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Las clasificaciones son una tarea simple en Microsoft Excel si todo lo que necesita es una clasificación ascendente o descendente. Excel es lo suficientemente inteligente como para poder interpretar el rango de datos. No todos los tipos son tan fáciles. Afortunadamente, Excel ofrece dos tipos de clasificaciones personalizadas: por términos irregulares y por varias columnas. El artículo reciente, Cómo crear una ordenación personalizada cuando una ordenación normal no es suficiente en Excel, le muestra cómo crear una lista única de elementos de ordenación, como lunes, martes, etc., o pequeña, mediana y grande. En este artículo, le mostraré cómo ordenar por varias columnas. Por ejemplo, es posible que desee ordenar una hoja de ventas por personal y luego por región. El resultado final agrupa al personal y luego agrupa a cada uno de esos grupos por región.

VER: 83 trucos de Excel que todo usuario debe dominar (TechRepublic)

Hay dos formas de iniciar una ordenación personalizada:

  • En la pestaña Inicio, haga clic en Ordenar en el grupo Edición y haga clic en Orden personalizado.
  • En la pestaña Datos, haga clic en Ordenar en el campo Ordenar y filtrar grupo.

Utilice el que prefiera a lo largo del artículo.

Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Excel Online admite la clasificación por varias columnas.

Índice
  • Cómo ordenar por dos columnas
  • Cómo agregar una tercera columna para ordenar en Excel
  • Cómo ordenar por dos columnas

    La agrupación es una tarea común de la base de datos y la clasificación en varias columnas es esencialmente lo mismo. Tiene una ordenación primaria en una columna específica y luego una ordenación secundaria en los resultados de la ordenación primaria. Tampoco está limitado a dos columnas, pero mantendremos los ejemplos simples.

    Figura A muestra un conjunto de datos simple de datos de ventas para varias personas y las respectivas regiones para cada registro. Suponga que desea ver las comisiones totales por personal desglosadas por región. Este requisito requerirá la clasificación en varias columnas; la ordenación primaria estará en la columna Personal y la ordenación secundaria estará en la columna Región.

    Figura A

    Ordenaremos por personal y por región.

    Puede ordenar por personal o por región, pero usando solo las opciones de ordenación, no puede ordenar por ambas. En este caso, debe crear una ordenación personalizada de la siguiente manera:

    1. Haga clic en cualquier parte del conjunto de datos, preferiblemente en la columna Personal, pero esto no es necesario.
    2. En el grupo Edición (en la pestaña Inicio), haga clic en Ordenar y filtrar y elija Ordenar personalizado en la lista desplegable.
    3. Si hizo clic en la columna Personal, la primera configuración Ordenar por en el cuadro de diálogo de resultados debería ser Personal. Si no lo ha hecho, elija Personal ahora. Las opciones Ordenar por y Ordenar deben establecerse en Valores de celda y de la A a la Z, respectivamente, ya que estas son las configuraciones predeterminadas. Si es necesario, haga cambios.
    4. En este punto, ha satisfecho el tipo primario. Para crear la clasificación secundaria, haga clic en la opción Agregar nivel.
    5. En el menú desplegable Luego por, elija Región. Nuevamente, las columnas Ordenar por y Ordenar deben establecerse en Valores predeterminados, Valores de celda y A a Z (Figura A).
    6. Ahora que las dos columnas de clasificación están definidas, haga clic en Aceptar para ejecutar la clasificación.

    Como puedes ver en Figura B, Excel agrupa los nombres en la columna Personal en orden alfabético ascendente. Luego, las regiones se ordenan dentro de cada grupo de nombres. James tiene tres regiones, Medio Oeste y Suroeste. Luego baja con Martha y Rosa. Sus grupos de regiones son los mismos, Noroeste y Suroeste.

    Figura B

    Esta clasificación fue bastante fácil. Solo hay dos columnas y son contiguas. Vamos a complicar un poco los requisitos con un segundo ejemplo.

    Cómo agregar una tercera columna para ordenar en Excel

    Hay muy pocas fechas repetidas, pero hay algunos meses repetidos. Vamos a crear una nueva ordenación personalizada en tres columnas: Fecha, Personal y Región. Para hacer esto, primero necesitaremos agregar una columna auxiliar, la que devuelve el mes. Para hacer esto, inserte una columna entre Fecha y Valor, ingrese la siguiente función en C3 y cópiela en las celdas restantes:

    =Mes(B3)

    =Mes([@Date]) (si usa un objeto Tabla)

    Luego establezca el formato en General. Esto mostrará los valores que representan el mes. Por ejemplo, el 1 es enero, el 4 es abril, el 10 es octubre, etc. Ahora, configuremos una nueva ordenación personalizada:

    1. Haga clic en cualquier parte del conjunto de datos, preferiblemente en la columna Fecha, pero esto no es necesario.
    2. En el grupo Edición (en la pestaña Inicio), haga clic en Ordenar y filtrar y elija Ordenar personalizado en la lista desplegable.
    3. Si hizo clic en la columna Fecha, el primer parámetro Ordenar por en el cuadro de diálogo de resultados debería ser Fecha. Si no lo ha hecho antes, elija Fecha ahora. Las opciones Ordenar por y Ordenar deben establecerse en Valores de celda y De más antiguo a más nuevo, respectivamente. Si es necesario, realice estos cambios.
    4. En este punto, ha satisfecho el tipo primario. Para crear la clasificación secundaria, haga clic en la opción Agregar nivel.
    5. En el menú desplegable Luego por, elija Personal. Nuevamente, las columnas Ordenar por y Ordenar deben establecerse en Predeterminados, Valores de celda y de la A a la Z.
    6. Haga clic en Agregar nivel, elija Región de la lista desplegable Luego por (Figura C) y haga clic en Aceptar para ejecutar la ordenación.

    Figura C

    Como puedes ver en Figura D, el 31 de enero es el primer grupo de fechas. James es la única persona con una venta en enero, pero tiene dos y las regiones están ordenadas alfabéticamente. Luke y Martha están clasificados dentro del grupo del 28 de febrero y ambos tienen una región, el noroeste.

    Figura D

    El conjunto de datos es deliberadamente simple para que pueda distinguir fácilmente los diferentes grupos gracias a las múltiples clasificaciones de columnas. Para cada grupo, simplemente agregue un nuevo nivel de clasificación.