Imagen: Hans Engbers

La cinta de opciones es la clave de su trabajo en Microsoft Office. Dependiendo de lo que intente hacer, la cinta cambiará para ofrecer todos los comandos accesibles para su tarea o pantalla actual. Pero no estás atascado con la cinta como está. Puedes personalizarlo. Puede agregar y eliminar grupos e íconos individuales desde y hacia la cinta. Puede reorganizar los iconos en la cinta. También puede exportar sus personalizaciones de Ribbon e importarlas a Office en otra computadora.

Para este artículo, estoy usando Office 365 y usaré Word como mi sujeto de prueba. El proceso de personalización de la cinta funciona igual con las últimas versiones de Office y en todas las aplicaciones de Office, desde Word a Excel, desde PowerPoint a Outlook.

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Primero veamos cómo funciona la cinta. Cada aplicación de Office tiene diferentes conjuntos de cintas según lo que intente hacer. Una cinta Inicio ofrece funciones y comandos generales, una cinta Vista proporciona iconos para cambiar la vista de su pantalla o documento, y una cinta Insertar incluye iconos para insertar diferentes objetos y elementos. Cada cinta contiene un conjunto único de grupos y comandos para funciones específicas. Las cintas también se denominan pestañas, ya que hace clic en la pestaña en la parte superior de la pantalla para mostrar una determinada cinta.

Cada cinta está organizada en secciones denominadas grupos para organizar iconos similares. Un grupo puede contener íconos dedicados a las fuentes, un segundo grupo con íconos dedicados al diseño, un tercer grupo con íconos para estilos y un cuarto grupo con íconos para temas. Al personalizar sus cintas, generalmente desea mantener los íconos con funciones similares en el mismo grupo.

Abra Word con un documento en blanco. Para acceder a la ventana Personalizar cinta, haga clic con el botón derecho en cualquier parte de la cinta y seleccione Personalizar cinta. El panel derecho de la ventana Personalizar la cinta muestra todas las pestañas de la cinta actuales para esta aplicación. Haga clic en el signo más de una pestaña específica para ver todos los grupos en esa cinta. Haga clic en el signo más de un grupo específico para ver todos los comandos en ese grupo (Figura A).

Figura A

El panel izquierdo muestra todos los comandos disponibles que puede agregar a un grupo de la cinta; De forma predeterminada, la ventana le muestra todos los comandos populares que puede agregar. Haga clic en el menú desplegable en la parte superior del panel izquierdo y puede cambiar la selección a Comandos que no están en la cinta, Todos los comandos, Macros y Otros elementos. Para ver la gama completa de funciones, cámbielo a Todos los comandos (Figura B).

Figura B

Una tarea que puede realizar es deshabilitar la visualización de una pestaña o cinta específica. Supongamos que nunca usa la pestaña Desarrollador: simplemente desmárquela en el panel derecho de la ventana, haga clic en Aceptar y esa cinta ya no estará visible. También puede cambiar el orden de las cintas. Seleccione una pestaña específica en la ventana Personalizar cinta de opciones y haga clic en la ventana Subir o Bajar. Continúe así con diferentes cintas para ajustar su orden (Figura C).

Figura C

A continuación, juguemos con una cinta específica, como la cinta Inicio. Haga clic en el botón más de la cinta Inicio para ver todos sus grupos individuales. Este grupo de estilos ocupa mucho espacio y puede ser algo que nunca o rara vez use. Haga clic en la entrada de Estilos, luego haga clic en el botón Eliminar para eliminarlo de la cinta Inicio (Figura D). Haga clic en Aceptar, y ahora la cinta Inicio tiene mucho espacio adicional para otros grupos e íconos.

Figura D

Vuelva a la ventana Personalizar cinta. Vamos a crear un nuevo grupo para usar parte de este espacio adicional que ahora tenemos en la cinta de inicio. Tal vez trabaje con frecuencia con diferentes vistas de su documento y quiera tener un grupo para los controles de vista en la cinta Inicio. Seleccione la entrada para Inicio en el panel derecho, luego haga clic en el botón en la parte inferior de la lista para Nuevo grupo. Haga clic en la entrada para Nuevo grupo (personalizado), luego haga clic en el botón Renombrar. En la ventana Renombrar, ingrese un nuevo nombre y seleccione un ícono específico para su nuevo grupo (Figura E). Haga clic en Aceptar.

Figura E

Asegúrese de que el grupo de vistas esté seleccionado en el panel derecho. Cambie el menú desplegable en el panel izquierdo para mostrar Todos los comandos. Desplácese hacia abajo en la lista, seleccione el comando Ver página completa y haga clic en el botón Agregar. Seleccione otros comandos de visualización en el panel izquierdo, como Ver en paralelo, Ver Zoom200 y Ver Zoom75. Agregue cada uno a su nuevo grupo Vistas (Figura F). Haga clic en Aceptar.

Figura F

Asegúrese de que la cinta Inicio esté seleccionada y verá su nuevo grupo Ver con los íconos que agregó (figura g).

figura g

Hay dos tareas más que puede realizar dependiendo de si le gusta o no el nuevo diseño de la cinta. Vuelva a la ventana Personalizar cinta. Si no está satisfecho con los cambios y desea deshacerlos, haga clic en el botón Restablecer y elija restablecer solo la cinta seleccionada actualmente o cualquier personalización que haya realizado (H-figura).

H-figura

Si está satisfecho con los cambios y desea aplicarlos a la aplicación de Office en otra computadora, haga clic en el botón Importar/Exportar y seleccione Exportar archivo de personalización. Puede cambiar el nombre de archivo del archivo de exportación o mantener el nombre predeterminado. Guárdelo en una red u otra ubicación accesible para la computadora a la que desea aplicar las personalizaciones (me imagino).

me imagino

Inicie Word en la otra computadora. Abra la ventana Personalización de la cinta, haga clic en el botón Importar/Exportar, seleccione Importar archivo de personalización y luego seleccione el archivo que acaba de crear para aplicar los cambios (Figura J).

Figura J