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El artículo Use un formato personalizado en Excel para mostrar millones de lecturas más fácilmente usa un formato personalizado para hacer que los valores grandes sean más legibles. Por ejemplo, 1.200.000 se muestra como 1,2 millones; el formato también se redondea en Excel. Si un valor es inferior a un millón, el formato personalizado de Excel aún muestra el valor con M por millón, pero disminuye con un punto decimal. Por ejemplo, 669227 se muestra como 0,67 M. En realidad, 0,67 M no es mucho más legible que 669227. De hecho, 0,67 M podría leerse mal fácilmente. Por eso, en este artículo, les mostraré dos reglas de formato condicional de Excel que acortan valores grandes: una para millones y otra para miles.

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Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior de Excel. Le recomiendo que posponga la actualización a Windows 11 hasta que se resuelvan todos los problemas. Para su comodidad, puede descargar los archivos .xlsx y .xls de demostración de Excel. Excel para la Web mostrará correctamente el formato condicional existente, pero aún no admite formatos de valores personalizados.

Índice
  • Formato de millones personalizado de Excel
  • Formato de miles personalizado de Excel
  • Cómo crear reglas de formato condicional en Excel
  • Formato de millones personalizado de Excel

    Primero, veamos el formato de millones utilizado en el artículo vinculado anteriormente

    $#.##,,"M";

    Cada código de formato tiene cuatro secciones, separadas por punto y coma (;). El formato personalizado anterior solo usa la primera sección, que especifica el formato para valores positivos. Para completar, sigue una explicación de las cuatro secciones, aunque solo usaremos la primera sección:

    • La primera sección se aplica a valores positivos.
    • La segunda sección se aplica a los valores negativos.
    • La tercera sección se aplica a 0
    • La cuarta sección se aplica al texto.

    Ahora analicemos el formato personalizado que usaremos para valores mayores o iguales a un millón. Este formato muestra el signo de dólar, $ a la izquierda. Luego, el #.##, maneja los números reales. Primero, las dos comas representan el separador de miles y omite los valores de miles y centenas. Por ejemplo, 1780379 se muestra como $1,78 millones. El decimal es necesario para la conversión; 1.78M es no lo mismo que 178 M.

    Para agregar este formato personalizado a su libro de Excel, siga estos pasos:

    1. En la pestaña Inicio, haga clic en el selector de cuadro de diálogo para el grupo Valor.
    2. Haga clic en la pestaña Valor si es necesario.
    3. En la lista Categoría, seleccione Personalizado.
    4. En el control Tipo a la derecha, ingrese el formato personalizado $#.##,,"M"; (Figura A).

    Figura A

    Cree el formato personalizado $#.##,,
    Cree el formato personalizado $#.##,,"M".
    1. Haga clic en Aceptar.

    Figura B muestra el formato personalizado aplicado.

    Figura B

    Los millones se cambian a decimales para facilitar la lectura.
    Los millones se cambian a decimales para facilitar la lectura.

    Como puede ver en la barra de fórmulas, este formato no cambia el valor subyacente, solo cómo lo muestra Excel. Puede que no le guste la forma en que este formato muestra valores inferiores a un millón. No son tan legibles como le gustaría; de hecho, podrían malinterpretarse. Es por eso que necesita un formato de miles personalizado.

    Formato de miles personalizado de Excel

    En este punto, es posible que desee intentar escribir el formato de miles personalizado usted mismo. Si usted encontró

    $###, "K";

    ¡tiene usted razón! Lo importante a notar es el componente ###. Esto representa los tres dígitos posibles en el lugar de los millares y omite los dígitos en el lugar de las centenas. Además, se sabe universalmente que K representa miles, así que lo usaremos en lugar de T. Siguiendo las instrucciones anteriores, agregue este formato personalizado. Una vez que se hayan agregado los dos formatos personalizados, es hora de crear las reglas de formato condicional para aplicarlos.

    Cómo crear reglas de formato condicional en Excel

    Una vez que existen formatos de valores personalizados, puede aplicarlos mediante reglas de formato condicional. Actualmente, el formato está establecido en General. Primero, seleccione el conjunto de datos que se muestra en Figura C.

    Figura C

    Establezca el formato de millones personalizado de Excel para este conjunto de datos.
    Establezca el formato de millones personalizado de Excel para este conjunto de datos.

    Para crear una regla de formato condicional de Excel que maneje valores mayores o iguales a un millón, siga estos pasos:

    1. Seleccione el conjunto de datos (B3:E8).
    2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos.
    3. Elija Nueva regla de la lista desplegable.
    4. En el cuadro de diálogo resultante, elija Dar formato solo a las celdas que contienen en el panel superior.
    5. En el panel inferior, elija Mayor o igual que en la segunda lista desplegable. El primer menú desplegable es Celdas, y eso es lo que necesitamos.
    6. En el tercer control, ingrese 1000000.
    7. Haga clic en Formato.
    8. Haga clic en la pestaña Número.
    9. En la lista Categoría, elija Personalizado.
    10. A la derecha, seleccione el formato personalizado, $#.##, "M"; (Figura D) y haga clic en Aceptar.

    Figura D

    Seleccione el formato de millones personalizado.
    Seleccione el formato de millones personalizado.
    1. Figura C muestra tanto la regla como el formato. Haga clic en Aceptar para aplicarlo. Como puedes ver en Figura Esolo se formatean valores mayores o iguales a un millón.

    Figura E

    El formato de millones personalizado solo funciona en valores mayores o iguales a un millón.
    El formato de millones personalizado solo funciona en valores mayores o iguales a un millón.

    Ahora repita las instrucciones para agregar una regla para el formato personalizado

    $###, "K";

    usando Figura F como guía para los pasos 6 y 10.

    Figura F

    Agregue la segunda regla de formato condicional.
    Agregue la segunda regla de formato condicional.

    figura g muestra los resultados. Ambos formatos personalizados admiten todos los valores. Si su conjunto de datos contiene valores en billones o menos de mil, cree nuevos formatos personalizados para esas posiciones y aplíquelos usando el formato condicional. Excel puede manejarlos todos.

    figura g

    El producto final. Millones y miles están en formato decimal en su hoja de cálculo de Excel.
    El producto final. Millones y miles están en formato decimal en su hoja de cálculo de Excel.