Imagen: Paul Barnwell/Shutterstock

El artículo reciente, Cómo los minigráficos tratan los valores no numéricos en Excel, le muestra cómo evitar errores con valores no numéricos en el conjunto de datos en Microsoft Excel. La mejor defensa es asegurarse de que no haya valores no numéricos en un conjunto de datos de valor, pero eso no siempre es práctico, especialmente en una hoja importada o heredada. Pero es un paso importante para garantizar la validez de sus datos. En este artículo, continuaremos trabajando con minigráficos, pero no estamos buscando errores, ¡estamos exponiendo valores que de otro modo podría perderse! Este es un problema inherente a los gráficos minigráficos porque son muy pequeños. Es fácil perder detalles importantes en la descripción general. En este artículo, le mostraré algunas formas de resaltar los detalles importantes.

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Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Para su comodidad, puede descargar el archivo de demostración .xlsx. Los gráficos minigráficos no son compatibles con la versión de menú, .xls. Excel Online muestra minigráficos existentes cuando abre un libro, pero no puede crearlos ni editarlos en línea.

Índice
  • Acerca de los minigráficos
  • La historia no contada
  • Formateo para exponer detalles
  • Manténganse al tanto
  • Acerca de los minigráficos

    Los minigráficos existen desde hace mucho tiempo. Estos son gráficos diminutos que caben en una celda y brindan una descripción general rápida de tendencias, crecimiento, mínimos y máximos, etc. Son fáciles de insertar y el impacto es significativo. Para insertar minigráficos, seleccione la primera columna adyacente vacía a la derecha del conjunto de datos. A continuación, haga clic en la pestaña Insertar y seleccione una de las opciones, como Línea, del grupo Sparklines. Entrar el rango de datos (Figura A) y haga clic en Aceptar. (Si vous sélectionnez la plage de données, vous devrez peut-être ressaisir la plage de localisation ; ces paramètres ne semblent pas être collants comme d'autres paramètres similaires.) D'un coup d'œil, vous pouvez glaner ce qui suit sur los datos :

    • James y Martha han visto un aumento reciente en las ventas.
    • Las ventas de Luke y Rosa cayeron significativamente después de tener un buen desempeño.
    • Tanto June como Nick han ido subiendo constantemente.

    Por otro lado, es difícil decir quiénes son los mejores vendedores, pero basándome solo en los minigráficos, mi apuesta es junio, aunque Nick parece ser un competidor cercano. Junio ​​vio un aumento constante en las ventas sin caídas, y las caídas de Nick no son tan dramáticas como las demás. Aún así, no puedes estar seguro. Los minigráficos son una buena herramienta visual, pero la línea predeterminada no siempre cuenta la historia completa.

    Figura A

    La historia no contada

    Si solo observa los minigráficos, es posible que se pierda detalles importantes porque no hay forma de discernir el 0. Por lo tanto, es posible que no se dé cuenta de que James no realizó ventas en la región central y, de hecho, perdió dinero en el noreste. También es posible que no se dé cuenta de que Martha no realizó ventas en el suroeste y tuvo un desempeño deficiente en la región central. Además, las ventas de Rosa para el Sureste son significativamente inferiores a las de otras regiones.

    VER: Office 365: Una guía para líderes tecnológicos y empresariales (PDF gratuito) (TechRepublic)

    Los minigráficos son pequeños y, como tales, no siempre expondrán los detalles que brindan información importante. Afortunadamente, hay formas de resaltar esos detalles.

    Formateo para exponer detalles

    Quizás la primera mejora visual debería exponer los valores negativos y realmente debería destacarse. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

    1. Seleccione las líneas brillantes; es H3:H8.
    2. Haga clic en la pestaña contextual Sparkline.
    3. En el grupo Estilo, haga clic en el menú desplegable Color del marcador y elija Puntos negativos (Figura B); Elegí rojo. Solo James tiene un valor de venta negativo.

    Figura B

    Sin este marcador, no sabría que James tenía un valor de venta negativo o que él era el único con un valor de venta negativo. Sin embargo, este marcador no te ayuda a encontrar el mejor vendedor. Tal como está, es difícil saber quién es el que más vende, quién es el que menos, etc. Esto se puede arreglar con otro cambio rápido de formato.

    Excel, por defecto, evalúa un eje vertical para cada registro haciendo una comparación visual Entre grabaciones difíciles. En cambio, probablemente querrá que cada registro use el mismo eje, lo cual es fácil de implementar:

    1. Seleccione los minigráficos (H3:H8).
    2. Haga clic en la pestaña contextual Minigráficos si es necesario.
    3. En la lista desplegable Eje (en el grupo Grupo), elija Igual para todos los minigráficos en las Opciones de valores mínimos del eje vertical y Opciones de valores máximos del eje vertical (Figura C).

    Figura C

    El cambio es sutil en su mayor parte, pero estamos un poco más cerca que antes. Lo que ves es un ligero ajuste de estos puntos altos y bajos porque los valores están muy cerca. Cuando se trata de registros donde los valores son mucho más altos o más bajos que los demás, verá un cambio más claro.

    Acabamos de hacer que el eje sea el mismo para todos los registros, así que ahora mostremos ese eje de la siguiente manera:

    1. Seleccione los minigráficos (H3:H8).
    2. En el menú desplegable Eje (en el grupo Grupo), seleccione Mostrar eje.

    Figura D muestra los resultados, lo que hace que sea mucho más fácil ver qué tan bajos son realmente esos mínimos. Incluso en este ejemplo simple con pocos cambios, creo que es más obvio que antes que junio es nuestro mejor vendedor.

    Figura D

    Si aún encuentra que los minigráficos no son tan visibles como le gustaría, cambie la altura de la fila y/o el ancho de la columna. Figura E muestra los mismos minigráficos, pero las subidas y bajadas son un poco más dramáticas que antes.

    Figura E

    Manténganse al tanto

    Estos cambios básicos pueden cambiar drásticamente la historia que cuentan los minigráficos. En una publicación futura, le mostraré cómo usarlos en un tablero para comparar cada registro con las ventas promedio.