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Puede trabajar con Microsoft Excel principalmente en la vista Normal con el nivel de zoom predeterminado, que muestra un número limitado de filas y columnas en la pantalla en un momento dado, pero Excel ofrece una variedad de otras vistas que pueden ayudar a ver más o menos de tu hoja de cálculo. Por ejemplo:

  • Puede acercar o alejar un porcentaje específico o seleccionar una parte de su hoja de cálculo y acercar esa selección.
  • También puede desactivar la barra de fórmulas, las líneas de cuadrícula y los encabezados para hacer más espacio para sus datos.
  • Puede ver cómo se imprimirá su hoja de cálculo cambiando a Vista previa de salto de página o Vista de diseño.
  • Incluso puede crear sus propias vistas personalizadas para aplicar ciertas configuraciones de visualización e impresión y luego cambiar entre estas diferentes vistas.

Para este artículo, uso Excel de una suscripción a Office 365, pero las funciones que describo están disponibles en otras versiones de Excel.

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Para comenzar, inicie Excel y abra una hoja de cálculo, preferiblemente una con más filas y/o columnas de las que puede ver en la pantalla a la vez. Probablemente ya esté familiarizado con la herramienta Zoom, pero revisemos las opciones aquí. Haga clic en la pestaña Ver para mostrar la cinta Ver. Haga clic en el botón para el 100%. Dependiendo de su vista actual, podrá acercar o alejar la imagen. En mi caso, la vista se configuró al 150 %, por lo que cambiar al 100 % mostró más de mi hoja de cálculo en la pantalla (Figura A).

Figura A

Luego puede cambiar a un nivel de zoom específico. Haga clic en el botón Expandir. Puede elegir uno de los valores predeterminados o ingresar su propio número personalizado. Seleccione un valor y haga clic en Aceptar. También puede ampliar una selección. Esto puede ser útil para restringir su vista solo a las filas y columnas que necesita ver. Seleccione un área específica de la hoja de trabajo, luego haga clic en el botón Acercar a la selección (Figura B).

Figura B

Puede desactivar ciertos elementos de la pantalla para cambiar el aspecto de su hoja de cálculo o para mostrar más datos. En la sección Ver de la cinta Ver, desactive las líneas de cuadrícula para darle a su hoja una apariencia más abierta. Deshabilite la barra de fórmulas si no necesita agregar más fórmulas a la hoja. Deshabilite títulos para eliminar títulos de sus filas y columnas (Figura C).

Figura C

Evaluar cómo se imprimirá su hoja de cálculo es un desafío cuando está en la vista Normal; otras dos vistas proporcionan una mejor visión general. En la sección Vistas del libro de trabajo de la cinta Ver, haga clic en el botón Configurar página para ver cuántas páginas impresas ocupará su hoja de trabajo. Haga clic en el botón Vista previa de saltos de página para ver cómo se verán las páginas cuando se impriman. En Diseño de página y Vista previa de salto de página, puede usar las herramientas de zoom para acercar o alejar, y activar o desactivar las líneas de cuadrícula, la barra de fórmulas y los títulos (Figura D).

Figura D

Luego puede crear vistas personalizadas. Con una vista personalizada, puede establecer ciertas configuraciones de visualización e impresión, como sin líneas de cuadrícula ni encabezados, márgenes específicos y una vista de libro de trabajo específica. Luego guarda esta vista para que pueda aplicarla fácilmente a su hoja de cálculo. Incluso puede crear varias vistas. Para probar esto, haga algunos cambios en una hoja de cálculo. Deshabilite las líneas de cuadrícula y los títulos. Establecer márgenes específicos. Crea un encabezado o un pie de página. Cambie la vista de Normal a Diseño. En el menú Ver, haga clic en el botón Vistas personalizadas. En la ventana Vistas personalizadas, haga clic en Agregar. Cree un nombre para esta vista y haga clic en Aceptar (Figura E).

Figura E

Ahora deshaga todos los cambios que ha realizado. Habilite líneas de cuadrícula y títulos. Restablecer márgenes. Eliminar o modificar el encabezado o pie de página. Volver a la vista normal. Haga clic en el botón Vistas personalizadas. Asegúrese de que la vista que creó esté resaltada. Haga clic en el botón Ver y todas las configuraciones que creó para esta vista se aplicarán a su hoja de cálculo (Figura F).

Figura F