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Ordenar los datos es fácil y, en su mayor parte, Microsoft Excel ofrece varias formas, incluidos los métodos abreviados de teclado, para realizar el trabajo. En su mayor parte, hacemos tantas clasificaciones simples que no pensamos en ello. Sin embargo, una vez que comienza a ordenar varias columnas, la ordenación requiere más clics y opciones. Todavía es fácil, pero puede detenerlo en seco y a algunos usuarios no les gusta reducir demasiado la velocidad. Primero, le mostraré cómo encontrar métodos abreviados de teclado para ordenar columnas. A continuación, veremos una macro que realiza una ordenación de dos columnas.

VER: 60 trucos de Excel que todo usuario debe dominar

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Puede trabajar con sus propios datos o descargar los archivos de demostración .xlsm y .bas. Este artículo no es apropiado para la versión del navegador.

Índice
  • Cómo ordenar en una sola columna en Excel
  • Cómo hacer una ordenación de varias columnas en Excel
  • Cómo usar una macro para ordenar en Excel
  • Cuándo usarlos
  • Cómo ordenar en una sola columna en Excel

    Incluso los usuarios más nuevos pueden realizar una clasificación ascendente o descendente simple en una sola columna. Haga clic en cualquier parte de la columna que desee ordenar y haga clic en una de las opciones de ordenación en el menú Ordenar & Filtre por grupo en la pestaña Datos. En la pestaña Inicio, puede hacer clic en Ordenar & Filtrar en el grupo Edición. O puede hacer clic con el botón derecho en la celda, hacer clic en Ordenar y luego hacer clic en la opción adecuada del submenú resultante. Figura A muestra un orden ascendente en el campo Num.

    Figura A

    Los atajos de ordenación pueden hacer lo mismo sin quitar las manos del teclado: con el cursor en cualquier lugar de la columna que desea ordenar (en el conjunto de datos, por supuesto), presione Alt-ASA para una ordenación ascendente y Alt-ASD para una ordenación descendente . Para tomar la ruta desde la pestaña Inicio, presione Alt-HSS y Alt-HSO. (Estos atajos son más difíciles de recordar). Ahora que conoce los conceptos básicos, podemos pasar a la clasificación de varias columnas.

    VER: Cómo incluir fácilmente fechas dinámicas en un documento de Word usando Excel (TechRepublic)

    Cómo hacer una ordenación de varias columnas en Excel

    Cuando ordena por varias columnas, está agrupando. Por ejemplo, ordenar nuestra hoja de demostración por Num y luego Place significa ordenar los valores Num y luego ordenar los valores Place dentro del Num banda. Examen Figura A y se puede ver que los valores del campo Ubicación son no ordenados dentro de cada grupo; siempre que lo estén, es una coincidencia. Figura B muestra el grupo 2 en el campo Num, los valores de lugar son 3, 1, 3, en ese orden, que no es un orden en absoluto.

    Figura B

    Necesita una ordenación para más de una columna. Puede abrir el cuadro de diálogo Ordenar haciendo clic en la opción Ordenar en el cuadro de diálogo del grupo Ordenar y filtrar en la pestaña Datos o haciendo clic en Ordenar y filtrar en el grupo Edición en la pestaña Inicio. Afortunadamente, los atajos de teclado son fáciles de recordar: Alt-ASS y Alt-HDU. Ambos abren el cuadro de diálogo que se muestra en Figura C.

    Figura C

    Con este cuadro de diálogo, puede ordenar por varias columnas. Primero, debe echar un vistazo a la opción Mis datos tienen encabezados. Tú a tener que configure esta opción correctamente para obtener los resultados esperados. Si no lo configura y el conjunto de datos tiene encabezados, Excel ordena el texto del encabezado con los valores.

    VER: 3 formas de eliminar cero en Excel (República Tecnológica)

    Ahora construyamos nuestro ordenamiento de dos columnas usando este diálogo:

    1. La opción Mis datos tienen encabezados es comprobado. (Excel intenta discernir este valor por usted, pero a veces necesitará restablecerlo).
    2. Como puedes ver en Figura C, la configuración ya es correcta. Esto se debe a que Excel recuerda la última ordenación, que en nuestro caso fue una ordenación ascendente en el campo Núm. Si es necesario, elija Núm. del menú desplegable Ordenar por.
    3. Haga clic en Agregar nivel para agregar el campo Ubicación.
    4. En el menú desplegable Luego por, elija Ubicación. De nuevo, Excel hace un buen trabajo eligiendo las otras opciones, con las que nos quedaremos (ver Figura D). Tenga en cuenta que puede cambiar el orden de forma descendente. El lenguaje entonces par deja en claro que está agregando un subconjunto, o grupo, a la ordenación.
    5. Haga clic en Aceptar.

