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La barra de herramientas de acceso rápido (QAT) de Microsoft Office es un lugar conveniente para almacenar sus funciones y comandos favoritos. A diferencia de la cinta, el QAT permanece igual sin importar dónde se encuentre o qué esté haciendo en cualquier aplicación de Office, por lo que puede completarlo con los comandos de uso frecuente a los que necesita acceder en todo momento. Personalizar el QAT no es difícil, pero hay algunos trucos que querrás tener en cuenta al modificarlo. Puede agregar y eliminar íconos y comandos del QAT. También puede restablecerlo si no le gustan los cambios o exportar sus personalizaciones si desea aplicarlas a Office en otra computadora.

Para los pasos aquí, estoy usando Word de una suscripción de Office 365, pero QAT funciona igual en todas las aplicaciones de Office, tanto en las versiones actuales como en las anteriores de Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook.

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Inicie Word o la aplicación de Office que desee utilizar. Puede abrir un documento o simplemente establecerse con una pantalla en blanco. Word lo inicia con un QAT predeterminado con íconos para autoguardar, guardar, deshacer, rehacer y modo táctil/mouse. Supongamos que usa Guardar, Deshacer y Repetir mucho, pero no Autoguardar o Modo táctil/ratón: puede eliminarlos fácilmente del QAT. Haga clic con el botón derecho en el icono de guardado automático y seleccione Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido en el menú contextual. Haga lo mismo con el icono del modo táctil/ratón (Figura A).

Figura A

Puede agregar iconos para los comandos que usa con frecuencia en el QAT. Haga clic derecho en cualquier parte del QAT y seleccione la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. La ventana Opciones de Word para personalizar La barra de herramientas de acceso rápido enumera los comandos actuales en el panel derecho y los comandos potenciales para agregar en el panel izquierdo (Figura B).

Figura B

De forma predeterminada, el panel izquierdo muestra solo los comandos comunes, que son un pequeño subconjunto de todos los comandos disponibles. Para cambiar de vista, haga clic en la ventana desplegable debajo de Elegir comandos de. Puede optar por ver los comandos que no están en la cinta, todos los comandos, macros y comandos específicos de pestañas en la cinta y otras secciones (Figura C). Vayamos con Todos los comandos para ver qué hay disponible.

Figura C

Al decidir qué comandos agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, considere la función del QAT. A diferencia de todas las cintas de Office, los comandos e íconos de QAT permanecen iguales y siempre están disponibles para usted, así que elija los comandos que usa regularmente sin importar lo que esté haciendo en la aplicación. Un ejemplo podría ser la impresión. En lugar de tener que acceder al menú Archivo para imprimir un documento, puede imprimir más fácilmente desde los comandos correctos en el QAT. Y puede agregar varios tipos de iconos de impresión a la barra de herramientas. Desplácese hacia abajo en la lista alfabética de todos los comandos para imprimir: verá los comandos para imprimir, diseño de impresión, vista previa de impresión, impresión, etc. También hay una práctica opción de impresión rápida en la sección Q (Figura D).

Figura D

Un desafío aquí es saber exactamente lo que hace cada comando: todo lo que tiene son los nombres, que a menudo son demasiado cortos o genéricos para proporcionar detalles. Su mejor apuesta es prueba y error. Elija los iconos de los comandos que le interesen o desee ver en acción. Para continuar con el ejemplo de impresión, agrego los comandos de impresión rápida, vista previa de impresión e impresión y, a veces, configuración de impresión si estoy trabajando con diferentes impresoras. Para agregar estos y otros comandos, seleccione el comando de la izquierda y haga clic en el botón Agregar (Figura E).

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de personalizaciones. Ahora ejecute cada comando una vez desde el QAT. Luego elimine aquellos que no hacen lo que esperaba o necesitaba.

Figura E

Luego puede cambiar el orden de los comandos que agregó. Vuelva a la ventana de personalizaciones de QAT y, en el panel derecho, haga clic en el comando que desea mover y haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo para moverlo hacia arriba o hacia abajo en la lista (Figura F).

Figura F

Supongamos que no está satisfecho con los cambios que ha realizado en el QAT y desea restablecerlo al valor predeterminado. Haga clic en el botón Restablecer en el panel derecho. Asegúrese de elegir la opción Restablecer solo la barra de herramientas de acceso rápido; de lo contrario, cualquier ajuste que haya realizado en la cinta también se restablecerá (figura g).

figura g

Pero supongamos que le gustan los cambios que ha realizado y quiere aplicarlos a Word oa cualquier programa que haya estado usando en otra computadora. En el panel derecho, haga clic en el botón Importar/Exportar y elija la opción Exportar todas las personalizaciones. Aparece una ventana del Explorador de archivos con un nombre predeterminado para el archivo de personalizaciones; elija una ubicación conveniente para guardar el archivo (H-figura).

H-figura

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de personalizaciones de la barra de herramientas de acceso rápido. En su otra computadora, abra Word o el programa de Office correspondiente. Abra la ventana de personalización de QAT. Haga clic en el botón Importar/Exportar y elija Importar todas las personalizaciones. Ubique y haga clic en el archivo de personalizaciones que guardó (me imagino). Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de personalizaciones de QAT y verá la barra de herramientas con sus cambios.

me imagino