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En un artículo anterior de TechRepublic, Cómo resaltar los N valores principales en una hoja de Microsoft Excel, explico dos métodos de formato condicional diferentes para resaltar los valores principales. no valores en un conjunto de datos en Microsoft Excel. Cualquiera de los dos es razonable cuando desea mostrar todos los datos. cuando quieras ver solamente alto no registros (filtrando todos los demás registros), necesitará una estrategia diferente.

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Afortunadamente, Microsoft Excel tiene un filtro incorporado para tablas dinámicas que le permitirá mostrar la parte superior (o inferior) no registro. En este artículo, creará una tabla dinámica simple y luego usará el filtro integrado para mostrar solo los primeros 10 registros del origen de datos. A continuación, discutiremos algunos problemas con los resultados y posibles soluciones. Es esta última sección del artículo la que podría proporcionar el material más nuevo para algunos de ustedes.

Estoy usando Office 365 (de escritorio), pero puede usar versiones anteriores del formato de cinta. Puede trabajar con sus propios datos o descargar el archivo de demostración .xlsx (este artículo no se aplica a la versión anterior .xls). La edición en el navegador mostrará la tabla dinámica, pero no puede ejecutar ningún código en el navegador.

Índice
  • Cómo crear una tabla dinámica en Excel
  • Cómo usar la opción incorporada
  • Una solución no tan dinámica
  • Envíame tus preguntas sobre Microsoft Office
  • Cómo crear una tabla dinámica en Excel

    Esta sección es un tutorial sobre cómo crear una tabla dinámica. Si sabe cómo crear uno, puede omitir esta sección. Para crear la tabla dinámica de demostración usando el conjunto de datos en Figura Aproceder de la siguiente:

    1. Haga clic en cualquier parte del conjunto de datos, luego haga clic en la pestaña Insertar. En el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica.
    2. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en Aceptar; no necesitamos cambiar la configuración predeterminada.
    3. Haga clic dentro del marco de la mesa dinámica. En el panel Lista de campos de la tabla dinámica, arrastre Nombre del producto a la sección Filas. Arrastre Precio unitario a la sección Valores (Figura B). El marco se actualizará en consecuencia a medida que agregue campos.

    Figura A

    Cómo crear la tabla dinámica de demostración.

    Figura B

    La tabla dinámica de demostración tiene solo dos columnas: el producto y el precio unitario.

    De forma predeterminada, la tabla dinámica suma los valores de precio unitario por productos, pero nuestra lista de productos es única, por lo que ninguno de los valores cambia. Para dar formato a la columna Precio unitario, haga clic con el botón derecho en la celda del encabezado y elija Formato de número en el submenú resultante. (Elegí Moneda.)

    Tal como está, la tabla dinámica muestra todos los registros. Veamos nuestro primer método para mostrar la parte superior no valores de precios unitarios.

    Cómo usar la opción incorporada

    Aplicar un filtro es fácil y hay muchas opciones. La desventaja es que no son dinámicos, pero lo discutiremos un poco. Ahora, apliquemos este filtro:

    1. Haga clic en el filtro desplegable Etiquetas de fila.
    2. Elija Filtros de valor (recuerde, evaluamos valores de precio unitario, no productos), luego elija Top 10 (Figura C). No hay un menú desplegable para la columna de precio unitario, ya que es una columna de valores. Hay muchas opciones, por lo que querrá explorarlas más adelante.
    3. El cuadro de diálogo resultante tiene varias opciones, pero la configuración predeterminada (Figura D) son perfectos para nuestro ejemplo: muestre los primeros 10 artículos en la columna Suma del precio unitario.
    4. Haga clic en Aceptar para ver los resultados en Figura E.

    Figura C

    Elija el filtro Top 10.

    Figura D

    Aplique la configuración de filtro Top 10.

    Figura E

    La tabla dinámica muestra solo los primeros 10 valores de precio unitario.

    Puede usar la tabla dinámica resultante tal como está, pero primero debe tener en cuenta algunas cuestiones. Echemos un vistazo a continuación.

    Resolver algunos pequeños problemas

    Ahora, modifiquemos un poco los resultados. En este caso, la línea de totalización en la parte inferior no tiene sentido, por lo que puede desactivarla. Para ello, haga clic en la pestaña contextual Diseño. En el grupo Diseño, haga clic en el menú desplegable Totales generales y seleccione Desactivado para filas y columnas.

    Excel ordena por etiqueta de fila (productos) para que pueda agrupar y sumar correctamente múltiples valores. En este caso, es innecesario y la clasificación del producto no es particularmente significativa. Lo más probable es que desee ordenar por precio unitario. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en cualquier celda de precio unitario, elija Ordenar y luego elija Ordenar de mayor a menor. El texto del encabezado no es descriptivo. Para cambiarlo, simplemente haga clic dentro de la celda y anule o no los encabezados predeterminados. Si decide ocultar la flecha desplegable, puede omitir este paso.

