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A la mayoría de nosotros nos resulta tedioso ingresar grandes cantidades de datos. A medida que nuestra mente divaga, aparecen errores. Nos pasa a todos, incluso a los operadores más rápidos y hábiles. Ya sea que ingrese datos usted mismo o apoye a quienes lo hacen, Excel ofrece una serie de funciones para ayudarlo a reducir las pulsaciones de teclas. Cada vez que reduce el número de pulsaciones de teclas, reduce el riesgo de errores de escritura. En este artículo, repasaremos tres formas fáciles de aliviar la carga de la entrada de datos.

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Uso Office 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero estas características funcionan en ediciones anteriores. El primer consejo de Autocorrección es una función de Office, por lo que puede usarla en otras aplicaciones de Office. Ninguna de estas funciones se puede implementar en el navegador, ni estas funciones son compatibles con el navegador. No hay archivo de demostración; no lo necesitarás.

Índice

Autocorrección

La función Autocorrección de Office es una de las formas más fáciles de registrar las pulsaciones de teclas. Su propósito es corregir automáticamente los errores. Por ejemplo, si escribe el en lugar de la, Autocorrección corregirá automáticamente la palabra mal escrita. Probablemente se beneficie de la corrección automática con regularidad. ¡Ocurre tan rápido que es posible que ni siquiera notes la función en acción!

Incluso si conoce la función, es posible que no sepa que puede agregar elementos personalizados y no tiene que ser arreglos. Por ejemplo, Autocorrección puede convertir shh dentro susan ventas harkins, que ahorra múltiples pulsaciones de teclas y posibles errores tipográficos. Hagamos esto ahora:

  1. Haga clic en el menú Archivo y elija Opciones en el panel izquierdo.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Comprobar.
  3. Haga clic en el botón Opciones de Autocorrección en la sección Opciones de Autocorrección.
  4. En el tipo de campo Reemplazar ssh–las letras o codificado que desea reemplazar.
  5. En el campo Con, ingrese Susan Sales Harkins–el texto completo que desea ver (Figura A).
  6. Haga doble clic en Agregar y en Aceptar para volver a la hoja.

Figura A

Introduzca un elemento de Autocorrección personalizado.

Para probarlo, seleccione una celda en blanco y escriba shh luego presione Entrar. La autocorrección convertirá ssh. En este ejemplo, ingresamos las cadenas replace y with. Si la cadena de reemplazo ya existe en el texto, puede seleccionarla antes de iniciar el cuadro de diálogo de Autocorrección. Excel llenará el control con el texto seleccionado; también guarda cualquier formateo, lo cual es una gran ventaja.

Es posible que ya esté utilizando esta función en Word sin darse cuenta de que funciona igual de bien en Excel. La autocorrección es una característica de Office, por lo que cualquier elemento personalizado que ingrese en una aplicación estará disponible en otras.

Punto decimal automático

Nada estropea un montón de valores como los puntos decimales: si eres como yo, el punto decimal termina en todas partes pero fuera de lugar. Afortunadamente, si el punto decimal es constante, puede eliminar el carácter por completo y simplemente ingresar valores. Veamos un ejemplo rápido en el que una serie de valores tienen decimales. Para habilitar esta característica, siga estos pasos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Opciones. Luego haga clic en Avanzado.
  2. En la sección Opciones de edición, marque Insertar automáticamente un punto decimal (Figura B). El valor predeterminado es 2 decimales, y eso es lo que usaremos, pero puede cambiarlo.
  3. Haga clic en Aceptar para volver a la hoja.

Figura B

Habilite esta función.

Ahora ingrese una serie de valores sin ingresar un punto decimal, y los valores servirán. Como puedes ver en Figura CExcel ingresa la coma por usted: todos los valores tienen dos decimales.

Figura C

Omitir el punto decimal de la entrada de datos aligerará la carga cuando tenga muchos valores decimales para ingresar.

Tenga en cuenta el último valor, 5,90: si necesita mostrar un 0 al final, puede formatear la celda para hacerlo. Está ahí, pero por defecto el formato general de Excel no lo muestra.

Omitir el punto decimal puede parecer un poco extraño al principio, pero lo entenderás rápidamente. Esta es una función que querrá habilitar según sea necesario para la entrada y luego deshabilitarla cuando haya terminado.

formato especial

De manera similar a la omisión de puntos decimales en valores decimales, puede omitir caracteres de formato que agregan legibilidad a los valores. Por ejemplo, probablemente ingrese guiones al ingresar números de seguro social. Al formatear las celdas con un formato especial, puede omitir estos guiones. Al principio parece un poco extraño, pero llegarás rápido. Para activar un formato especial, haga lo siguiente:

  1. Seleccione las celdas (o columna) donde desea ingresar los números de seguro social y haga clic con el botón derecho en la selección.
  2. Elija Formato de celdas en el submenú resultante.
  3. En el cuadro de diálogo resultante, seleccione Especial de la lista Categoría. Esto mostrará una lista de formatos en el control Tipo.
  4. Seleccione el número de seguro social (Figura D) y haga clic en Aceptar.

Figura D

Elija el formato del número de seguro social.

Los números de la Seguridad Social tienen nueve dígitos, así que comience a escribir valores de nueve dígitos y observe cómo dan formato a Excel como se muestra en Figura E. Hay formatos especiales para números de teléfono y códigos postales.

Figura E

¡Formatea automáticamente los números de seguridad social!

Cada poquito cuenta

Cuando se trata de tareas de ingreso de datos, es importante reducir las pulsaciones de teclas cuando se ingresan grandes cantidades de datos. Los tres consejos de entrada de datos de este artículo no moverán montañas, pero reducirán las pulsaciones de teclas y, al hacerlo, ayudarán a reducir los errores tipográficos.

Si usa una función de Office para reducir las pulsaciones de teclas, comparta su sugerencia en la sección de comentarios a continuación para que otros lectores puedan beneficiarse. Si tiene un problema de ingreso de datos que le gustaría discutir, comparta el problema en la sección de comentarios a continuación; ¡quizás otros lectores tengan una solución!

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