    Figura D

    Como puedes ver en Figura E, los valores Lugares a la derecha del Grupo 2 en los valores Num ahora están en orden ascendente: 1, 3 y 3. En nuestro conjunto de datos simple, no hay mucho más que ordenar que las fechas, pero podría hacerlo—ordenar en tres columnas. La forma en que los agregue a la ordenación determinará los resultados. Recuerde que cada nivel Luego por es un subconjunto de la clasificación o agrupación anterior.

    Figura E

    Es posible que haya notado que no usé ningún tipo de escritura para agregar la columna Lugar al ordenamiento original. Es porque no puedes. Hasta donde yo sé, lo que te he mostrado es lo más lejos que puedes llegar con los atajos. Sin embargo, prometí una solución de teclas de acceso rápido y para eso necesitarás una macro.

    Cómo usar una macro para ordenar en Excel

    Si la clasificación de varias columnas es una tarea frecuente para usted, considere una macro, luego dele un atajo de teclado para ejecutarla, o agréguela a un grupo personalizado o incluso a la Barra de herramientas de acceso rápido (QAT). Te mostraré la macro y tú puedes decidir cómo ejecutarla.

    VER: Cómo usar Buscar todo para manipular valores coincidentes específicos en Excel (República Tecnológica)

    Lista A muestra una macro que automatiza la clasificación simple de dos columnas que realizamos en la última sección. No es dinámico, solo realiza esta clasificación simple. Pero puedes adaptarlo fácilmente a tus necesidades. Para ingresar al procedimiento de VBA, abra la ventana del Editor de Visual Basic (VBE) presionando Alt+F11. En el menú Insertar, elija Módulo e ingrese el código. No copie y pegue el código de esta página web, no funcionará. Ingréselo manualmente o cópielo del archivo .bas incluido con los archivos de demostración descargables. Si necesita copiar de esta página web, péguelo en Word u otro editor de texto y péguelo en el VBE; esto elimina los caracteres web que no puede ver.

    Lista A

    En SortMultipleColumns()

    'Ordenar las columnas D y E; Num (D) es el tipo primario; El lugar (E) es el primer tipo agrupado).

    Con ActiveSheet.Ordenar

    .SortFields.Borrar

    .SortFields.Add Key:=Rango("D2"), Orden:=xlAscending

    .SortFields.Add Key:=Rango("E2"), Orden:=xlAscending

    .EstablecerRangoRango("B2:E16")

    .Header = xlSí

    .Aplicar

    Terminar con

    Título final

    Cuando regrese a Excel, guarde el libro de trabajo como un archivo habilitado para macros (.xlsm). Si está utilizando una versión de menú anterior (.xls), este paso no es necesario.

    La macro en sí requiere poca explicación, pero puede agregar niveles usando el método Agregar. Además, debe ejecutar el método Clear al principio para eliminar la ordenación anterior. También puede agregar uno más tarde (después del método Aplicar), si no desea que Excel lo recuerde. La línea comentada usa la referencia de la tabla si desea seguir esa ruta; una matriz le permitirá agregar y eliminar filas de datos sin actualizar el rango de datos en la macro.

    Por el momento, no se puede acceder a la macro con un atajo de teclado, por lo que nos encargaremos de ello a continuación:

    1. Haga clic en la pestaña Desarrollador, luego haga clic en Macros en el grupo Código.
    2. Seleccione el procedimiento, SetMultipleColumns, si es necesario.
    3. Haga clic en el botón Opciones.
    4. En la ventana resultante, cree un acceso directo de macro, ingresando una tecla para presionar, así como Ctrl. Como puedes ver en Figura FIngresé S, para ordenar.
    5. Haga clic en Aceptar y luego en Cancelar.

    Figura F

    Antes de ejecutar la macro, ordene los datos definidos por los valores de EntryID. Luego presione Ctrl+S para ejecutar la macro. Los resultados son los mismos que los de la ordenación manual de dos columnas realizada anteriormente. No importa qué celda se selecciona cuando ejecuta la macro, porque las referencias de celda y los rangos se explican por sí mismos.

    Cuándo usarlos

    En algunos casos, la macro puede ser exagerada. Si solo ejecuta una ordenación, puede presionar Alt-DS para ejecutarla una y otra vez. Pero el hecho de que necesite atajos de teclado significa que cambia con frecuencia la clasificación. Sin embargo, también puede significar que está eliminando o agregando registros, o cambiando valores. Si es lo primero, convierta el rango de datos en un rango de tabla y use la línea comentada que hace referencia a la tabla y comente la declaración de referencia del rango de datos en el procedimiento de VBA. De esta manera puede cambiar el número de líneas sin modificar la macro para reflejar estos cambios.

    Puede agregar la macro a una pestaña de grupo o al QAT. Al usar este último, puede usar la tecla Alt para ejecutar la macro usando Alt+N, donde N es un número entero que identifica la posición de la macro en el QAT. Por ejemplo, si esta es la primera opción, presione Alt+1. Si es el tercero, hay que pulsar Alt + 3, y así sucesivamente.

    Para saber cómo, lea Cómo agregar macros de Office a la barra de herramientas de QAT para acceso rápido.