Imagen: iStockphoto/vladru

Si usa OneDrive para almacenar y sincronizar sus archivos en línea, es posible que le preocupe la seguridad y la privacidad de sus archivos, tanto en sus dispositivos como en la nube. Para brindar a sus archivos una capa adicional de protección, Microsoft ahora ofrece una bóveda personal para los usuarios de OneDrive. Con OneDrive Personal Vault, puede proteger cualquier archivo de OneDrive que desee con la verificación en dos pasos. Cuando necesite ver estos archivos, autentique el acceso mediante una contraseña, PIN, reconocimiento de huellas dactilares, reconocimiento facial o un código único que se le envíe por correo electrónico.

Usted selecciona los archivos que desea colocar en la Bóveda personal, por lo que solo puede proteger sus archivos más confidenciales y privados si lo desea. Los archivos se bloquean automáticamente después de 20 minutos de inactividad, luego de lo cual deberá autenticarse nuevamente para acceder a ellos. La función desactiva automáticamente el uso compartido de cualquier archivo que proteja de esta manera para que otros no puedan acceder a ellos. Puede usar su bóveda personal en su computadora, así como en sus dispositivos móviles. La bóveda protege todos los archivos de OneDrive que desee en sus computadoras y dispositivos, así como en su almacenamiento en línea.

La principal desventaja de Personal Vault es que solo está disponible para el consumidor y las versiones de Office 365 de OneDrive, no para OneDrive para empresas. Pero si usa la versión para consumidores de OneDrive para almacenar y sincronizar sus archivos, la bóveda es una herramienta de seguridad útil. Así es como funciona.

VER: Política de copia de seguridad de datos del usuario final (TechRepublic Premium)

Suponiendo que ya usa OneDrive para almacenar y sincronizar carpetas y archivos específicos, haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema de Windows. En la sección Descubra su bóveda personal, haga clic en el botón Inicio (Figura A).

Figura A

La siguiente pantalla enumera algunas de las características de Personal Vault. Haga clic en Siguiente. La siguiente pantalla le pide permiso para continuar. Haga clic en Permitir. A continuación, se le pedirá que inicie sesión en su cuenta de Microsoft para desbloquear su bóveda personal. El Explorador de archivos abre una nueva carpeta en OneDrive llamada Bóveda personal (Figura B).

Figura B

Mueva las carpetas de OneDrive o los archivos individuales que desee proteger a la carpeta Personal Vault. Cuando haya terminado, puede cerrar el Explorador de archivos. Los archivos de Personal Vault se bloquean automáticamente después de 20 minutos de inactividad. Si desea proteger la bóveda de inmediato, haga clic en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema y haga clic en el botón para bloquear la bóveda personal (Figura C).

Figura C

Para desbloquear su bóveda personal en una computadora con OneDrive, abra la carpeta a través del Administrador de archivos o haga clic con el botón derecho en el icono de la bandeja del sistema de OneDrive y seleccione la opción para desbloquear la bóveda personal (Figura D).

Figura D

Luego, se le pedirá que use el método de autenticación que ya configuró para su cuenta de Microsoft, ya sea una contraseña o una aplicación de autenticación en su teléfono, como Microsoft Authenticator. Alternativamente, puede optar por recibir un código de un solo uso por SMS o correo electrónico. Después de autenticar el acceso, puede abrir y ver las carpetas y los archivos de la bóveda (Figura E).

Figura E

Para acceder a su bóveda desde un dispositivo iPhone, iPad o Android, debe usar la aplicación OneDrive. La primera vez que intenta esto, la aplicación le solicita que cree un PIN de bóveda personal, pero no tiene que usar el PIN; en su lugar, puede elegir usar su huella digital o reconocimiento facial, suponiendo que su dispositivo sea compatible con uno u otro. La próxima vez que intente acceder a la bóveda en su dispositivo móvil, le pedirá que escanee su huella digital o su cara para autenticarse. Desde la aplicación OneDrive, también puede bloquear la Bóveda personal una vez que haya terminado de trabajar con sus archivos protegidos (Figura F).

Figura F

Índice

Sugerencias para trabajar con archivos en el depósito personal

No puede abrir un archivo protegido directamente desde una aplicación en su computadora. Por ejemplo, si movió todas sus hojas de cálculo de Excel a la bóveda e inicia Excel e intenta abrir la carpeta de Bóveda personal para acceder a sus hojas de cálculo, solo recibirá un mensaje de error. Primero debe desbloquear la bóveda a través del ícono de OneDrive, luego puede abrir la carpeta de la bóveda y todos los archivos protegidos dentro usando las aplicaciones predeterminadas.

Además, no puede abrir un PDF desde la bóveda incluso cuando está desbloqueado si Adobe Reader está configurado para abrirse en Vista protegida al inicio. Si lo intenta, recibirá un mensaje de error que indica que no puede acceder al archivo. Para solucionar este problema, abra Adobe Reader, haga clic en el menú Editar y luego seleccione Preferencias. En la ventana Preferencias, haga clic en la configuración Seguridad (mejorada). Desmarque la casilla para habilitar el modo protegido al inicio. Cierre Adobe Reader y ahora podrá abrir archivos PDF en su bóveda después de desbloquearlo.