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Su documento de Microsoft Word se ha multiplicado a decenas o incluso cientos de páginas. ¿El dilema? Trabajar y navegar por un documento tan largo puede ser lento y complicado. Afortunadamente, Word ofrece funciones que pueden aliviar la carga de trabajar con un documento extenso:

  • Puede usar estilos para dar formato a su documento en lugares y secciones estratégicas;
  • Puede agregar números de página para realizar un seguimiento de las páginas;
  • Puede configurar una tabla de contenido para mostrar diferentes secciones;
  • Puede activar el panel de navegación para ver y navegar más fácilmente a una página específica; y
  • Puede alejar para ver varias páginas simultáneamente y habilitar la vista dividida para ver diferentes partes del documento al mismo tiempo.

Este tutorial explica cómo usar cada una de estas funciones. Si quieres seguir este tutorial, crea un documento de Word largo con cualquier tipo de contenido. Cree títulos en su documento y aplique un estilo específico a cada título. Uso Word de una suscripción a Office 365, pero las funciones que cubro aquí también funcionan en las dos últimas versiones de Word.

VER: 50 consejos para ahorrar tiempo y acelerar su trabajo en Microsoft Office (PDF gratuito) (República Tecnológica)

Índice

Cómo usar estilos en documentos largos de Microsoft Word

Los estilos pueden ser muy efectivos en documentos largos de Word, ya que juegan un papel clave si desea crear una tabla de contenido o usar un panel de navegación. Aplicar un estilo de encabezado es bastante simple. Coloque el cursor en cualquier lugar del texto del título. En la cinta de inicio, haga clic en el icono del estilo de título que desea aplicar, como Título 1 o Título 2 (Figura A). Para ver más estilos, haga clic en la pestaña Diseño y elija un estilo de la sección Formato del documento. Repita este proceso para todos los encabezados de su documento.

Figura A

Cómo aplicar números de página en documentos largos de Microsoft Word

Es una buena idea aplicar números de página a cualquier documento extenso, ya sea que planee o no imprimirlo o distribuirlo a otras personas. Para configurar los números de página de forma más sencilla, haga clic en la pestaña Insertar. En la sección Encabezado y pie de página, haga clic en el icono del número de página. Elija la ubicación: Parte superior de la página o Parte inferior de la página. Luego elija la ubicación horizontal: Izquierda, Centro o Derecha en la página (Figura B). Si desea agregar otros elementos a cada página, puede hacerlo a través de un encabezado o pie de página, pero si desea mantenerlo básico, los números de página por sí solos serán suficientes.

Figura B

Cómo configurar una tabla de contenido en documentos largos de Microsoft Word

Una tabla de contenido (TOC) es otra opción efectiva para un documento largo. La tabla le muestra el nombre y el número de página de cada página de encabezado, sección, capítulo u otra división en su documento. Aún más, puede hacer clic en cada entrada en la tabla de contenido para saltar a esa página específica. Para crear una tabla de contenido simple, coloque el cursor donde desea que aparezca la tabla, generalmente en la parte superior de su documento. Haga clic en la pestaña Referencias. Haga clic en el icono de la tabla de contenido. Elige una de las dos mesas automáticas. Su tabla de contenido se crea instantáneamente para usted (Figura C). Para saltar a una entrada específica en la tabla de contenido, presione Ctrl y haga clic en cualquier lugar de esa entrada y Word lo llevará a esa página específica.

Figura C

Cómo mostrar el panel de navegación en documentos largos de Microsoft Word

Si no desea agregar una tabla de contenido completa a su documento, puede lograr un efecto similar a través del panel de navegación. La diferencia aquí es que el Panel de navegación no incluye números de página, aunque puede activarlo y desactivarlo fácilmente. Para hacer esto, haga clic en la pestaña Ver. Marque la casilla del panel de navegación. En el panel de navegación debajo de los encabezados, aparecen enlaces a todas sus páginas de encabezado con estilo. Haga clic en un enlace para ir a esa página o sección (Figura D). Para deshabilitar el panel de navegación, desmarque su casilla en la cinta Ver.

Figura D

Cómo alejar el zoom en documentos largos de Microsoft Word

La función Zoom también es útil para ver varias páginas en un documento largo. Aquí tiene algunas opciones en diferentes niveles de zoom. Haga clic en la pestaña Ver. Haga clic en el icono de varias páginas. Según el tamaño de su monitor, la resolución de la pantalla y otros factores, debería ver al menos dos páginas completas o cuatro páginas parciales (Figura E).

Figura E

Cómo ver varias páginas en documentos largos de Microsoft Word

Aquí hay una opción de zoom que puede controlar. En la cinta Ver, haga clic en el icono Zoom. Luego marque la casilla Varias páginas y haga clic en Aceptar (Figura F). Probablemente verá docenas de páginas de su documento que son demasiado pequeñas para leer o navegar fácilmente.

Figura F

Cómo controlar el número de páginas en documentos largos de Microsoft Word

Puede controlar la visualización de varias páginas. Mantenga presionada la tecla Ctrl y desplácese hacia arriba o hacia abajo en la rueda de desplazamiento del mouse o deslice hacia arriba o hacia abajo en el trackpad con dos dedos. Verás que la vista cambia para mostrar menos o más páginas dependiendo de tu acción (figura g).

figura g

Cómo controlar filas y columnas de página en documentos largos de Microsoft Word

Aquí hay otra forma de controlar la cantidad de páginas que ve en este modo. Haga clic en el botón Zoom, luego haga clic en el icono para varias páginas. Seleccione el número de páginas que desea mostrar horizontal y verticalmente, como 1 × 4, 2 × 2 o 2 × 4. Haga clic en Aceptar (H-figura).

H-figura

Cómo usar la vista dividida en documentos largos de Microsoft Word

Puede usar la vista dividida para mostrar dos páginas diferentes de su documento largo al mismo tiempo. En la cinta Ver, haga clic en el icono Dividir. Una barra horizontal divide su documento en dos. Puede moverse a una ubicación en la mitad superior y a una ubicación diferente en la mitad inferior (me imagino). También puede cambiar el tamaño de la barra para dar más espacio a la mitad. Cuando haya terminado, haga clic en el icono para eliminar la división.

me imagino