Imagen: photo5963, Getty Images/iStockphoto

Si es editor, escritor o trabaja en una organización que desaprueba el uso de ciertas palabras, probablemente esté ejecutando una función de búsqueda para poder eliminar las palabras ofensivas antes de considerar que el documento de Microsoft Word está completo. Podría escribir una macro para resaltarlos a todos y poder encontrarlos fácilmente, pero eso es mucho trabajo. La característica de Autocorrección de Word puede hacer esto mucho más rápido. En este artículo, le mostraré cómo usar Autocorrección para reemplazar o identificar automáticamente una palabra prohibida a medida que la escribe, evitando por completo la tarea de investigación final.

VER: Equipos de Microsoft: Guía práctica (República Tecnológica)

Autocorrección es una función de Microsoft 365, lo que significa que está disponible en otras aplicaciones de Office, no solo en Word. Hay una serie de palabras y frases integradas, pero puede agregar las suyas propias. Para obtener más información sobre esta función, lea Aprovechar el poder de la función Autocorrección de Word.

Yo uso Microsoft 365, pero puedes usar versiones anteriores. No hay archivo de demostración porque no lo necesitará.

Índice
  • Cómo borrar una palabra
  • Cómo resaltar una palabra
  • Manténganse al tanto
  • Cómo borrar una palabra

    Supongamos que una de sus palabras prohibidas es muy; se usa en exceso y no agrega nada a la discusión. No conozco ninguna forma de eliminar una palabra directamente, pero puede reemplazarla con un espacio. Para agregar más a Autocorrección, siga estos pasos:

    1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones a la izquierda y luego elija Verificación en el panel izquierdo.
    2. Haga clic en Opciones de Autocorrección en la sección Opciones de Autocorrección.
    3. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese muy en el campo Reemplazar.
    4. En el control Con, ingrese un espacio; no puede verlo en Figura Apero está ahí.
    5. Haga clic en Agregar, luego haga clic en Aceptar dos veces.

    VER: Cómo asignar un atajo de teclado a los bloques de contenido para facilitar la escritura en Word (República Tecnológica)

    Figura A

    El elemento de autocorrección que agregó se reemplazará con un carácter de espacio. Probemos ahora. Introduce la frase, La palabra muy no está permitida en este documento tan formal.. Hay un pequeño problema, ¿lo has notado? No querrá reemplazar la primera instancia de very. Afortunadamente, esto no es un problema.

    VER: Cómo hacer que la tabla de contenido automática de Microsoft Word haga lo que quieras (República Tecnológica)

    Después de escribir el primero, Word lo reemplazará con un espacio. Presione Ctrl+Z para deshacer este cambio. Luego ingrese el resto de la oración. Cuando Word reemplace la segunda aparición de very, permita que reemplace la palabra con un espacio (Figura B). Ahora querrá eliminar el carácter de espacio, lo que puede hacer fácilmente con una tarea de reemplazo cuando haya terminado con el documento para buscar y reemplazar todos los espacios dobles con un solo espacio. Si no sabe cómo hacerlo, lea 10 maneras geniales de obtener más funciones de Buscar y reemplazar de Word (Consejo n.º 1).

    Figura B

    Reemplazar una palabra con un espacio tiene la desventaja de tener que eliminar el espacio adicional, pero es una forma de evitar una palabra prohibida. Puede pensar que ha reemplazado una tarea de investigación con otra, y en verdad lo ha hecho. Este método solo es ventajoso si la búsqueda de espacios es más rápida y menos tediosa que buscar y procesar la palabra prohibida. Si elimina varias palabras diferentes, este puede ser el caso. Otro método es resaltar la palabra en lugar de borrarla. De esta manera, puede decidir cómo tratar la palabra sin realizar una tarea de búsqueda adicional para encontrarla. Puede eliminarlo o reemplazarlo con otra palabra.

    Cómo resaltar una palabra

    Resaltar una palabra prohibida tiene sentido cuando tienes un poco de discreción. Crear el elemento de Autocorrección es similar, pero comenzará de manera diferente. Comience escribiendo la palabra muy (y use Ctrl+Z para deshacer la sustitución de espacio si sigue). Aplicar un punto culminante, como el amarillo. Seleccione la palabra con formato y haga lo siguiente:

    1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones a la izquierda y luego elija Verificación en el panel izquierdo.
    2. Haga clic en Opciones de Autocorrección en la sección Opciones de Autocorrección.
    3. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese muy en el campo Reemplazar. El campo Con se rellena automáticamente con la palabra seleccionada (Figura C) y su formato.
    4. Si es necesario, haga clic en Texto con formato, pero no debería necesitarlo. Word sabe que la palabra seleccionada tiene formato.
    5. Haga clic en Reemplazar (recuerde que creó un elemento para muy en la última sección).
    6. Haga clic en Sí cuando se le solicite que confirme el reemplazo.
    7. Haga clic en Aceptar dos veces.

    Figura C

    Ahora escriba la misma frase, La palabra muy no está permitida en este documento tan formal.. A medida que escribe, Word resalta cada aparición de la misma palabra, como se muestra en Figura D.

    Figura D

    Vale la pena señalar dos cosas: no puede usar ambos elementos de autocorrección, y la autocorrección no funciona si pega la palabra.

    Manténganse al tanto

    Uno de estos dos elementos de autocorrección es probablemente la forma más fácil de administrar una lista de palabras restringidas, pero no es la única forma. Estén atentos a los siguientes artículos sobre el uso de un diccionario y una macro.