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Parece extraño que Outlook y Exchange tengan la costumbre de dificultar el trabajo con más de una dirección de correo electrónico en una cuenta. Resulta que hay muchas buenas razones para usar varias direcciones o incluso ocultar la dirección de una casa. Tal vez comparte un buzón de contacto de un cliente en un sistema CRM con varios usuarios diferentes, está trabajando en la fusión de dos empresas diferentes o simplemente desea evitar que la información de contacto de los usuarios se filtre al mundo exterior mientras trabaja en un producto confidencial.

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Alias ​​a cambio

Sea cual sea el motivo, cada vez es más común dar al personal más de una dirección. Pero hasta hace poco, Exchange dificultaba el envío de mensajes con identidades alternativas.

Gran parte de esto se debió al diseño del agente de transferencia de correo de Exchange, el código que reenvía el correo electrónico a la cadena de servidores de correo que conforman Internet. Originalmente fue diseñado para funcionar con una sola dirección de correo electrónico por usuario, con todo vinculado a esa identidad. Si intenta enviar un correo electrónico utilizando un alias, una dirección de correo electrónico alternativa, se reemplazará con la dirección de correo electrónico principal antes de enviarse a través de SMTP.

Si usaba Exchange en una empresa, este enfoque está bien: los correos electrónicos de soporte parecen provenir de un alias de soporte, porque no abandonan el servidor o el clúster. Existe una justificación vaga para permitir que se reciban alias pero no se utilicen para enviar, ya que los usuarios podrían redirigir el correo respondiendo desde su dirección correcta.

Sin embargo, el correo electrónico ahora tiene que hacer mucho más que conectar diferentes partes de un negocio: es en gran medida la forma en que hacemos negocios. Y los alias son parte de esos procesos, especialmente a medida que las herramientas basadas en correo electrónico como el Servicio de reservas de Microsoft 365 se vuelven más comunes.

Los alias entrantes se han integrado durante mucho tiempo con Exchange local y Exchange Online. Puede otorgar a un usuario individual hasta 400 alias diferentes, sin afectar la cantidad que se le cobra. Los alias no son buzones de correo compartidos ni listas de distribución: son direcciones individuales que se pueden usar para enrutar el correo a buzones de correo específicos.

Aunque puede usar listas de distribución para recibir, enrutar y enviar correo electrónico, no le brindan el mismo nivel de control que los alias individuales para usuarios y buzones compartidos. Existían técnicas complejas de bajo nivel que permitían a los usuarios de Exchange enviar correo como alias, pero requerían trabajar con aplicaciones de correo personalizadas que usaban comandos SMTP específicos, no Outlook.

Administrar alias en Exchange Online

Alias ​​para usuarios activos

Es bastante fácil agregar alias mediante el Centro de administración de Microsoft 365. Si usa dominios alternativos, asegúrese de que estén configurados antes de agregar un alias a un usuario.

En el centro de administración, elija Usuarios activos en Usuarios en el panel de navegación. Una vez que se abra esta página, seleccione un usuario y haga clic en su nombre para abrir el panel de usuario. Aquí puede elegir Administrar nombre de usuario y correo electrónico para agregar un alias. Puede ingresar cualquier nombre de usuario y elegir cualquier dominio configurado actualmente. Una vez configurado, haga clic en Guardar cambios para configurar el alias.

Dominios alternativos

Los dominios alternativos deben configurarse con todas las configuraciones de DNS correctas para las cuentas de Microsoft 365. Esto requiere agregarlos a su cuenta de Microsoft 365 mediante las herramientas de configuración en el centro de administración.

Una vez que haya agregado el dominio, conéctelo a su cuenta verificándolo con un registro TXT en los registros DNS del dominio antes de configurar los registros MX para enviar correo al servicio Microsoft 365 Exchange Online. Si planea enviar correo a través de este dominio, primero debe configurar sus funciones antispam SPF, DKIM y DMARC en su host DNS.

Cambio de nombre de la empresa

Después de un cambio de nombre de la empresa, puede configurar una dirección como [email protected] como un alias para [email protected], con el correo enviado a la dirección del nombre antiguo de la empresa que llega a su nueva cuenta. Es una buena idea usar alias para redirigir el correo enviado a apodos comunes en un solo buzón, por lo que [email protected] podría ser un alias para el más formal [email protected]

Del mismo modo, puede asignar alias a las cuentas del equipo, de modo que todas las variaciones posibles de un nombre de equipo, como "cuentas por pagar", "cuentas", "cuentas por pagar" y cualquier otra versión, coincidan con la misma cuenta de correo electrónico. Vale la pena revisar sus registros de correo para ver si hay algún error común para las direcciones importantes que puede interceptar y redirigir con un alias.

Enviar correo como alias desde Outlook

Una actualización reciente de Exchange Online finalmente agregó soporte de vista previa para enviar mensajes usando alias. Inicialmente, debe usar PowerShell para configurar el parámetro SendFromAliasEnabled del cmdlet Set-OrganizationConfig. Cuando configura esto, puede habilitar el soporte completo de alias para todos los buzones; actualmente no hay forma de configurarlo para usuarios individuales o grupos.

Una vez activado, está utilizando una nueva versión del servicio SMTP de Exchange. Como señala Microsoft, está en versión preliminar en este momento, ya que existen problemas conocidos que podrían causar problemas en algunos casos. Exchange local no obtiene la nueva funcionalidad, lo que significa que los usuarios locales aún no podrán enviar con alias.

No todos los clientes de correo de Exchange admiten la nueva función. Actualmente, es compatible con los clientes móviles de Outlook en iOS y Android y en Outlook en la web. Se espera compatibilidad con Outlook de escritorio para el segundo trimestre de 2022, pero aún no ha llegado.

En la web, debe mostrar el campo De al redactar mensajes, con una lista desplegable de alias disponibles. En dispositivos móviles, debe ingresar manualmente un alias, pero se guardará para uso futuro. Cuando se lance para Outlook de escritorio, podrá mantener una lista de alias de uso común, lo que debería facilitar la selección y elección del alias que se usará.

Una vez que haya configurado el soporte, los usuarios encontrarán que trabajar con alias es bastante sencillo. Si es necesario, pueden mantener ocultas las direcciones de sus casas o usar apodos o dominios de correo electrónico alternativos para asegurarse de que los correos electrónicos les lleguen sin importar cómo se envíen.

El plan de Microsoft para fusionar Outlook en línea con su versión de escritorio debería acelerar la entrega de características como esta. Una base de código de Outlook en todas las versiones evitará situaciones en las que diferentes Outlook tengan diferentes implementaciones de la misma característica o no todos la tengan.