    Lo más probable es que no quieras que los espectadores cambien el filtro. Hay algunas formas complejas de hacer esto, pero la más fácil es eliminar el menú desplegable del filtro. Para hacer esto, haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica y haga clic en la pestaña contextual Analizar tabla dinámica. A continuación, haga clic en el menú desplegable Opciones en el grupo Tabla dinámica (extremo izquierdo) y elija Opciones. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la pestaña Ver y desmarque la opción Mostrar títulos de campo y filtros desplegables. Esto evitará los dos el texto del encabezado y el menú desplegable, que no es realmente un problema. Simplemente oculte la fila y agregue el texto o título apropiado encima de la tabla dinámica. (Esta opción no se usa en el archivo de demostración).

    Si no está familiarizado con las tablas dinámicas, recuerde un comportamiento importante: no se actualizan automáticamente. Si cambia un valor en los datos de origen que afectaría a las 10 tablas dinámicas principales, la tabla dinámica no mostrar este cambio hasta que lo actualice. Pero hay ayuda, si no una solución perfecta.

    Una solución no tan dinámica

    Para actualizar una tabla dinámica, haga clic con el botón derecho en cualquier celda y elija Actualizar. Los espectadores no sabrán cómo hacer esto, por lo que la pantalla puede retrasarse en las actualizaciones. La solución más sencilla es obligar a Excel a actualizar las tablas dinámicas cuando alguien abre el libro. Puede hacer esto, de la siguiente manera:

    1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica y, a continuación, haga clic en la pestaña contextual Analizar tabla dinámica.
    2. En el grupo Tabla dinámica (extremo izquierdo), haga clic en el menú desplegable Opciones (debajo del cuadro Nombre de la tabla dinámica) y elija Opciones de la lista desplegable.
    3. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la pestaña Datos.
    4. Marque la opción Actualizar datos al abrir el archivo (Figura F).
    5. Haga clic en Aceptar.

    Figura F

    Excel puede actualizar una tabla dinámica cuando abre el archivo.

    Elegir esta opción garantiza que los espectadores vean la información más actualizada, pero tienen que abrir el archivo, por lo que no es una solución perfecta al problema. (Esta opción no está definida en el archivo de demostración para que pueda experimentar el comportamiento por sí mismo). Quizás una mejor solución es el procedimiento de evento simple en Lista A.

    Lista A

    Subhoja privada_Desactivar()

    Este libro de trabajo. Actualizar todo

    Título final

    Agregue este procedimiento al módulo de hoja adjunto a la fuente de datos. Cuando actualiza los datos y luego sale de esta hoja, el método Desactivar activa un método de actualización. Esta sencilla solución tiene algunas limitaciones. Primero, la tabla dinámica y la fuente de datos. a tener que estar en hojas diferentes. Además, el método RefreshAll actualiza todo: todas las tablas dinámicas, consultas, etc. Si desea limitar la actualización a la tabla dinámica, use el siguiente método de actualización en su lugar:

    nombre de la hoja.Tablas dinamicas("nombre de la mesa giratoria“).PivotCache.Actualizar

    Asegúrate de actualizar nombre de la hoja y nombre de la mesa giratoria en consecuencia al solicitar su propio trabajo. El archivo de demostración contiene el código, pero está comentado. Cuando aplique código a su propio trabajo, no copie de esta página web porque el Editor de Visual Basic (VBE) no podrá compilar caracteres invisibles. Ingrese el código usted mismo o copie el código en Word (u otro editor de texto) y luego copie el código desde allí al VBE. Además, si agrega el código a su libro de trabajo, asegúrese de guardar el archivo como un libro de trabajo habilitado para macros (.xlsm).

    Envíame tus preguntas sobre Microsoft Office

    Respondo las preguntas de los lectores cuando puedo, pero no hay garantías. No envíe archivos a menos que se le solicite; las solicitudes de ayuda iniciales que lleguen con archivos adjuntos se eliminarán sin ser leídas. Puede enviar capturas de pantalla de sus datos para ayudar a aclarar su pregunta. Cuando se comunique conmigo, sea lo más específico posible. Por ejemplo, "Por favor, resuelva los problemas de mi libro de trabajo y corrija lo que está mal" probablemente no obtendrá una respuesta, pero "¿Puede decirme por qué esta fórmula no arroja los resultados esperados?" fuerza. Mencione la aplicación y la versión que está utilizando. TechRepublic no me reembolsa por mi tiempo o experiencia cuando ayudo a los lectores, ni cobro una tarifa por los lectores a los que ayudo. Puede ponerse en contacto conmigo en [email protected]