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Una de las solicitudes más comunes que recibo de los usuarios es cómo identificar valores duplicados y únicos en Microsoft Excel. La forma más fácil que conozco es aplicar un formato condicional. En una palabra, un formato condicional cambia la apariencia de las celdas o los valores en función de las condiciones de verdadero/falso que especifique. Por ejemplo, un maestro puede establecer un formato condicional para mostrar GPA por debajo de 75 en rojo. Esto lo alertaría visualmente sobre los estudiantes a los que no les está yendo bien en su clase. En este artículo, le mostraré dos formas de resaltar valores únicos utilizando el formato condicional. Primero, repasaremos el método más fácil: usar una regla integrada que resalte el valor individual. A continuación, usaremos una regla de fórmula de formato condicional que resalta todo el registro.

VER: 60 trucos de Excel que todo usuario debe dominar

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior. Puede trabajar con sus propios datos o descargar el archivo de demostración .xlsx. El navegador admite formato condicional; sin embargo, no puede usar el navegador para implementar una regla de fórmula.

Índice

Cómo resaltar valores

Excel tiene una regla condicional integrada que resalta valores únicos. No necesita encontrar una fórmula especial, solo ejecute unos pocos clics. ¡Lo más difícil es encontrarlo! Usando la hoja en Figura AUsemos esta regla para identificar valores únicos en la columna Num:

  1. Seleccione los valores que desea formatear; en este caso es D3:D16.
  2. Haga clic en la pestaña Inicio. A continuación, haga clic en el menú desplegable Formato condicional en el grupo Estilos.
  3. En la lista desplegable, elija Resaltar reglas de celda, luego elija Valores duplicados en el submenú resultante (Figura A). Anteriormente dije que esta regla es difícil de encontrar; es posible que no piense en buscar una sola regla bajo una regla duplicada.
  4. La lista desplegable de la izquierda está predeterminada en Duplicado, pero puede elegir Único.
  5. A continuación, elija un formato preestablecido en el menú desplegable de la derecha (Figura B).
  6. Cuando hace clic en Aceptar, Excel resalta los valores únicos en el rango que seleccionó en el paso 1.

Figura A

Figura B

Es muy fácil de implementar, pero como puede ver, este método solo resalta los valores, lo que puede ser visualmente difícil. Resaltar todo el registro ayuda al usuario a encontrar valores coincidentes más rápido.

VER: Cómo incluir fácilmente fechas dinámicas en un documento de Word usando Excel (TechRepublic)

Cómo resaltar filas

No hay una regla incorporada que resalte todo el registro. Para esto, necesitará una fórmula que devuelva verdadero cuando el valor es único y falso cuando el valor es un duplicado. Para hacer esto, usaremos la función COUNTIF() en la forma:

CONTAR.SI(intervalo,Criterios)

dónde intervalo identifica el conjunto completo de datos (registro) y Criterios especifica la condición, que puede ser una referencia de celda, un valor o incluso una expresión. La función CONTAR.SI() cuenta el número de celdas en intervalo que cumplen con los criterios. Ahora no queremos un conteo, pero sabemos que un solo valor devolverá 1. Probemos esto ahora:

  1. Ingrese la siguiente función en la celda H3 y cópiela en las celdas restantes:
    =CONTAR.SI($D$3:$D$16, $D3)
  2. Como puedes ver en Figura C, esta función devuelve 1, cuando el valor correspondiente en la columna D es único. Podemos convertir esto rápidamente en un resultado verdadero/falso usando la función
    =CONTAR.SI($D$3:$D$16, $D3)=1
  3. Figura D muestra los resultados: la función devuelve verdadero cuando el valor correspondiente es 1 y falso cuando es cualquier otro valor. Por cierto, puede usar la misma función para encontrar duplicados simplemente cambiando el operador de igualdad de = a .

Figura C

Figura D

El siguiente paso es ingresar la expresión verdadero/falso como regla condicional:

  1. Seleccione el rango de datos, B3:E16; desea resaltar toda la fila. Si está utilizando una tabla, Excel actualizará el rango a medida que agregue y elimine registros. El archivo de demostración contiene una tabla de ejemplo.
  2. Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos y elija Nueva regla.
  3. En el panel superior del cuadro de diálogo resultante, haga clic en la última opción, Usar una fórmula para determinar a qué celdas dar formato.
  4. En el panel inferior, ingrese la fórmula
    =CONTAR.SI($D$3:$D$16, $D3)=1
  5. Haga clic en Formato, haga clic en la pestaña Relleno, elija rojo de la paleta y haga clic en Aceptar. Figura E muestra la regla y una vista previa del formato.
  6. Haga clic en Aceptar.

Figura E

Como puedes ver en Figura F, esta regla resalta toda la fila. La fila es la misma que antes, pero es más fácil discernir todos los datos asociados con el valor único. No es difícil resaltar un solo valor (o un duplicado), ya sea que desee ver solo el valor o el registro coincidente completo.

Figura F