Microsoft Teams ha intensificado su competencia con Zoom ya que este último ha caído en desgracia debido a problemas de seguridad. Sin embargo, Microsoft Teams es mucho más que una aplicación de videoconferencia: es una completa plataforma de colaboración que incluye chat, wikis, VoIP, integración de aplicaciones y otras herramientas. Toda esta funcionalidad adicional significa que algunas de las herramientas más básicas que necesitan los trabajadores remotos están ocultas detrás de varias capas de botones y menús que no son los más obvios o intuitivos.

Si no sabe cómo iniciar una reunión e invitar participantes en la versión gratuita de Microsoft Teams (no una llamada, son más como una llamada de Skype), estos pasos pueden ayudarlo. Notar: El nivel gratuito de Microsoft Teams no ofrece programación de reuniones, por lo que no se tratará aquí. Consulte esta página de ayuda de Microsoft para obtener más información sobre la programación de citas en la versión premium de Teams.

VER: Equipos de Microsoft: Guía práctica (descarga TechRepublic)

Para comenzar, asegúrese de que Microsoft Teams esté abierto y tenga permiso para iniciar una reunión. Una vez que esté en Microsoft Teams, vaya a la pantalla de publicaciones de la pestaña Teams. En la parte inferior de esta ventana, cerca del campo de entrada de texto, busque el icono de una cámara (Figura A).

Figura A

Microsoft Teams: el botón Iniciar reunión

Al hacer clic en este icono de cámara, se abrirá una ventana de vista previa de la reunión (Figura B) donde puede establecer un nombre de reunión y ajustar la configuración de la cámara. Una vez que esté listo, haga clic en Reunirse ahora y comenzará su reunión.

Figura B

Microsoft Teams: vista previa de la reunión

Una vez que esté en la reunión, es posible que se pregunte dónde está la opción para invitar asistentes, y también está un poco oculta. Mire la barra de configuración que aparece en la pantalla con el botón Finalizar llamada en el extremo derecho, las opciones para compartir y otros botones. Desea hacer clic en Ver participantes (Figura C).

Figura C

Microsoft Teams: cómo abrir la pantalla Ver participantes desde una reunión

La ventana de participantes se abrirá en el lado derecho de la aplicación. Verá una lista de personas en la reunión, así como una lista de invitados recomendados. También verá un campo donde puede ingresar los nombres de las personas de su organización a las que desea invitar. A la derecha de Invitar a alguien hay un botón de enlace (Figura D).

Figura D

En Microsoft Teams, haga clic en Copiar información de unión para copiar la información de su reunión en su portapapeles.

Haga clic en el botón de enlace para copiar automáticamente un enlace de invitación a su portapapeles, que puede pegar en un correo electrónico (Figura E), envíelos como un mensaje de texto u otra forma de PM, o compártalos como mejor le parezca.

Figura E

Un enlace de reunión de Microsoft Teams pegado

No necesita invitar manualmente a las personas que forman parte del equipo desde el que inició la reunión. Cuando inicia una reunión como se describe anteriormente, otros usuarios verán un mensaje en los mensajes de su equipo que indica que se ha iniciado una reunión (Figura F).

Figura F

La vista que verán los usuarios móviles de Microsoft Teams cuando haya comenzado una reunión en uno de sus equipos.

Es posible que desee enviarles un recordatorio si no se presentan, pero idealmente no tendrá que hacer nada más que comenzar la reunión y esperar a que sus compañeros de equipo se unan a usted.