Imagen: iStock/Prostock-Studio

El arte del dictado y la transcripción solía dibujar imágenes de una persona grabando un mensaje, luego una segunda persona con auriculares y presionando un pedal para controlar un dispositivo de grabación, mientras transformaba la palabra grabada de la primera persona en un documento escrito a máquina. Se necesitaron dos personas, ¡dos! Sé que la visión revela mi edad: he visto cambiar mucho la tecnología en mi vida. Nunca imaginé que un día simplemente hablaría y que un software de computadora transcribiría instantáneamente mis palabras para mí. En este artículo, les mostraré lo fácil que es usar la función de dictado de Microsoft Word en la versión de escritorio, que estuvo disponible en agosto de 2020. Es fácil, pero es nuevo, por lo que es posible que muchos de ustedes no lo sepan.

VER: 60 trucos de Excel que todo usuario debe dominar (República Tecnológica)

El propósito de este artículo es presentarle la diferencia entre Word Desktop y Web: la versión Web tiene más funciones por ahora. Discutiremos qué versiones hacen qué por usted y luego aprenderemos a usar Dictar en la versión de escritorio. En un artículo futuro, le mostraré cómo usar la versión web.

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. No hay archivo de demostración; no lo necesitarás. Dictate está disponible en la versión de escritorio; una función más poderosa, Transcribe, está disponible en la versión web.

Índice
  • Mis primeros años con la tecnología
  • Cómo dictar y transcribir al mismo tiempo
  • Manténganse al tanto
  • Mis primeros años con la tecnología

    En este punto, quiero compartir un poco de mi experiencia con la tecnología para que pueda entender por qué encuentro esta característica tan emocionante. Yo era estudiante de música y estaba terriblemente mal preparado para la era técnica que se avecinaba. Sin embargo, creo que la educación musical se parece mucho a la informática que se estudia hoy en día (esos cursos ni siquiera existían cuando yo estaba en la universidad). Uno de mis primeros empleadores compró una computadora de escritorio: tenía que cargar DOS, luego cargar el software y luego cargar su programa, por poco más de $ 5,000. Solo estaban comprando uno para toda la empresa de 150 personas. Los empleados ingresaron sus datos, presionaron Calc, se fueron y regresaron más tarde. Fue un poco un desastre de cruce de espagueti. Vi una oportunidad y la aproveché. Ofrecí ingresar los datos, presionar Calc y entregar los informes. Se ha extendido.

    VER: 5 aplicaciones de transcripción para hacer tu vida laboral más fácil (República Tecnológica)

    ¿Por qué te digo esto? Porque en ningún momento de estos primeros años me imaginé los avances que pude ver. Mi abuela pasó de carretas tiradas por caballos a hombres que viajaban a la luna. Pasé de teléfonos atados a la pared y compartir el mismo número con extraños con cada persona en el hogar que tiene su propio teléfono y número que los acompaña a todas partes y transmite música y TV a pedido. (Pensé que mi radio de transistores turquesa era genial).

    Volviendo al dictado: pasamos de alguien hablando en un micrófono a grabar, luego alguien escuchando esa grabación a transcribir lo que escucharon en palabras escritas: "Computadora, haz mi trabajo".

    Cómo dictar y transcribir al mismo tiempo

    Antes de continuar, necesitamos definir algunos términos. Dictado es el acto de grabar un mensaje, y la transcripción es el acto de convertir ese mensaje grabado en un documento impreso. Word hace ambas cosas, pero las versiones no son las mismas. La versión de escritorio de Word le permite dictar el mensaje y automáticamente transcrito para ti. Mientras habla, Word crea el documento de impresión. Pero eso deja fuera el mensaje grabado en algún tipo de cinta promedio y demás. La versión web de Word hace esto, pero no lo discutiremos en este artículo.

    VER: Cómo usar la animación Expandir/Contraer para resaltar un punto a la vez en PowerPoint (República Tecnológica)

    Comenzar es simple: necesita Word y un micrófono. Para comenzar, haga clic en el menú desplegable Dictar (en el grupo Voz en la pestaña Inicio). De la lista desplegable, elija un idioma, si es necesario. Word tiene como valor predeterminado la configuración de idioma de su sistema. Cuando esté listo para comenzar a grabar, haga clic en el icono Dictar.

    Dele a Word un segundo para comenzar; verá un punto rojo en el icono cuando pueda guardar, como se muestra en Figura A. Habla hasta que termines, luego haz clic en Dictar para detener la grabación. Word convierte tus palabras audibles en texto mientras hablas. Escuchará un ruido que le indicará que la grabación ha comenzado y se detuvo. También puede usar la tecla Alt+` para activar y desactivar el dictado.

    Figura A

    No es perfecto; Figura A también muestra lo que sucede cuando empiezas a hablar demasiado pronto; observe que faltan las primeras palabras y Word incluso malinterpreta algunas de ellas. Mejorarás con la práctica:

    • Habla claro.
    • Habla despacio, no tan despacio que te duermas, ¡pero dale una oportunidad a Word!

    mientras que usted está dictarUsa palabras para la puntuación: coma, punto, nuevo párrafo, presupuesto abierto, cita cercana, mayúscula, etc. Word los transcribirá (los verá en la pantalla), pero Word luego insertará el carácter apropiado y eliminará las palabras transcritas. Edite el texto convertido como lo haría normalmente. Dictar funciona en todas las vistas por vista de lectura. Es increíblemente fácil y flexible.

    VER: 4 consejos para trabajar de manera más efectiva con notas al pie y notas al final en Word (República Tecnológica)

    Manténganse al tanto

    Es un poco inusual, pero esta característica ofrece más en la versión web. Puede cargar un archivo de audio existente para que Word lo transcriba. Esta función es ideal para lluvias de ideas y reuniones. En un artículo futuro, echaremos un vistazo a esta nueva característica emocionante.