiqueta de proyecto Importante, y la cuenta que es solo miembro no lo es.

Si pasa el cursor sobre el espacio vacío donde se enumerarían las etiquetas junto a un miembro del equipo, verá que aparece un icono de etiqueta; aquí es donde puede agregar usuarios a las etiquetas, como se muestra en la figura f.

Haga clic en la etiqueta y aparecerá una pequeña ventana con una lista de etiquetas a las que se puede agregar la persona (figura g). Marque la casilla junto a la(s) etiqueta(s) que desea agregar a esta persona, haga clic en Aplicar y listo: ahora se agregarán a la etiqueta.

figura g

Eliminar personas de las etiquetas también es complicado: no pude encontrar una manera de simplemente eliminar una etiqueta. Es posible eliminar etiquetas, pero debe pasar por cada persona en la etiqueta como en la figura H y desmarcar la casilla de la etiqueta que desea eliminar. Las etiquetas pueden admitir hasta 100 usuarios en Microsoft Teams, lo que podría ser extremadamente inconveniente si desea deshacerse de una etiqueta después de que finalice un proyecto.

En cuanto al uso de etiquetas, esa es la parte más fácil: cambie a la pestaña Equipos donde puede publicar mensajes de chat y elementos de discusión. En el campo de entrada de su mensaje, comience con una @ y luego comience a escribir el nombre de la etiqueta a la que desea enviar un mensaje (H-figura).

H-figura

Seleccione la etiqueta deseada, ingrese su mensaje y envíelo. Todos los miembros de la etiqueta serán notificados y nadie más verá el mensaje (me imagino). Los usuarios de Mobile Teams también recibirán notificaciones en su teléfono inteligente o tableta, por lo que, idealmente, no hay forma de que un miembro de la etiqueta se pierda una reunión o un anuncio importante.

me imagino